1/15
Geschillenkamer
Beslissing ten gronde 145/2023 van 26 oktober 2023
Dossiernummer : DOS-2020-00200
Betreft : het versturen van een e-mail aan studenten en collega’s n.a.v. het ontslag van
een docent
De Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit, samengesteld uit de heer Hielke
Hijmans, voorzitter, en de heren Jelle Stassijns en Dirk Van Der Kelen, leden;
Gelet op Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016
betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van
persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van
Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), hierna AVG;
Gelet op de wet van 3 december 2017 tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit,
hierna WOG;
Gelet op het reglement van interne orde, zoals goedgekeurd door de Kamer van
Volksvertegenwoordigers op 20 december 2018 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op
15 januari 2019;
Gelet op de stukken van het dossier;
Heeft de volgende beslissing genomen inzake:
De klager: dhr. X, vertegenwoordigd door Mr. Lien MICHIELSEN, kantoor houdende te
Lange Van Ruusbroecstraat 76, 2018 Antwerpen; hierna “de klager”, en
De verweerster: Y, vertegenwoordigd door Mr. Tom PEETERS, kantoor houdende te
Borsbeeksebrug 36, 2600 Antwerpen-Berchem; hierna “de verweerster”.
Beslissing ten gronde 145/2023 – 2/15
I. Feiten en procedure
I.1. Feiten
1. Het voorwerp van de klacht betreft het versturen van e-mails met persoonsgegevens van
de klager aan (voormalig) studenten en collega’s door de verweerster, een
onderwijsinstelling, naar aanleiding van het ontslag van de klager door de verweerster
ingevolge een tuchtmaatregel.
2. De tuchtmaatregel volgde op een incident tussen de klager en één van diens studenten in
de rand van een les die gegeven werd door de klager. De klager ontkent niet dat hij een
student fysiek heeft geraakt, maar stelt dat dit per ongeluk gebeurde door het maken van
een wegwuifgebaar en dat dit niet een opzettelijke daad van fysieke agressie uitmaakte. Dit
alles zou hebben plaatsgevonden in de nasleep van een mondelinge discussie nadat de
student heimelijk diens punten zou hebben proberen inkijken op het computerscherm van
de klager.
3. Het bestuur van de verweerster besloot de klager om dringende redenen te ontslaan, en er
volgde een communicatie vanuit het bestuur van verweerster ten aanzien van studenten en
personeelsleden die les kregen resp. samenwerkten met de klager. Daarnaast was er quasi-
identieke communicatie ten aanzien van het […] comité. Elk van deze communicaties
gebeurde middels drie e-mails op 21 en 22 maart 2019, met de melding van het ontslag in de
volgende bewoording: "Dit naar aanleiding van fysieke agressie ten aanzien van één van de
studenten […] uit grondig onderzoek is gebleken dat dit voorval elk verder functioneren van
[naam klager] als medewerker van [verweerster] onmogelijk maakt."
Op basis van de stukken in het dossier kan worden gesteld dat zeker 195 (oud-)studenten
het bericht toegestuurd kregen en potentieel konden lezen, losstaand van het aantal
geadresseerden in de andere twee berichten.
4. Nadat door de klager beroep werd ingesteld tegen de tuchtmaatregel waarop het ontslag
met dringende reden volgde, werd door […] (verder College van beroep) – dat bevoegd is
voor beroepen tegen tuchtmaatregelen van het bestuurscollege van verweerster –
vastgesteld dat de klager wel degelijk een fout heeft gemaakt, doch dat het bestuur van de
verweerster onvoldoende degelijk onderzoek voerde, ter voorbereiding van de beslissing,
om de klager te ontslaan.
5. Het College van beroep stelt te dezen onder meer: "[…] hoewel er een veertigtal mogelijke
getuigen van het incident zijn, [beperkte] het hogeschoolbestuur zich [] tot het verhoor van
slechts medestudenten die dan nog door de vader van de bij het incident betrokken student,
aangedragen zijn. Bovendien zijn de summiere verslagen van de verhoren van alle
betrokkenen niet eenduidig."
Beslissing ten gronde 145/2023 – 3/15
Zij besluit vervolgens: "Om al die redenen verklaart het […] het ontslag om dringende
redenen van de [klager] ongegrond. Gezien de onduidelijkheid over de zwaarwichtigheid van
de begane fout, beslist het college . . . tot de preventieve schorsing van de [klager], met een
tuchtprocedure tot gevolg."
6. Op 3 mei 2019 stelt de verweerster volgens haar syntheseconclusie de leden van het
voornoemde comité en “de lectoren van de professionele bachelor […] (niet de lectoren […])”
in kennis van de beslissing van het College van beroep.
7. Vervolgens stelt het bestuur van verweerster een tuchtonderzoek in, waarbij in het verslag
uiteindelijk het ontslag wordt voorgesteld. Tegen deze beslissing wordt vervolgens opnieuw
beroep ingesteld door de klager. Het College van beroep stelt vervolgens een eigen
tuchtbeslissing in de plaats van die van het bestuurscollege van verweerster, met als
tuchtsanctie de terugkeer naar de tijdelijke aanstelling.
8. Volgend op deze tijdelijke aanstelling, wordt de klager vervolgens door de verweerster
ontslagen via de ontslagprocedure voor werknemers. Over dit ontslag werd op 11 december
2019 een bericht gestuurd door de verweerster – volgens haar syntheseconclusie – naar de
collega’s van de klager.
I.2. Procedure
9. Op 17 januari 2020 wordt de klacht ontvankelijk verklaard door de Eerstelijnsdienst en
overgemaakt aan de Geschillenkamer o.g.v. artikel 62, § 1 j° artikel 92, 1° WOG.
10. Op 7 februari 2020 nodigt de Geschillenkamer de partijen uit om conclusies neer te leggen
volgens de daarin bepaalde conclusietermijnen. Beide partijen leggen vervolgens hun
conclusies met middelen neer bij de Geschillenkamer. Op 30 mei 2023 maakt de
Geschillenkamer een brief over aan de partijen, waarbij de partijen op grond van artikel 52
van het Reglement van Interne Orde1 van de Gegevensbeschermingsautoriteit ambtshalve
worden uitgenodigd op een hoorzitting.
11. Op 16 juni 2023 legt de verwerende partij – in het licht van de hoorzitting – een “aanvullende
nota” voor aan de Geschillenkamer. Deze aanvullende nota maakt melding van een vonnis
van de Arbeidsrechtbank […], en voegt het in een bijlage toe. Het vonnis dat de verweerster
bijvoegt, vermeldt: “Over de klacht die de heer X neerlegde bij de
Gegevensbeschermingsautoriteit wegens schending van zijn recht op privacy, kan de
arbeidsrechtbank zich niet uitspreken .” Verder in het vonnis staat: “Naar het oordeel van de
rechtbank geeft deze communicatie [in casu gaat het om de hoger vermelde litigieuze
communicaties] louter de feiten weer, namelijk dat [klager] werd ontslagen omwille van
1
Beschikbaar via: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/reglement-van-interne-orde.pdf.
Beslissing ten gronde 145/2023 – 4/15
fysieke agressie t.a.v. één van de studenten.”
Verder stelt de aanvullende nota van de partij ook dat het opleggen van enige maatregel “in
strijd is met de redelijke termijneis” in de zin van artikel 100 WOG.
12. Op 23 juni 2023 vindt een hoorzitting plaats. De partijen zetten op deze hoorzitting hun
conclusies uiteen. De partijen gaan bovendien ook dieper in op het verzoek van de
Geschillenkamer – dat hen vooraf aan de hoorzitting werd overgemaakt – om hun standpunt
kenbaar te maken omtrent de rechtmatigheid van de eventuele verwerkingen (in de zin van
artikel 6.1. AVG), alsook op de toepassing van het principe van minimale
gegevensverwerking op de eventuele verwerkingen (in de zin van artikel 5.1.c. AVG).
13. Het proces-verbaal van de hoorzitting wordt vervolgens overgemaakt aan de partijen op 28
juni 2023; overeenkomstig artikel 54 van het Reglement van Interne Orde van de GBA
krijgen de partijen de mogelijkheid opmerkingen te laten voegen aan het proces-verbaal.
Beide partijen bezorgen zulke opmerkingen, die integraal worden toegevoegd aan het
dossier en waarvan de Geschillenkamer heeft kennis genomen in het kader van de
beraadslagingen voorafgaand aan de voorliggende beslissing.
II. Motivering
II.1. Ontvankelijkheid klacht en bevoegdheid Gegevensbeschermingsautoriteit
14. In haar syntheseconclusie argumenteert de verwerende partij dat de litigieuze verwerking,
met name het verzenden van een e-mail aan studenten en personeelsleden m.b.t. het
ontslag van de klager, geen verwerking uitmaakt in de zin van de AVG. De verwerende partij
stelt te dezen met name:
“In casu is er geen sprake van een verwerking van persoonsgegevens zoals
gedefinieerd in artikel 4, 1) en 2) van de AVG […] Er is evenmin sprake van een
automatische verwerking van gegevens of een manuele verwerking van gegevens
die bestemd zijn om deel uit te maken van een bestand als bedoeld in artikel 2 van
de AVG. Het gaat in casu louter om een interne communicatie per e-mail . . .”
15. De redenering van de verwerende partij kan niet worden gevolgd en zou haaks staan op de
geest en de letter van de regelgeving ter zake. De redenering zou immers impliceren dat
van zodra een document dat persoonsgegevens bevat als “intern” aangemerkt zou worden,
Beslissing ten gronde 145/2023 – 5/15
de verwerking van zulke persoonsgegevens zou ontsnappen aan de bescherming van de
AVG, met inbegrip van het toezicht ervan door de bevoegde autoriteiten (in casu de GBA).
16. De Geschillenkamer houdt voor dat er geen twijfel is dat de AVG van toepassing is en dat
de GBA overeenkomstig artikel 4 WOG bevoegd is om handhavend op te treden.
17. Vooreerst is het duidelijk dat de inhoud van de litigieuze e-mailberichten
persoonsgegevens uitmaken in de zin van artikel 4.1. AVG.
Zoals de klager terecht opmerkt in zijn conclusies gaat het immers om informatie
betreffende hem als geïdentificeerde persoon. Meer bepaald bevat de e-mail informatie
over de klager, met name het feit dat de klager ontslagen wordt bij de onderwijsinstelling
waar hij doceert, alsook de reden voor dat ontslag (“fysieke agressie”). De klager kan ook
zonder twijfel worden aangemerkt als geïdentificeerde persoon, nu de klager uitdrukkelijk
(bij naam) wordt genoemd in de litigieuze communicaties.
18. Vervolgens is er ook geen twijfel dat de vermelding van bepaalde gegevens in de litigieuze
e-mailberichten verwerkingen meebrengen in de zin van artikel 4.2. AVG, nu de
verwerkingen worden uitgevoerd via een geautomatiseerd procedé. De litigieuze e-
mailberichten kwamen tot stand op initiatief van de verweerster die de persoonsgegevens
invoerde en op een bepaalde manier structureerde – waarbij de verweerster koos welke
gegevens zij concreet vermeldde – waarna het bericht vervolgens aan een bepaald aantal
personen werd geadresseerd zodat de informatie werd ontsloten door het verzenden van
een e-mail (i.e. een geautomatiseerd procedé).
19. In die zin is het duidelijk dat binnen de definities aangereikt door de AVG, de feiten uit de
klacht duidelijk vallen onder het materieel toepassingsgebied van de AVG (artikel 2.1. AVG).
Geen van de 4 uitzonderingsgronden onder artikel 2.2. AVG zijn hier van toepassing. Nu de
verwerende partij haar middel niet uitdrukkelijk op deze bepaling stoelt, is het niet nodig in
te gaan op deze uitzonderingsgronden in de beslissing.
20. Om al de voorgaande redenen is het duidelijk dat de e-mailberichten die aan de basis lagen
van de klacht in dit dossier, persoonsgegevensverwerkingen uitmaken die onder het
materieel toepassingsgebied van de AVG vallen (art. 2 AVG), waarbij de daar gehanteerde
definities (specifiek die in artikel 4, leden 1 en 2 AVG) ontegensprekelijk op de feiten van
toepassing zijn.
II.2. Bijkomend stuk ter hoorzitting, toevoeging aan het administratief dossier en
gevolgen voor de procedure
21. Het stuk dat de verweerster ter hoorzitting neerlegt en dat onder meer het vernoemde
vonnis van de arbeidsrechtbank bevat, wordt aanvaard en toegevoegd aan het dossier door
de Geschillenkamer nu het als kennelijk relevant kan worden beschouwd in het kader van
Beslissing ten gronde 145/2023 – 6/15
het vrijwaren van de rechten en vrijheden van partijen – met inbegrip van de rechten van
verdediging van de verweerster. De klager heeft kennis kunnen nemen van het stuk
voorafgaand aan de hoorzitting, en heeft de kans gekregen zich er over uit te spreken
gedurende de hoorzitting. De ontvankelijkheid van het stuk wordt – blijkens het proces-
verbaal van de hoorzitting – door geen der partijen betwist.
22. Dat de grieven in de klacht zonder voorwerp zouden zijn geworden door het hogervermelde
vonnis van de arbeidsrechtbank – zoals de verweerster opwerpt – kan door de
Geschillenkamer om meerdere redenen niet gevolgd worden.
23. Ten eerste werd de vordering van de klager in de procedure voor de arbeidsrechtbank
afgewezen, waardoor er geenszins sprake kan zijn van een dubbele bestraffing. Ten tweede
dient te worden benadrukt dat de procedure voor de Geschillenkamer een – zij het sui
generis – administratieve procedure betreft, die duidelijk verschilt van enige
burgerrechtelijke of strafrechtelijke procedure. Hoewel het zeker zo is dat het ne bis in idem
principe in dat kader dient te gelden, is het wel van belang te onderstrepen dat de
Geschillenkamer op gespecialiseerde wijze uitspraak doet omtrent feiten die specifiek
betrekking hebben op gegevensbescherming, en niet op ‘holistische’ wijze de civiele
aanspraken van partijen trancheert.
24. Het vonnis van de arbeidsrechtbank erkent om die reden ook nadrukkelijk dat die
rechtbank zich niet kan uitspreken over de lopende procedure bij “de
Gegevensbeschermingsautoriteit”. Het vonnis spreekt zich enkel uit omtrent de eventuele
schade die de communicatie al dan niet veroorzaakte, maar geenszins omtrent de
specifieke gegevensbeschermingsrechtelijke aspecten.
Het vonnis gaat daarenboven niet in op enige wettelijke bepaling ter zake, waardoor
bezwaarlijk kan gesteld worden dat er reeds een concrete beoordeling van
gegevensbeschermingsrechtelijke aspecten plaatsvond.
Om elk van die redenen kan niet worden aanvaard dat de behandeling van dit klachtdossier
zou worden stopgezet door de Geschillenkamer, binnen de concrete omstandigheden.
II.3. De rechtmatigheid van de verwerking en de beginselen inzake de verwerking van
persoonsgegevens:
Standpunt klager:
25. De klager argumenteert dat er verschillende beginselen inzake de bescherming van
persoonsgegevens (artikel 5 AVG) geschonden zijn. De klager stelt te dezen meer bepaald:
“Er is geen sprake van een rechtmatige, behoorlijke en transparante verwerking
van de gegevens.
Beslissing ten gronde 145/2023 – 7/15
De [verweerster] verklaart niet voor welke welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven
en gerechtvaardigde doeleinden de gegevens werden verwerkt zoals ze werden
verwerkt.
Er is hoegenaamd geen sprake van een minimale gegevensverwerking,
integendeel. Van minimale gegevensverwerking is sprake wanneer ze toereikend
zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden
waarvoor zij worden verwerkt. Een minimale gegevensverwerking zou zijn geweest
een mededeling aan collega’s en studenten - geen ex-studenten - dat de [klager]
niet meer zou komen werken en eventueel vervangen werd door persoon X. Zonder
een voldoende objectief onderzoek communiceren naar aanleiding van fysieke
agressie ten aanzien van één van de studenten is geenszins een minimale
gegevensverwerking.
De gegevens dienen juist en geactualiseerd te zijn. Volgens de beslissing van het
college van beroep van 23 april 2019 werd onvoldoende onderzoek gedaan naar de
aard van de feiten, bovendien werd de beslissing van de [verweerster] ongegrond
werd verklaard. Zowel op 21 maart als na de beslissing van het college was er
bijgevolg sprake van een schending van de verwerking van de persoonsgegevens.
De [verweerster] heeft voorbarig en onnodig het bericht rondgestuurd met de
informatie van de fysieke agressie.
De verweerster stelt ook in haar conclusies dat zij "nooit in detail getreden [is]"
omtrent de redenen van het ontslag in de e-mails naar studenten en collega's van
de klager. Enerzijds klopt deze bewering niet, omdat er wel degelijk melding werd
gemaakt van de feiten van fysieke agressie. Anderzijds is die bewoording zodanig
algemeen dat dit net kan leiden tot bijkomende speculaties over de reikwijdte van
deze (vermeende) agressie door de klager; het gebruik van zulke bewoordingen
getuigt niet van een behoorlijke visie op persoonsgegevensverwerkingen zijdens
de verweerster.”2
Standpunt verweerster:
26. De verweerster verweert zich met betrekking tot dit punt als volgt, zij het in ondergeschikte
orde nu zij in hoofdorde de bevoegdheid van de Geschillenkamer betwistte:
“[Verweerster] heeft de e-mails intern gestuurd met als louter doel om de collega’s en
studenten lichamelijke opvoeding te informeren over het feit dat de [klager]
ontslagen werd om dringende reden en niet langer actief zal zijn als docent, niets
meer en niets minder.
2
Repliekconclusie klagende partij.
Beslissing ten gronde 145/2023 – 8/15
Gelet op het feit dat er tegenwoordig een verhoogde drang is naar transparantie
naar de leidinggevenden toe, heeft [verweerster] dus gezorgd voor een algemene
en zorgzame communicatie aan de collega’s en studenten. [Verweerster] trachtte
zich te houden aan haar informatieplicht en trachtte komaf te maken met de
zwijgcultuur die vaak heerst bij leidinggevenden naar hun medewerkers toe.
Daarnaast blijkt uit geen enkel stuk dat concluante de gegevens van de klager zou
aanwenden voor enig ander doeleinde […]
Bovendien houdt concluante zich aan het beginsel van minimale gegevensverwerking
doordat in het licht van het beoogde doeleinde alleen de naam van de klager wordt
verwerkt (artikel 5.1.c) van de AVG) […] Concluante is bovendien nooit in detail
getreden.
Verder werd deze interne communicatie enkel overgemaakt aan de collega’s . . . en aan
zijn studenten . . . De informatie werd niet overgemaakt aan privé-mailadressen,
maar enkel aan professionele mailadressen. Wat de bewering van de [klager]
betreft dat de informatie werd gestuurd naar ex-studenten, klopt het enigszins dat
een paar studenten op dat moment geen les meer hadden van [klager], maar dit
betreffen enkel studenten die reeds afgestudeerd waren in het eerste semester.
Indien studenten afstuderen in het eerste semester, wordt hun mogelijkheid tot
toegang tot bepaalde interne websites en de mailbox . . . pas in oktober in het
volgend academiejaar geannuleerd […]
De verwerking is bovendien rechtmatig […]
Het ontslag wegens dringende reden heeft heel wat vragen en bezorgdheden
opgewerkt bij studenten en collega’s […] Bovendien werd enkel de relevante en
proportionele informatie verwerkt. Zoals hierboven reeds uiteengezet, werd enkel
melding gemaakt van de naam van de klager en het feit dat hij ontslagen werd
wegens dringende reden omwille van fysieke agressie. Het
proportionaliteitsbeginsel is derhalve nageleefd.”
Beoordeling Geschillenkamer
Beslissing ten gronde 145/2023 – 9/15
27. De Geschillenkamer is geen (civiele) rechtbank, maar maakt onderdeel uit van een
administratief orgaan. Volgens de haar toebedeelde bevoegdheden 3, komt aan de
Geschillenkamer toe om de feiten in het dossier te toetsen aan het
gegevensbeschermingsrechtelijk kader, met de toepassing van enkele beleidsmatige
overwegingen – zoals wat betreft de opportuniteit om gevolg te geven aan een klacht. 4 Het
komt met andere woorden de Geschillenkamer niet toe om over aspecten en middelen die
aangedragen worden door partijen uitspraken te doen die voorbijgaan aan de relevante
gegevensbeschermingsrechtelijke toetsing.
28. In casu betreffen de relevante litigieuze feiten voor de beoordeling door de
Geschillenkamer drie e-mailberichten verzonden onder de verantwoordelijkheid van de
verweerster. De klager haalt verschillende elementen aan die in zijn opzicht elk afzonderlijk
inbreuken uitmaken op de beginselen inzake de verwerking van persoonsgegevens. Het
komt de Geschillenkamer voor dat het gaat om één gedraging in elk van de drie
communicaties, waarbij de manier waarop de persoonsgegevens worden verwerkt een
potentiële inbreuk uitmaakt op één bepaling.5 Door de specialiteit van artikel 6, lid 1 AVG is
het aan de orde om louter de rechtmatigheid van de verwerking te onderzoeken – doch
wel in het licht van de beginselen vervat onder artikel 5 AVG.
29. De Geschillenkamer beperkt haar toetsing van de rechtmatigheid van de verwerking tot de
vermelding van het “ontslag om dringende reden” en het gebruik van de verwoording
“fysieke agressie” in drie e-mailberichten van de verweerster dd. 21 maart 2019 resp. 22
maart 2019, en houdt daarbij eveneens rekening met het aantal geadresseerden en de
relevantie van het aanschrijven van al deze geadresseerden.
30. Hierna volgt een uittreksel van de communicatie van de e-mail dd. 22 maart 2019 aan “195
studenten en ex-studenten” (aldus de conclusies van de klager, niet betwist door de
verweerster):
“Beste student . . .
Gisteren is de directie overgegaan tot het ontslag om dringende redenen van [voor-
en familienaam klager], […]-docent. Dit naar aanleiding van een geval van fysieke
3
Overeenkomstig artikel 4, §1 WOG is de Gegevensbeschermingsautoriteit, waartoe de Geschillenkamer behoort,
“verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de grondbeginselen van de bescherming van de persoonsgegevens, in
het kader van deze wet en van de wetten die bepalingen bevatten inzake de bescherming van de verwerking van
persoonsgegevens.”
4
Zie onder meer te dezen, het Sepotbeleid van de Geschillenkamer, beschikbaar via:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/sepotbeleid-in-het-kort; met dien verstande dat een
toezichthoudende autoriteit een klacht “met de nodige voortvarendheid en zorgvuldigheid” dient te onderzoeken, zie Arrest
van het Hof van Justitie van de EU van 6 oktober 2015, Schrems t. DPC, C-362/14.
5
Vergelijk mutatis mutandis de redenering van het Europees Comité voor Gegevensbescherming in Hoofdstuk 3 (“Chapter
III”) van haar “Guidelines 04/2022 on the calculation of administrative fines under the GDPR”, v 2.1. van 24 mei 2023,
beschikbaar via: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/guidelines/guidelines-042022-calculation-
administrative-fines-under_en (voorlopig enkel beschikbaar in het Engels).
Beslissing ten gronde 145/2023 – 10/15
agressie ten aanzien van één van de studenten tijdens de les […] voorbije maandag.
Uit grondig onderzoek na maandag is gebleken dat het verder functioneren van Mr.
[familienaam klager] als docent aan [verweerster] niet meer mogelijk is.
We begrijpen dat dit bericht en deze beslissing heel wat vragen en bezorgdheden
kan opwekken bij jou en andere studenten[…]”
Het bericht voegt nadien informatie toe omtrent contactmomenten en -personen naar
aanleiding van de gebeurtenis.
31. In het voorliggende geval wordt door geen van de partijen aangedragen dat er een
rechtmatige verwerking zou zijn door het verlenen van toestemming door de klager om zijn
persoonsgegevens te verwerken (artikel 6.1.a. AVG), noch dat er een overeenkomst zou zijn
tussen de partijen waarop de persoonsgegevensverwerking zou steunen (artikel 6.1.b.
AVG). Er wordt voorts nergens opgeworpen – met name door de verweerster – dat de
litigieuze verwerkingen wettelijk verplicht zouden zijn (artikel 6.1.c. AVG) of dat deze
verwerkingen noodzakelijk zijn voor de vitale belangen van eender wie (artikel 6.1.d. AVG)
dan wel noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of in het kader
van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verweerster is opgedragen (artikel
6.1.e. AVG).
32. De verweerster stoelt in haar conclusies de rechtmatigheid van de voornoemde
verwerkingen op artikel 6.1.f. AVG. Nu de verweerster als verwerkingsverantwoordelijke
verwijst naar deze grondslag,6 staat het aan de Geschillenkamer om te toetsen of alle
voorwaarden van deze wettelijke bepaling vervuld zijn om te spreken van een rechtmatige
verwerking.
33. Overeenkomstig de rechtspraak van het Hof van Justitie7 dient de tweede verweerder als
verwerkingsverantwoordelijke daarom aan te tonen dat:
1) de belangen die zij met de verwerking nastreven, als gerechtvaardigd kunnen worden
erkend (de “doeltoets”);
2) de beoogde verwerking noodzakelijk is voor de verwezenlijking van die belangen (de
“noodzakelijkheidstoets”); en
3) de afweging van die belangen ten opzichte van de belangen, fundamentele vrijheden en
grondrechten van betrokkenen doorweegt in het voordeel van de
verwerkingsverantwoordelijken of van een derde (de “afwegingstoets”).
6
Paragraaf 12 e.v. van de syntheseconclusie van de verweerster.
7
Arrest HvJEU van 4 mei 2017, Rigas satiksme, C-13/16, EU:C:2017:336, punt 28.
Beslissing ten gronde 145/2023 – 11/15
a) Doeltoets
34. In de visie van de Geschillenkamer kunnen personeelsgerelateerde communicaties wel
degelijk – naar aanleiding van ontslag of langdurige afwezigheid – gerechtvaardigd zijn. In
die zin kan een communicatie omtrent een ontslag – met inbegrip van de reden voor dat
ontslag – van een personeelslid of lector op zich gerechtvaardigd worden.
35. Te dezen haalt de verweerster terecht aan dat er een nadrukkelijke maatschappelijke vraag
is naar transparantie omtrent maatregelen die genomen worden door leidinggevenden ten
aanzien van het personeel. Naast communicatie aan collega’s van betrokkenen, bewijst de
situatie ook dat communicaties aan studenten eveneens een dergelijke legitieme
doelstelling kunnen nastreven.
36. Het communiceren omtrent een ontslag, en de reden van dat ontslag, streeft op zich een
legitiem doel na. Er is ter zake geen enkele aanwijzing dat de communicaties voor andere
doelstellingen – zoals het bewust schaden van de klager – zouden zijn verstuurd. De
Geschillenkamer volgt hierbij met name uitdrukkelijk niet de redenering van de klager als
zou een communicatie op het moment van de feiten “voorbarig” zijn.8 Nu het ontslag om
dringende redenen geschiedde, los van het al dan niet terechte karakter van dat ontslag,
ontstond er een onmiddellijke en legitieme nood om te communiceren over dat ontslag aan
studenten en collega’s van de klager.
b) Noodzakelijkheidstoets
37. Er dient voor het uitvoeren van deze toets allereerst op algemeen niveau een onderscheid
gemaakt te worden tussen twee soorten verwerkingen die gedestilleerd dienen te worden
uit de litigieuze feiten en de drie e-mails. Ten eerste wordt de noodzakelijkheid van het
aanschrijven van oud-studenten besproken, via het litigieuze e-mailbericht dd. 22 maart
2019. Ten tweede wordt de noodzakelijkheid van de communicaties aan collega’s, leden
van het hogergenoemde comité en “actuele” studenten van de klager (op het moment van
de feiten) besproken, alsmede de manier waarop de persoonsgegevens van de klager
werden aangewend in de twee communicaties daartoe op resp. 21 en 22 maart 2019.
b.1. Communicatie aan oud-studenten:
38. Met betrekking tot de communicatie aan oud-studenten kan kortweg worden gezegd dat
het bezwaarlijk “noodzakelijk” kan worden genoemd deze personen in te lichten omtrent
het ontslag – laat staan de reden van het ontslag – van de klager. Het verweer op dit punt
8
Syntheseconclusie klager, p. 7: “De [verweerster] heeft voorbarig en onnodig het bericht rondgestuurd met de informatie van
de fysieke agressie.”
Beslissing ten gronde 145/2023 – 12/15
van de verweerster, als zou het moeilijk of onmogelijk zijn om te werken met een
geactualiseerde lijst van studenten, kan hierbij niet worden weerhouden.
39. De Geschillenkamer oordeelt dat op grond van de verantwoordingsplicht uit de AVG van
een grote organisatie als die van verweerster verwacht kan worden dat zij de technische en
organisatorische maatregelen neemt om haar lijsten – zij het hier de accounts en bijhorende
mailboxen – met studenten voortdurend actueel te houden, en minstens frequenter dan
per academiejaar. Dit geldt a fortiori wanneer zulke “studentenlijsten” worden aangewend
voor communicaties zoals die op 22 maart 2019 door verweerster, waarbij
persoonsgegevens van de klager op een delicate manier werden aangewend en verwerkt.
40. Nu de verweerster in haar conclusies uitdrukkelijk erkent dat enkele van de
geadresseerden “geen les meer hadden van [klager]”, volgt hieruit duidelijk dat ten aanzien
van die geadresseerden de litigieuze communicaties duidelijk als niet noodzakelijk dienen
aangemerkt. Door het niet beantwoorden aan de noodzakelijkheidstoets voor wat betreft
de communicatie aan oud-studenten op 22 maart 2019, kan alleszins voor deze verwerking
op dit punt reeds afzonderlijk een inbreuk worden vastgesteld op art. 6.1.f. AVG.
b.2. Communicatie aan “actuele” studenten en collega’s:
41. Zoals hierboven gesteld, maakt het inlichten van studenten en collega’s over een ontslag
een reële en maatschappelijke nood uit die als relevant en legitiem kan worden aangemerkt
volgens de Geschillenkamer.
De Geschillenkamer moet echter te dezen vaststellen dat de betreffende communicaties,
en meer bepaald de verwijzingen naar “fysieke agressie” – in het licht van het algemene
principe van minimale gegevensverwerking in de zin van artikel 5.1.c. AVG – niet
noodzakelijk waren.
42. Meer in het bijzonder, hoewel het voor de verweerster nodig kan zijn om “transparant” te
communiceren omtrent het ontslag, komt het de Geschillenkamer echter geenszins als
noodzakelijk voor om de “fysieke agressie” te noemen, temeer omdat er wordt
gecommuniceerd over een ontslag. De studenten en collega’s en andere personen aan wie
wordt gecommuniceerd hebben immers geen enkele actuele nood om die reden te kennen.
Dat er achterklap dan wel wantrouwen zou ontstaan door het niet-communiceren van de
reden van het ontslag, is niet als zodanig de (maatschappelijke, laat staan juridische)
verantwoordelijkheid van de verweerster. In geen geval zijn er immers omstandigheden die
de verweerster heeft aangedragen in de huidige procedure, die op enige wijze de effectieve
en directe noodzaak tot het kenbaar maken van deze persoonsgegevens rechtvaardigden.
Beslissing ten gronde 145/2023 – 13/15
43. Nu de communicatie aan zowel collega’s als “actuele” studenten op het moment van de
feiten op zich als niet noodzakelijk voor de verwezenlijking van de belangen van de
verweerster kan worden aangemerkt, stelt de Geschillenkamer vast dat niet wordt voldaan
aan de noodzakelijkheidstoets en daarom niet aan de voorwaarden van artikel 6.1.f. AVG
voor de litigieuze feiten middels de drie e-mailberichten verzonden door de verweerster.
Om die reden op zich maken de verwerkingen dd. 21 en 22 maart 2019 inbreuk uit op die
bepaling. Deze inbreuk is het gevolg van het vermelden van de reden “fysieke agressie”.
44. Ten overvloede merkt de Geschillenkamer op dat het feit dat zulke communicaties “intern”
gebeuren en gericht zijn aan e-mailadressen verbonden aan de instelling, niet relevant is
voor de beoordeling van de noodzakelijkheid. Het feit dat bepaalde feiten in een
werkgebonden context gebeurd zijn, of dat communicaties op een “intern platform”
gestuurd zijn, doet niet ter zake in die beoordeling. 9
c) Afwegingstoets
45. Rekening houdend met verschillende elementen besluit de Geschillenkamer dat de
rechten en vrijheden van de klager niet afdoende in overweging zijn genomen door de
verweerster bij het versturen van de litigieuze communicaties. Elk van deze elementen op
zich toont een schending van de afwegingstoets aan, leidend tot een inbreuk op artikel 6.1.f.
AVG, waarop de litigieuze verwerkingen zouden stoelen.
46. Vooreerst stelt de Geschillenkamer vast dat in de communicaties wordt gesproken van een
“grondig onderzoek”, terwijl de uitspraak van het College van beroep dd. 23 april 2019 stelt
dat het bestuur van de verweerster “onvoldoende objectief gestaafde elementen”
aangebracht zou hebben. Het feit dat deze communicaties – zij het a posteriori door het
College van beroep – als minstens deels foutief kunnen worden bestempeld , toont op zich
aan dat de rechten en vrijheden van de klager buitensporig geschaad werden.10 Dit blijkt
overigens eveneens uit de uitspraak van de rechtbank die een schadevergoeding toekende
voor het verloop van het ontslag van de klager door de verweerster. Dit aspect op zich toont
aan dat de rechten en vrijheden van de klager buitensporig geschaad zijn door de
communicaties in het licht van de afwegingstoets, waar de verweerster het ontslag omwille
van “fysieke agressie” minstens gedeeltelijk onterecht in verband brengt met een “grondig
onderzoek“.
47. Ten tweede stelt de Geschillenkamer vast dat in de initiële communicatie ook geen melding
wordt gemaakt van het feit dat de klager ook nog beroep kan aantekenen tegen de
beslissing van het bestuur van de verweerster, en de daarmee verbonden overwegingen
9
Vergelijk ook, mutatis mutandis, de verspreiding van persoonsgegevens in een arbeidsrechtelijke context op een intern
platform: Beslissing Geschillenkamer GBA 115/2022 van 15 juli 2022, beschikbaar in het Nederlands via:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/beslissing-ten-gronde-nr.-115-2022.pdf.
10
Vergelijk ook in het licht van het beginsel van de juistheid van persoonsgegevens: artikel 5.1.b. AVG
Beslissing ten gronde 145/2023 – 14/15
die het bestuur in acht nam om over te gaan tot het ontslag. Wanneer de verweerster
gewag maakt van een ontslag na “grondig onderzoek” dat “fysieke agressie” vaststelde,
had de verweerster op zijn minst kunnen vermelden dat tegen de beslissing nog beroep
openstond bij een beroepsorgaan. Het feit dat deze beroepsmogelijkheid niet vermeld
werd in de litigieuze communicaties – dit terwijl deze communicaties melding maken van
een ontslag om dringende redenen na grondig onderzoek dat fysieke agressie als reden
voor het ontslag aanduidt – toont op zich aan dat de rechten en vrijheden van de klager
buitensporig geschaad zijn door de communicaties in het licht van de afwegingstoets.
48. Voor beide elementen afzonderlijk besluit de Geschillenkamer dat de afwegingstoets niet
is gerespecteerd. Hiermee staat, voor elk van die beide elementen door het schenden van
de afwegingstoets, de inbreuk op artikel 6.1.f. AVG vast voor de litigieuze verwerkingen in
de drie e-mailberichten.
II.4. Sanctionering
49. Nu de Geschillenkamer heeft vastgesteld dat de drie e-mails houdende de communicaties
aan studenten, ex-studenten, collega’s en leden van het hogergenoemde comité,
persoonsgegevensverwerkingen bevatten die inbreuk uitmaken op artikel 6.1. AVG, is het
aan de orde corrigerende maatregelen te nemen lastens de verweerster.
50. In het kader van een effectieve rechtsbescherming onder artikel 47 van het Handvest van
de Europese Unie, en de effectieve handhaving die de wetgever met de AVG nastreeft, is
het ook nu nog aan de orde de verweerster hieromtrent terecht te wijzen.
51. Om die reden komt het de Geschillenkamer opportuun voor de verweerster te berispen
omwille van de vermelding in de litigieuze communicaties dat het ontslag van de om
redenen van fysieke agressie gebeurde, alsook omwille van het aanschrijven van ex-
studenten, voor wie zeker geen noodzaak bestond kenden om kennis te nemen van het
ontslag, laat staan op dergelijke wijze.
III. Publicatie van de beslissing
52. Gelet op het belang van transparantie met betrekking tot de besluitvorming van de
Geschillenkamer, wordt deze beslissing gepubliceerd op de website van de
Gegevensbeschermingsautoriteit. Het is evenwel niet nodig dat daartoe de
identificatiegegevens van de partijen rechtstreeks worden bekendgemaakt.
Beslissing ten gronde 145/2023 – 15/15
OM DEZE REDENEN,
beslist de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit, na beraadslaging, om:
- Op grond van artikel 100, §1, 5° van de WOG, de verweerster te berispen.
Op grond van artikel 108, § 1 van de WOG, kan binnen een termijn van dertig dagen vanaf de
kennisgeving tegen deze beslissing beroep worden aangetekend bij het Marktenhof (hof van
beroep Brussel), met de Gegevensbeschermingsautoriteit als verweerder.
Een dergelijk beroep kan worden aangetekend middels een verzoekschrift op tegenspraak dat de
in artikel 1034ter van het Gerechtelijk Wetboek opgesomde vermeldingen dient te bevatten 11. Het
verzoekschrift op tegenspraak dient te worden ingediend bij de griffie van het Marktenhof
overeenkomstig artikel 1034quinquies van het Ger.W.12, dan wel via het e-Deposit
informaticasysteem van Justitie (artikel 32ter van het Ger.W.).
(get). Hielke HIJMANS
Voorzitter van de Geschillenkamer
11
Het verzoekschrift vermeldt op straffe van nietigheid:
1° de dag, de maand en het jaar;
2° de naam, voornaam, woonplaats van de verzoeker en, in voorkomend geval, zijn hoedanigheid en zijn rijksregister- of
ondernemingsnummer;
3° de naam, voornaam, woonplaats en, in voorkomend geval, de hoedanigheid van de persoon die moet worden
opgeroepen;
4° het voorwerp en de korte samenvatting van de middelen van de vordering;
5° de rechter voor wie de vordering aanhangig wordt gemaakt;
6° de handtekening van de verzoeker of van zijn advocaat.
12
Het verzoekschrift met zijn bijlage wordt, in zoveel exemplaren als er betrokken partijen zijn, bij aangetekende brief gezonden
aan de griffier van het gerecht of ter griffie neergelegd.