1/8
Geschillenkamer
Beslissing 25/2024 van 5 februari 2024
Dossiernummer : DOS-2023-05153
Betreft : Het foutief opslaan van een betrokkene als “uiteindelijke begunstigde” in het
UBO-register door de informatieplichtige
De Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit, samengesteld uit de heer
Hielke HIJMANS, alleenzetelend voorzitter;
Gelet op Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016
betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van
persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van
Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), hierna “AVG”;
Gelet op de wet van 3 december 2017 tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit,
hierna “WOG”;
Gelet op het reglement van interne orde, zoals goedgekeurd door de Kamer van
Volksvertegenwoordigers op 20 december 2018 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op
15 januari 2019;
Gelet op de stukken van het dossier;
Heeft de volgende beslissing genomen inzake:
De klager: X, hierna “de klager”
De verweerders: de Federale Overheidsdienst Financiën, Koning Albert II laan bus 1, 1030
Schaarbeek, hierna “de eerste verweerder”
en
Y, hierna “de tweede verweerder”
Beslissing 25/2024 — 2/8
I. Feiten en procedure
1. Op 18 december 2023 dient de klager een klacht in bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
tegen de eerste en de tweede verweerders.
2. Het voorwerp van de klacht betreft het opslaan en bewaren van de persoonsgegevens van
de klager in het register voor uiteindelijke begunstigden (hierna, het ‘UBO-register’). Tussen
oktober 2022 en augustus 2023 vervulde de klager een ondersteunende rol bij de tweede
verweerder. Hij werd door de wettelijke verantwoordelijke van de tweede verweerder
toegevoegd in het UBO-register als uiteindelijke begunstigde van de voornoemde VZW voor
de periode van 13 juli 2023 tot 27 augustus 2023. Op 13 juli 2023 ontving de klager een
mededeling van de eerste verweerder dat hij ingeschreven was geweest in het UBO-register
als uiteindelijke begunstigde van de tweede verweerder. Aangezien de klager geen
uiteindelijke begunstigde was, ging het om een foutieve inschrijving.
Op 10 augustus 2023 vroeg de klager aan de tweede verweerder om geschrapt te worden
van het UBO-register. De tweede verweerder bevestigde dat de klager niet langer
ingeschreven was in het UBO-register als uiteindelijke begunstigde.
Op 24 november 2023 informeerde de eerste verweerder de klager dat de
persoonsgegevens van deze laatste volledig verwijderd zouden worden uit het UBO-
register.
3. De klager stelt dat hij “geen duidelijke uitleg [heeft] gekregen van UBO hoe men mij heeft
kunnen registreren”, en dat “het registratiesysteem geen garantie biedt dat personen
onterecht worden toegevoegd aan het UBO register”. Hij stelt verder dat “Het vrijgeven van
mijn persoonsgegevens om een registratie te doen in het UBO-register […] zonder dat
hiervoor de nodige vereisten zijn gerespecteerd […]” een schending van zijn “privacy” was.
4. Op 3 januari 2024 wordt de klacht door de Eerstelijnsdienst ontvankelijk verklaard op grond
van de artikelen 58 en 60 WOG en wordt de klacht op grond van artikel 62, § 1 WOG
overgemaakt aan de Geschillenkamer.
II. Motivering
5. De elementen in het onderhavige geval betreffen twee verschillende
verwerkingsverantwoordelijken. Deze beslissing wordt dan ook opgedeeld in twee delen.
Betreffende de verwerking van onjuiste gegevens door de eerste verweerder:
6. Op basis van de elementen in het dossier die de Geschillenkamer bekend zijn, en op basis
van de bevoegdheden die haar door de wetgever op grond van artikel 95, § 1 WOG zijn
toebedeeld, beslist de Geschillenkamer over de verdere opvolging van het dossier; in casu
Beslissing 25/2024 — 3/8
gaat de Geschillenkamer over tot het seponeren van de klacht overeenkomstig artikel 95,
§ 1, 3° WOG, op basis van de hiernavolgende motivering.
7. Wanneer een klacht geseponeerd wordt, dient de Geschillenkamer haar beslissing
trapsgewijs te motiveren1 en:
- een technische seponering uit te spreken indien het dossier geen of niet voldoende
elementen bevat die tot een veroordeling kunnen leiden, of indien er onvoldoende
uitzicht bestaat op een veroordeling wegens een technische belemmering,
waardoor zij niet tot een beslissing kan komen;
- of een beleidssepot uit te spreken, indien ondanks de aanwezigheid van elementen
die tot een sanctie kunnen leiden, de voortzetting van het onderzoek van het
dossier niet opportuun lijkt in het licht van de prioriteiten van de
Gegevensbeschermingsautoriteit, zoals gespecificeerd en toegelicht in het
sepotbeleid van de Geschillenkamer2.
8. In het geval op meer dan één grond wordt geseponeerd, dienen de sepotgronden (resp.
technisch sepot en beleidssepot) in volgorde van belangrijkheid te worden behandeld 3.
9. In het voorliggend dossier gaat de Geschillenkamer over tot een seponering van de klacht,
op grond van technische overwegingen. Er ligt namelijk één motief aan de basis van de
beslissing van de Geschillenkamer waarom zij het onwenselijk acht verder gevolg te geven
aan het dossier en derhalve beslist niet over te gaan tot, inter alia, een behandeling ten
gronde.
10. De betrokken verwerking van de klagers persoonsgegevens door de eerste verweerder
vond plaats in het kader van de verplichtingen die aan de tweede verweerder toekomen
volgens de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de
financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, en het Koninklijk
besluit van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register.
11. De tweede verweerder is een informatieplichtige zoals bedoeld in artikel 2, 1° van het
Koninklijk besluit van 30 juli 2018. Overeenkomstig artikelen 74 en 75 van de Wet van 18
september 2017, en artikel 3 §2 van het Koninklijk besluit van 30 juli 2018, “delen alle
informatieplichtigen, die een vereniging zonder winstoogmerk, een internationale
vereniging zonder winstoogmerk of een stichting zijn, aan het register op elektronische wijze
de [in artikel 3 §2, 1° tot en met 13° bedoelde] informatie over elk van hun uiteindelijke
1
Hof van Beroep Brussel, Sectie Marktenhof, 19de kamer A, Kamer voor marktzaken, arrest 2020/AR/329, 2 september 2020,
p. 18.
2
In dit verband verwijst de Geschillenkamer naar haar sepotbeleid zoals uitvoerig uiteengezet op de website van de GBA:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/sepotbeleid-van-de-geschillenkamer.pdf
3
Cf. Titel 3 – In welke gevallen zal mijn klacht waarschijnlijk worden geseponeerd door de Geschillenkamer? van het
sepotbeleid van de Geschillenkamer.
Beslissing 25/2024 — 4/8
begunstigden mee […]”. In het onderhavige geval heeft de wettelijke verantwoordelijke van
de tweede verweerder de klager ingeschreven in het UBO-register als “uiteindelijke
begunstigde” van de tweede verweerder voor de periode van 13 juli 2023 tot 27 augustus
2023.
12. Artikel 4, 27° van de wet van 18 september 2017 definieert “uiteindelijke begunstigden”
echter als “de natuurlijke perso(o)n(en) die de uiteindelijke eigenaar is (zijn) van of
zeggenschap heeft (hebben) over de cliënt, de lasthebber van de cliënt of de begunstigde
van levensverzekeringsovereenkomsten en/of de natuurlijke perso(o)n(en) voor wiens/wier
rekening een verrichting wordt uitgevoerd of een zakelijke relatie wordt aangegaan.”
De klager is nooit een “uiteindelijke begunstigde” geweest van de tweede verweerder. Zoals
ook werd vastgesteld door de eerste verweerder in zijn e-mail van 24 november 2024, werd
de klager dus foutief ingeschreven in het UBO-register als uiteindelijke begunstigde van de
tweede verweerder.
13. Overeenkomstig artikel 5, lid 1, d) AVG moet de verwerkingsverantwoordelijke alle redelijke
maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de gegevens juist en actueel zijn gelet op de
doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Gegevens die dat niet zijn, dienen te worden
gewist of gerectificeerd. Artikel 21 van het Koninklijk besluit van 30 juli 2018 bepaalt
bovendien het volgende:
“De informatieplichtige dient, onder zijn uitsluitende verantwoordelijkheid, de in zijn eigen bestanden
geregistreerde onjuiste gegevens met betrekking tot zijn uiteindelijke begunstigden te verbeteren of te
verwijderen overeenkomstig artikel 5, lid 1, d) van Verordening 2016/679 en deze wijzigingen onverwijld
aan het register mee te delen.”
14. De foutieve inschrijving van de klager werd vastgesteld toen de eerste verweerder de klager
op 13 juli 2023 per e-mail informeerde dat hij werd ingeschreven als uiteindelijke
begunstigde van de tweede verweerder. Deze e-mail gaf aan de klager de gelegenheid de
inschrijving in vraag te stellen. In zijn email op 24 november 2023, verklaart de eerste
verweerder dat het automatisch verwittigen van betrokkenen die geregistreerd worden als
uiteindelijke begunstigden, aldus een mechanisme is om foutieve registraties te vermijden.
15. Overeenkomstig artikel 21 van het Koninklijk besluit van 30 juli 2018, is de
informatieplichtige, zijnde de tweede verweerder, verantwoordelijk voor de verbetering of
verwijdering van de in zijn eigen bestanden geregistreerde onjuiste gegevens met
betrekking tot zijn uiteindelijke begunstigden. De eerste verweerder gaf derhalve aan de
klager in eerste instantie de volgende instructies:
“U zal contact dienen op te nemen met de VZW en melden dat ze uw naam dienen te verwijderen.
U mag hen melden dat ze contact dienen [op] te nemen met het ubo-register omdat hun dossier niet
volledig is.”
Beslissing 25/2024 — 5/8
De klager geeft in zijn klacht aan dat hij contact opnam met de tweede verweerder, en dat
deze laatste op 4 september 2023 bevestigde dat de klager uit het UBO-register werd
geschrapt.
16. Betreffende de eerste verweerder merkt de Geschillenkamer op dat deze op 24 november
2023 per e-mail liet weten aan de klager dat zijn gegevens “volledig” uit het UBO-register
verwijderd zouden worden zodat zijn naam niet meer zou voorkomen in het historiek van de
wijzigingen van de tweede verweerder. De Geschillenkamer stelt op basis daarvan vast dat
de eerste verweerder overeenkomstig Artikel 5.1, d) AVG, de redelijke maatregelen heeft
genomen om “de persoonsgegevens die, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden
verwerkt, onjuist zijn, onverwijld te wissen”.
17. Derhalve besluit de Geschillenkamer dat de eerste verweerder geen inbreuk heeft gemaakt
op artikel 5.1, d) AVG. Aldus is de klacht voor de mate waarin deze betrekking heeft op de
eerste verweerder kennelijk ongegrond in de zin van artikel 57.4 AVG.
Betreffende de informatieplicht van de tweede verweerder:
18. De Geschillenkamer merkt echter op dat de klager aangeeft niet op de hoogte te zijn
geweest van het doel van de verzameling en verwerking van zijn gegevens door de tweede
verweerder. Uit de feitelijke elementen blijkt immers dat de tweede verweerder de klager
slechts terloops meedeelde dat de inzameling van zijn rijksregisternummer diende voor het
“toevoegen in het UBO-register”.
19. Op basis van artikel 13 AVG heeft de verwerkingsverantwoordelijke, in voorliggend geval de
tweede verweerder een informatieplicht ten aanzien van de betrokkene. Wanneer de
gegevens rechtstreeks bij de betrokkene worden verzameld, moet deze op de hoogte
worden gebracht van zowel de in lid 1 als lid 2 van artikel 13 van de AVG genoemde
elementen, met name: de identiteit en de contactgegevens van de
verwerkingsverantwoordelijke en, in voorkomend geval, de contactgegevens van de
functionaris voor gegevensbescherming; de verwerkingsdoeleinden waarvoor de
persoonsgegevens zijn bestemd, alsook de rechtsgrond voor de verwerking; de ontvangers
of categorieën van ontvangers van de verwerking; het voornemen van de
verwerkingsverantwoordelijke om de gegevens buiten de Europese Economische Ruimte
door te geven; de periode gedurende welke de persoonsgegevens zullen worden
opgeslagen; de rechten van de betrokkene uit hoofde van de AVG, waaronder het recht om
een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, of de verstrekking van
persoonsgegevens een wettelijke of contractuele verplichting is dan wel een noodzakelijke
voorwaarde om een overeenkomst te sluiten, en wat de mogelijke gevolgen zijn wanneer
deze gegevens niet worden verstrekt; en het bestaan van geautomatiseerde
besluitvorming, met inbegrip van de in artikel 22 van de AVG bedoelde profilering. De
Geschillenkamer heeft verder bepaald dat de betrokkene van tevoren moet kunnen bepalen
Beslissing 25/2024 — 6/8
wat de omvang en de gevolgen van de verwerking zijn, zodat hij in een later stadium niet voor
verrassingen komt te staan bij de manier waarop zijn persoonsgegevens zijn gebruikt. De
informatie moet concreet en betrouwbaar zijn, mag niet in abstracte of dubbelzinnige
bewoordingen worden geformuleerd en mag geen ruimte laten voor verschillende
interpretaties. Met name moeten de doeleinden en de rechtsgrondslag voor de verwerking
van persoonsgegevens duidelijk zijn4.
20. Bovendien concretiseert artikel 21 van het Koninklijk besluit van 30 juli 2018 in dit geval
welke informatie de informatieplichtigen aan hun uiteindelijke begunstigden moeten
meedelen. Deze informatie bevat de verplichting van de informatieplichtigen om de
betrokken gegevens mee te delen aan het register; de registratie, verwerking en de
bewaring van deze gegevens in het register; de naam en het adres van de dienst die binnen
de Administratie van de Thesaurie belast is met het beheer van het register; de
toegangsmogelijkheid tot het register voor de in artikel 6 en 7 van het Koninklijk besluit
opgesomde entiteiten en personen; de rechten van de uiteindelijke begunstigde zoals
bepaald in artikelen 12 tot 22 en 34 van de AVG; en het bewaartermijn van de in het register
opgeslagen gegevens.
21. In het onderhavige geval stelt de Geschillenkamer vast dat niet alle essentiële informatie
meegedeeld werd aan de klager. Uit de feitelijke elementen blijkt dat de informatie die
verstrekt werd aan de klager beperkt was tot de volgende e-mail van 23 juni 2023 van de
wettelijke verantwoordelijk van de tweede verweerder aan de klager en twee andere
betrokkenen:
“[…] Ik moet jullie nog toevoegen in het UBO-register.
Hiervoor heb ik jullie nationaal nummer nodig.
Dank om dit te willen bezorgen.”
Uit deze e-mail was bijvoorbeeld niet duidelijk voor welk doeleinde de gegevens verwerkt
zouden worden, op basis van welke rechtsgrond dit zou gebeuren, wie de ontvangers zouden
zijn, dat de betrokkene zich kon beroepen op zijn rechten bepaald in artikelen 12 tot 22 en 34
van de AVG, of welke bewaartermijn zou gelden.
22. Gelet op het voorgaande besluit de Geschillenkamer dat de tweede verweerder zijn
informatieplicht overeenkomstig artikel 5.1 a) AVG, juncto artikel 13 AVG niet is nagekomen.
23. Ingevolge artikel 95, § 2, 3° van de WOG alsmede artikel 47 van het reglement van interne
orde van de GBA kunnen de partijen om een afschrift van het dossier verzoeken. Indien één
van beide partijen gebruik wenst te maken van de mogelijkheid tot het raadplegen en het
4
Zie ook Beslissing ten gronde 41/2020 van 29 juli 2020, beschikbaar op de website van de GBA
Beslissing 25/2024 — 7/8
kopiëren van het dossier, dient deze zich te wenden tot het secretariaat van de
Geschillenkamer, bij voorkeur via [email protected].
III. Publicatie en mededeling van de beslissing
24. Gelet op het belang van transparantie met betrekking tot de besluitvorming van de
Geschillenkamer, wordt deze beslissing gepubliceerd op de website van de
Gegevensbeschermingsautoriteit. Het is daarentegen niet nodig dat daartoe de
identificatiegegevens van de klager en de tweede verweerder rechtstreeks worden
bekendgemaakt. De identiteit van de eerste verweerder wordt wél vermeld gelet op diens
onvermijdelijke identificatie als zijnde verantwoordelijke voor het UBO-register.
25. Overeenkomstig haar sepotbeleid, zal de Geschillenkamer de beslissing aan de verweerders
overmaken5. De Geschillenkamer heeft immers besloten om haar sepotbeslissingen
ambtshalve ter kennis te brengen van verweerders. De Geschillenkamer ziet echter af van
een dergelijke kennisgeving wanneer de klager om anonimiteit heeft verzocht ten opzichte
van de verweerders en de kennisgeving van de beslissing aan de verweerders, zelfs indien
deze gepseudonimiseerd is, het niettemin mogelijk maakt om de klager te
(her)identificeren6. Dit is evenwel niet het geval in de onderhavige zaak.
OM DEZE REDENEN,
beslist de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit, na beraadslaging, om:
- de klacht voor de mate waarin deze betrekking heeft op de eerste verweerder op
grond van artikel 95, § 1, 3° van de WOG, te seponeren gelet op het feit dat er
dienaangaande geen inbreuk op de AVG kan worden vastgesteld; en
- op grond van artikel 95, § 1, 4° van de WOG een waarschuwing te formuleren ten
aanzien van de tweede verweerder voor het niet nakomen van zijn informatieplicht.
Op grond van artikel 108, § 1 van de WOG, kan binnen een termijn van dertig dagen vanaf de
kennisgeving tegen deze beslissing beroep worden aangetekend bij het Marktenhof (hof van
beroep Brussel), met de Gegevensbeschermingsautoriteit als verweerder.
Een dergelijk beroep kan worden aangetekend middels een verzoekschrift op tegenspraak dat de
in artikel 1034ter van het Gerechtelijk Wetboek opgesomde vermeldingen dient te bevatten7. Het
5
Cf. Titel 5 – Zal de sepot van mijn klacht worden gepubliceerd? Zal de tegenpartij hiervan op de hoogte worden gebracht?
van het sepotbeleid van de Geschillenkamer.
6
Ibidem.
7
Het verzoekschrift vermeldt op straffe van nietigheid:
1° de dag, de maand en het jaar;
Beslissing 25/2024 — 8/8
verzoekschrift op tegenspraak dient te worden ingediend bij de griffie van het Marktenhof
overeenkomstig artikel 1034quinquies van het Ger.W.8, dan wel via het e-Deposit
informaticasysteem van Justitie (artikel 32ter van het Ger.W.).
Om de klager in staat te stellen andere mogelijke rechtsmiddelen te overwegen, verwijst de
Geschillenkamer de klager naar de toelichting in haar sepotbeleid9.
(get). Hielke HIJMANS
Voorzitter van de Geschillenkamer
2° de naam, voornaam, woonplaats van de verzoeker en, in voorkomend geval, zijn hoedanigheid en zijn rijksregister- of
ondernemingsnummer;
3° de naam, voornaam, woonplaats en, in voorkomend geval, de hoedanigheid van de persoon die moet worden
opgeroepen;
4° het voorwerp en de korte samenvatting van de middelen van de vordering;
5° de rechter voor wie de vordering aanhangig wordt gemaakt;
6° de handtekening van de verzoeker of van zijn advocaat.
8
Het verzoekschrift met zijn bijlage wordt, in zoveel exemplaren als er betrokken partijen zijn, bij aangetekende brief gezonden
aan de griffier van het gerecht of ter griffie neergelegd.
9
Cf. Titel 4 – Wat kan ik doen als mijn klacht wordt afgesloten? van het sepotbeleid van de Geschillenkamer.