İspanya Veri Koruma Otoritesi (AEPD) — gdprhub/aepd-spain-exp202405048

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 Expediente N.º: EXP202405048

RESOLUCIÓN DE PROCEDIMIENTO SANCIONADOR

Del procedimiento instruido por la Agencia Española de Protección de Datos y en base
a los siguientes

ANTECEDENTES

PRIMERO: D. A.A.A. (en adelante, la parte reclamante) con fecha 23 de julio de 2023
interpuso reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. La
reclamación se dirige contra PLATAFORMA CABANILLAS SA con NIF A70350384 (en
adelante, la parte reclamada o PLATAFORMA CABANILLAS). Los motivos en que
basa la reclamación son los siguientes:

La parte reclamante manifiesta que el día 5 de julio de 2023 recibió un correo
electrónico de la entidad reclamada, en el cual se le indicaba que para la realización
de la entrevista de trabajo debería aportar un certificado de antecedentes penales,
estableciendo dicha documentación como necesaria para instar la correspondiente
contratación.

Afirma que, posteriormente, con fecha 6 de julio de 2023, en el transcurso de la
entrevista, se le facilitó un formulario en el que se le solicitaba aportar información
sobre su estado civil y el número de hijos.

Y, adjunta la siguiente documentación relevante:

- Correo electrónico de fecha 5 de julio de 2023, donde se le indica que deberá
aportar certificado de antecedentes penales porque es necesario en caso de
contratación.

- Guía de procedimiento de obtención del certificado de antecedentes penales.

SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de
diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en
adelante LOPDGDD), se dio traslado de dicha reclamación a la parte reclamada, para
que procediese a su análisis e informase a esta Agencia en el plazo de un mes, de las
acciones llevadas a cabo para adecuarse a los requisitos previstos en la normativa de
protección de datos.

El traslado, que se practicó conforme a las normas establecidas en la Ley 39/2015, de
1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas (en adelante, LPACAP) mediante notificación electrónica, fue recogido por el
responsable, el 26 de septiembre de 2023, como consta en el acuse de recibo que
obra en el expediente.

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Con fecha 26 de octubre de 2023 se recibe en esta Agencia escrito de respuesta
indicando:

"Se debe indicar que la solicitud de información en el contexto del proceso de
selección en que participaba el reclamante y en los términos que se indican en la
propia reclamación trae causa en las obligaciones legales aplicables a PLATAFORMA
CABANILLAS que se establecen en la normativa sobre seguridad aérea y otras, tal
como se expondrá a continuación.

Se ha tener en cuenta que PLATAFORMA CABANILLAS tiene como objeto social el de
"Almacenamiento, transporte y distribución de todo tipo de mercancías. Prestación de
servicios logísticos. Prestación de servicios de comercio exterior, importación,
exportación y despacho aduanero". Esto conlleva que, por su propia actividad
logística, puede tener personal que, de manera permanente, rotatoria o puntual, puede
desarrollar su actividad en zonas de carga aérea a las que resulta aplicable la
normativa de seguridad aérea.

Por tanto, se ha de tener en cuenta que por el tipo de puesto al que se optaba, aun
cuando el puesto no conlleve la presencia del empleado de manera permanente en
zonas de carga aérea durante su jornada laboral, dicha presencia es potencial en
función de circunstancias relacionadas con la gestión de la actividad laboral. Esa
potencialidad obliga a que se verifique si el candidato, en caso de contratación, podría
cumplir con los requisitos establecidos en la normativa de seguridad aérea cuando
hubiera de desarrollar su actividad laboral en zonas de carga aérea.

En relación al certificado de ausencia de antecedentes penales, a raíz de una consulta
del Grupo Inditex, la Agencia Estatal de Seguridad Aérea, a través de su
Departamento de Normativa de Seguridad (División de Seguridad de la Aviación Civil,
Dirección de Seguridad de la Aviación Civil y Protección al Usuario), indicó lo
siguiente: "(...). Las persona seleccionadas para efectuar inspecciones, controles de
acceso u otros controles de seguridad en cualquier zona que no constituya una zona
restringida de seguridad, o para asumir la responsabilidad al respecto, o con acceso
no acompañado a carga y correo aéreos, correo y material de la compañía aérea,
provisiones de a bordo y suministros de aeropuerto que hayan sido objeto de los
controles de seguridad exigidos (apartado 11.1.2) estarán sometidos a una
comprobación de antecedentes normal (...)."

En este mismo sentido, en relación con el certificado de ausencia de antecedentes
penales y el documento de vida laboral, hay que tener en cuenta lo dispuesto en la
Resolución de 8 de septiembre de 2022, de la Secretaría General de Transportes y
Movilidad, por la que se aprueba la actualización de la parte pública del Programa
Nacional de Seguridad para la Aviación Civil (https://www.boe.es/buscar/act.php?
id=BOE-A-2022-17581) (...).

En relación con el estado civil y el número de hijos, se ha de tener en cuenta la
Resolución de 3 de enero de 2011, del Departamento de Gestión Tributaria de la
Agencia Estatal de Administración Tributaria, por la que se aprueba el modelo 145, de
comunicación de datos del perceptor de rentas del trabajo a su pagador o de la
variación de los datos previamente comunicados
(https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-208), (teniendo en cuenta la
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última actualización del modelo 145 que se ha realizado por Resolución de 3 de
diciembre de 2015, https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2015-13690).

En el modelo 145 se incluyen entre otros los siguientes campos:

- Situación familiar.
- Hijos y otros descendientes menores de 25 años, o mayores de dicha edad si
son discapacitados, que conviven con el perceptor. (...)"

TERCERO: Con fecha 17 de mayo de 2023, de conformidad con el artículo 65 de la
LOPDGDD, se admitió a trámite la reclamación presentada por la parte reclamante.

CUARTO: De acuerdo con el informe recogido de la herramienta AXESOR, la entidad
PLATAFORMA CABANILLAS SA es una mediana empresa constituida en el año 2012,
y con un volumen de negocios de 31.041.021euros en el año 2023.

QUINTO: Con fecha 17 de mayo de 2024, la Directora de la Agencia Española de
Protección de Datos acordó iniciar procedimiento sancionador a la parte reclamada,
por dos presuntas infracciones del artículo 5.1.c) del RGPD como consecuencia,
respectivamente, de la solicitud al hacer la entrevista de trabajo del certificado de
antecedentes penales y de la petición de los datos personales para el modelo 145 de
la Agencia Tributaria (retenciones sobre rendimientos del trabajo. Comunicación de
datos al pagador) antes de existir una relación contractual de carácter laboral. Dichas
infracciones se encuentran tipificadas en el artículo 83.5.a) del citado RGPD.

SEXTO: Notificado el citado acuerdo de inicio conforme a las normas establecidas en
la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas (en adelante, LPACAP), la parte reclamada en fecha 29 de
mayo de 2024 solicitó ampliación del plazo inicial para la formulación de alegaciones
que le fue concedido y presentó escrito de alegaciones con fecha 10 de junio de 2024
en el que, en síntesis, manifestaba que:

Primera. - Con relación a la primera de las supuestas infracciones señala la parte
reclamada que una operativa orientada a solicitar el certificado de antecedentes
penales a “las personas seleccionadas” supone, con alta probabilidad, que un
candidato aunque supera todo el proceso de selección no va a poder incorporarse
porque se le solicita el certificado citado cuando ya está seleccionado, sin haberle
podido advertir previamente de que el carecer de antecedentes es un requisito jurídico
(es decir, no es una exigencia de la Compañía, sino una exigencia normativa) para
poder ser contratado.

Asimismo, manifiesta que no se comprende que se considere como una práctica
discriminatoria la actividad dirigida a comprobar los requisitos que establece y exige
una Normativa respecto a las personas que vayan a desempeñar un determinado
puesto de trabajo. El certificado se solicita porque la Compañía está obligada a
comprobar “los posibles antecedentes penales en todos los Estados de residencia
durante al menos los cinco años precedentes”.

Segunda. - Con relación a la segunda de las supuestas infracciones manifiesta la parte
reclamada que solicitaba la información para el Modelo 145 durante el proceso de
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selección entendiendo, de buena fe, que así se mejoraba la agilidad, eficiencia y
eficacia del proceso, siempre bajo la premisa ineludible de que esa información no se
iba a tratar para ningún otro fin, como pudiera ser la calificación y valoración del
candidato.

Tercera. – Señala la parte reclamada que en ningún caso podría ser la de una sanción
económica, sino que, en todo caso, habría de ser un apercibimiento.

Y ello por cuanto que: - El Artículo 58 del Reglamento General de Protección de Datos
establece que “2. Cada autoridad de control dispondrá de todos los siguientes poderes
correctivos indicados a continuación: (…) b) sancionar a todo responsable o
encargado del tratamiento con apercibimiento cuando las operaciones de tratamiento
hayan infringido lo dispuesto en el presente Reglamento”.

Afirma que concurrirían causas más que suficientes para considerar que habría de ser
aplicada la figura del apercibimiento teniendo debidamente en cuenta los siguientes
criterios establecidos en el artículo 83.2 del Reglamento General de Protección de
Datos:

“a) la naturaleza, gravedad y duración de la infracción, teniendo en cuenta la
naturaleza, alcance o propósito de la operación de tratamiento de que se trate así
como el número de interesados afectados y el nivel de los daños y perjuicios que
hayan sufrido”.

Señala que:

A) La solicitud de información en el contexto del proceso de selección en que
participaba el reclamante y en los términos que se indican en la propia reclamación
trae causa en las obligaciones legales aplicables a la Compañía que se establen en la
Normativa, en concreto:

Por el tipo de puesto al que optaba la reclamante, aun cuando el puesto no conlleve la
presencia del empleado de manera permanente en instalaciones aeroportuarias
durante su jornada laboral, dicha presencia es potencial en función de circunstancias
relacionadas con la gestión de la actividad laboral. Esa potencialidad obliga a que se
verifique si el candidato, en caso de contratación, podría cumplir con los requisitos
establecidos en la Normativa de Seguridad Aérea cuando hubiera de desarrollar su
actividad laboral en zonas de carga aérea.

Así lo puso de manifiesto la Agencia Estatal de Seguridad Aérea, a través de su
Departamento de Normativa de Seguridad (División de Seguridad de la Aviación Civil,
Dirección de Seguridad de la Aviación Civil y Protección al Usuario) en su respuesta a
la consulta formulada por el Grupo Inditex.

Así lo establece la Resolución de 8 de septiembre de 2022, de la Secretaría General
de Transportes y Movilidad, por la que se aprueba la actualización de la parte pública
del Programa Nacional de Seguridad para la Aviación Civil. Y quizá aún más relevante,
así lo dispone el Reglamento de Ejecución (UE) 2015/1998 de la Comisión, de 5 de
noviembre de 2015, por el que se establecen medidas detalladas para la aplicación de
las normas básicas comunes de seguridad aérea.
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Se debe de tener en cuenta que la Compañía actúa como Expedidor conocido (ver
DOCUMENTO 1), figura con relación a la cual la Norma establece una serie de
obligaciones con relación al proceso de selección de sus empleados, inclusive la
verificación de antecedentes.

En concreto, este Reglamento de Ejecución establece: • Anexo, capítulo 6.4.1.2., “Se
seguirá el siguiente procedimiento para la acreditación de expedidores conocidos:

a) El solicitante pedirá la acreditación pertinente a la autoridad competente del Estado
miembro en cuyo territorio se encuentre el emplazamiento. El solicitante presentará un
programa de seguridad a la autoridad competente. Dicho programa describirá los
métodos y procedimientos que ha de seguir el expedidor para ajustarse a las
disposiciones del Reglamento (CE) n.o 300/2008 y sus correspondientes actos de
aplicación. El programa describirá igualmente la forma en que el propio expedidor
efectuará el control del cumplimiento de tales métodos y procedimientos. Se
proporcionará al solicitante la Guía para expedidores conocidos que figura en el
apéndice 6-B y la Lista de control de validación para expedidores conocidos que figura
en el apéndice 6-C.” • Anexo, capítulo 6.4.2.1, “Todo expedidor conocido deberá
asegurarse de que: (…)

b) todo el personal que efectúe controles de seguridad y todo el personal con acceso
no supervisado a la carga o correo aéreos reconocibles que hayan sido objeto de los
controles de seguridad exigidos haya sido seleccionado de conformidad con los
requisitos del capítulo 11”. • Anexo, capítulo 11.1.4, “De conformidad con la normativa
aplicable de la Unión y la legislación nacional, una verificación de antecedentes
normal deberá: a) establecer la identidad de la persona sobre la base de los
documentos justificativos oportunos; b) referir los posibles antecedentes penales en
todos los Estados de residencia durante al menos los cinco años precedentes;”

“Procedimiento de selección de personal. (…) El procedimiento de selección incluirá
un examen de precontratación o una verificación de antecedentes con arreglo al punto
11.1 del anexo del Reglamento de Ejecución (UE) 2015/1998”. • APÉNDICE 6-C.
LISTA DE CONTROL DE VALIDACIÓN PARA EXPEDIDORES CONOCIDOS,
“Selección y formación del personal. (…). Objetivo: Garantizar que todo el personal
(permanente, temporal o contratado por agencias, conductores) con acceso a la carga
o el correo aéreos reconocibles ha sido sometido a un examen de precontratación y/o
una verificación de antecedentes”, incluyendo las preguntas “3.1. Indique si existe un
procedimiento de selección para todo el personal con acceso a la carga o el correo
aéreos que incluya un examen de precontratación con arreglo al punto 11.1.4 del
anexo del Reglamento de Ejecución (UE) 2015/1998.” Y “3.2. Indique si dicho
procedimiento de selección engloba una verificación de antecedentes, incluida una
verificación de los antecedentes penales, con arreglo al punto 11.1.3 del anexo del
Reglamento de Ejecución (UE) 2015/1998”.

B) Por otro lado, se ha tener en cuenta la Resolución de 3 de enero de 2011, del
Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria,
por la que se aprueba el modelo 145, de comunicación de datos del perceptor de
rentas del trabajo a su pagador o de la variación de los datos previamente
comunicados (https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-208), (teniendo
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en cuenta la última actualización del modelo 145 se ha realizado por Resolución de 3
de diciembre de 2015, https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2015-13690).

En este modelo se solicita, entre otras, informaciones relativas a: Situación familiar;
Hijos y otros descendientes menores de 25 años, o mayores de dicha edad si son
discapacitados, que conviven con el perceptor; o Pensiones compensatorias en favor
del cónyuge y anualidades por alimentos en favor de los hijos, fijadas ambas por
decisión judicial. o “b) la intencionalidad o negligencia en la infracción”.

No cabe atribuir ninguna intencionalidad o negligencia a quien tiene como única
intención la de cumplir con la Normativa del modo más preciso, ágil y eficiente que sea
posible. Dicho de otro modo, no puede atribuirse intencionalidad de incumplimiento, ni
negligencia en el cumplimiento a quien entendía que no hacía otra cosa sino cumplir
con la Normativa.

Atribuir a la Compañía cualquier grado de intencionalidad o negligencia respecto al
cumplimento de la Normativa de Protección de datos respectos a los hechos
valorados en el Procedimiento, supone ir contra la propia realidad de los hechos:

La Compañía ha de verificar que el candidato no tiene antecedentes penales. Hacerlo
una vez completado el proceso de selección no supone, ni mucho menos, que
solicitarlo durante el proceso sea intencional o negligente. Antes bien, hacerlo una vez
completado el proceso de selección supondrá un riesgo para el candidato, que puede
ver frustrada su expectativa de incorporación por haber superado el proceso de
selección, cuando le solicitan un certificado de antecedentes penales que, de
habérselo pedido durante el proceso, no habría provocado esa frustración.

La Compañía no solo necesita que las incorporaciones se realicen con la mayor
agilidad, sino que, en último término, conoce que esa mayor agilidad redunda en
beneficio del empleado, cuyo momento de incorporación se adelante en todo lo
posible. De ahí que se intente agilizar el proceso de solicitud de información a efectos
del modelo 145, siendo que, si su solicitud se retrasa hasta el momento mismo de
formalización contractual, va a conllevar un riesgo de retraso en la incorporación
efectiva, todo ello en perjuicio último del empleado.

En definitiva, no cabe sino reiterar que supone ir contra la propia realidad de los
hechos el atribuir a la Compañía cualquier grado de intencionalidad o negligencia
respecto al cumplimento de la Normativa de Protección de datos respectos a los
hechos valorados en el Procedimiento.

Y en este sentido, trae a colación la Sentencia, de 5 de diciembre de 2023, del
Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE), en el caso Deutsche Wohnen
(Asunto C807/21), donde se señala lo siguiente:

“68. Así pues, del tenor del artículo 83, apartado 2, del RGPD se desprende que
únicamente las infracciones de las disposiciones del Reglamento cometidas con
culpabilidad por el responsable del tratamiento, a saber, las cometidas de forma
intencionada o negligente, pueden dar lugar a que se le imponga una multa
administrativa con arreglo a dicho artículo. 69. La estructura general y la finalidad del
RGPD corroboran esta interpretación. (…) 74. Sin embargo, el legislador de la Unión
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no consideró necesario, para asegurar ese nivel elevado de protección, prever la
imposición de multas administrativas cuando no exista culpabilidad. (…) 75. En
consecuencia, procede declarar que el artículo 83 del RGPD no permite imponer una
multa administrativa por una infracción contemplada en sus apartados 4 a 6 sin que se
demuestre que dicha infracción fue cometida de forma intencionada o negligente por
el responsable del tratamiento y que, por lo tanto, la culpabilidad en la comisión de la
infracción constituye un requisito para la imposición de la multa. 76. A este respecto,
debe precisarse además, por lo que atañe a la cuestión de si una infracción se ha
cometido de forma intencionada o negligente y, por ello, puede sancionarse con una
multa administrativa con arreglo al artículo 83 del RGPD, que un responsable del
tratamiento puede ser sancionado por un comportamiento comprendido en el ámbito
de aplicación del RGPD cuando no podía ignorar el carácter infractor de su conducta,
tuviera o no conciencia de infringir las disposiciones del RGPD.”

Atendiendo a lo que establece el TJUE y poniéndolo en relación con los hechos objeto
del expediente, ¿puede afirmarse que la Compañía “no podía ignorar el carácter
infractor de su conducta” y, en consecuencia, establecer que ha cometido una
infracción de forma intencionada o negligente? De ningún modo y bajo ninguna
circunstancia, porque la Compañía actuó, en todo caso momento, bajo la
consideración de buena fe de que estaba recabando datos para el cumplimiento de
una Normativa, sea la propia que aplica a la solicitud del certificado de antecedentes
penales, sea la propia que aplica a la cumplimentación del modelo 145. o “c) cualquier
medida tomada por el responsable o encargado del tratamiento para paliar los daños y
perjuicios sufridos por los interesados”.

La obtención de los datos de certificado de antecedentes penales y aquellos
necesarios para el modelo 145 no se hacía, en absoluto, en perjuicio del interesado,
sino más bien todo lo contrario. Y ello por cuanto la aportación temprana de la
información permitía, por un lado, verificar que el candidato cumplía los requisitos
legales del puesto y, por tanto, evitarle las molestias de progresar en un proceso de
selección en el que no podría tener éxito si no los cumplía.

Y, por otro lado, genera eficiencias y agilizar el proceso de incorporación del trabajador
seleccionado, lo que no solo redunda en beneficio de la Compañía, sino también del
candidato que adelanta su fecha de incorporación.

En este sentido, se ha revisado y modificado el “PROCESO DE SELECCIÓN EN
CENTROS LOGÍSTICOS EN ESPAÑA”, cuya última versión se remite adjunta como
DOCUMENTO 2, adjuntándose también como DOCUMENTO 3 la Ficha de selección
que deben cumplimentar los candidatos y que se cita en dicho Proceso.

El propio documento con el Proceso como la citada Ficha fueron debidamente
distribuidos el 4 de enero del año en curso, mediante el mensaje que se acompaña
como DOCUMENTO 4. Como se puede apreciar en el cuerpo del mensaje, la revisión
del Proceso y la generación de la nueva versión tuvo causa en la identificación de
espacios de mejora en el propio Proceso desde la perspectiva de Protección de datos.

Es decir, la revisión no vino motivada por incumplimientos de la Normativa de
Protección de datos, sino por la detección de opciones para un mejor cumplimiento de
dicha Normativa. Respecto al Proceso, cabe destacar que:
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Cuando acude a la dinámica de Grupo, el candidato solo habrá de aportar su CV y
llevar consigo su DNI para identificación en el acceso. Se aporta el certificado de
antecedentes penales negativo y la vida laboral una vez firmado el contrato laboral.

En caso de certificado de antecedentes penales positivo, el candidato no tendrá que
enviarlo, sino indicarlo para que se le ponga en contacto con un verificador externo,
que le contactará por videollamada para que le muestre el certificado, y que así dicho
verificador comunique a la Compañía si el candidato es apto o no apto conforme al
procedimiento de idoneidad relativo a seguridad aérea.

La propia comunicación al candidato sobre la intervención del verificador externo
(Serviguide) incluye una cláusula de Protección de datos.

“e) toda infracción anterior cometida por el responsable o el encargado del
tratamiento”.

La Compañía no ha sido sancionado previamente, en ningún momento y por ninguna
causa, por la Agencia Española de Protección de Datos.

“f) el grado de cooperación con la autoridad de control con el fin de poner remedio a la
infracción y mitigar los posibles efectos adversos de la infracción”.

La Compañía ha actuado de forma diligente, ágil y completamente transparente con
relación a todas las actuaciones relacionadas con el Expediente en que se inscribe el
presente Escrito de Alegaciones.

En modo alguno la Compañía ha intentado eludir, tergiversar o dilatar en el tiempo las
actuaciones. Todo lo contrario, se ha respondido y aportado toda la información y
documentación, como manifestación de una constante voluntad de cooperación.

“g) las categorías de los datos de carácter personal afectados por la infracción”.

La tipología de datos solicitada por la Compañía no respondía sino a la necesidad
derivada del cumplimiento de una Normativa. Por tanto, dicha tipología de datos no
puede aplicarse en perjuicio de dicha Compañía, porque responde a una obligación,
no a una decisión propia y unilateral.

“k) cualquier otro factor agravante o atenuante aplicable a las circunstancias del caso,
como los beneficios financieros obtenidos o las pérdidas evitadas, directa o
indirectamente, a través de la infracción.”

No hay beneficio económico alguno para la Compañía por la dinámica que estaba
establecida al momento de los hechos que son objeto del Expediente. El beneficio era
para el candidato, que se ve beneficiado de procesos de incorporación más ágiles y
eficientes, y, sobre todo, que evitan incorporaciones fallidas, derivadas del hecho de
que se ponga de manifiesto que el candidato seleccionado y que inicia el proceso de
incorporación no reúne los requisitos requeridos por la Normativa aplicable.

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Además, hay que señalar, de nuevo respecto de los hechos que son objeto del
Expediente, que la necesidad de mayor eficiencia en el desarrollo respondía a las
circunstancias específicas del momento en que se producen tales hechos:

La convocatoria de entrevista se realiza con una antelación de apenas un día, lo que
da muestra ya de que responde a necesidades imperativas y acuciantes. Además, el
proceso de selección se realiza en periodo estival, que es un periodo donde aumentan
sensiblemente las necesidades de incorporación de personal en la Plataforma
logística por la propia dinámica de ese periodo, cuando gran parte de la plantilla ya
contratada está o va a estar en periodo vacacional. Esto unido a la alta rotación de
personal inherente a la propia dinámica del sector logístico.

Cuarta. - Considera que la aplicación de la agravante por parte de esta Agencia del
artículo 83.2.k, del RGPD en relación con el artículo 76.2.b, de la LOPDGDD). No
resulta aplicable dado que su objeto social y actividad empresarial no tiene ninguna
vinculación, evidente o no, con el tratamiento de datos personales de clientes o
terceras personas, por cuanto ese objeto social y actividad principal está vinculado a la
gestión de mercancías.

Los tratamientos de datos personales que pueda realizar la Compañía como
vinculados a su actividad son, si no de manera única sí de manera principal, los
relativos a los datos personales de sus empleados, de los candidatos a un puesto de
trabajo en la Entidad y los datos de contacto y en su caso los relativos a la función o
puesto desempeñado de las personas físicas que presten servicios en una persona
jurídica con la que tenga algún vínculo como cliente, proveedor o colaborador.

Por otra parte, manifiesta, los atenuantes, existentes y acreditables, que hubiera
cabido aplicar son los siguientes:

Con relación a los factores que recoge el Artículo 83.2 del RGPD cuando señala que
“Al decidir la imposición de una multa administrativa y su cuantía en cada caso
individual se tendrá debidamente en cuenta:”

1. “b) la intencionalidad o negligencia en la infracción;” No puede existir
intencionalidad o negligencia en tratamientos que derivan de un cumplimiento
Normativo, tanto con relación al certificado de antecedentes penales, con relación a la
información necesaria para el modelo 145.

2. “c) cualquier medida tomada por el responsable o encargado del tratamiento para
paliar los daños y perjuicios sufridos por los interesados;” Como se ha indicado
anteriormente en este Escrito de Alegaciones, se han mejorado los procesos con
relación a ambos aspectos a los que se refiere el Procedimiento sancionador. Se debe
señalar que el cambio no viene motivado por la existencia de un posible
incumplimiento, sino como acción de mejora del proceso a la vista del Expediente en
el que se inscribe este Escrito. Ahora bien, se ha de señalar que esa mejora, aun con
ese origen, puede resultar perjudicial o molesta para el candidato a incorporarse a un
puesto de trabajo, pero es una cuestión que resulta inevitable para la Compañía si
quiere adaptarse al espacio de mejora en sus procesos que parece proponer la
Agencia Española de Protección de Datos. En concreto: El certificado de
antecedentes penales no se solicita hasta el proceso de incorporación del candidato
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seleccionado y se realiza la firma del contrato de trabajo. La información para
cumplimentar el modelo 145 no se exige durante el proceso de selección, sino de
manera voluntaria una vez que se ha firmado el contrato de trabajo.

3. “e) toda infracción anterior cometida por el responsable o el encargado del
tratamiento;” La Compañía no ha sido sancionado previamente, en ningún momento y
por ninguna causa, por la Agencia Española de Protección de Datos.

4. “f) el grado de cooperación con la autoridad de control con el fin de poner remedio
a la infracción y mitigar los posibles efectos adversos de la infracción;” La Compañía
ha actuado de forma diligente, ágil y completamente transparente con relación a todas
las actuaciones relacionadas con el Expediente en que se inscribe el presente Escrito
de Alegaciones. En modo alguno la Compañía ha intentado eludir, tergiversar o dilatar
en el tiempo las actuaciones. Todo lo contrario, se ha respondido y aportado toda la
información y documentación, como manifestación de una constante voluntad de
cooperación.

Con relación a los factores que recoge el Artículo 76.2 de la LOPD cuando señala que
“De acuerdo a lo previsto en el artículo 83.2.k) del Reglamento (UE) 2016/679 también
podrán tenerse en cuenta:”

1. “b) La vinculación de la actividad del infractor con la realización de tratamientos de
datos personales.” Como se ha indicado, la actividad principal de la Compañía se
vincula a la gestión de mercancías, por lo que no tiene clientes que sean personas
físicas, no gestiona mercancías para personas físicas, no realiza actividad comercial
dirigida a personas físicas, no tiene proveedores que sean personas físicas que no
sean empresarios individuales o profesionales liberales. Es decir, los tratamientos de
datos personales que pueda realizar la Compañía como vinculados a su actividad son,
si no de manera única sí de manera principal, los relativos a los datos personales de
sus empleados, de los candidatos a un puesto de trabajo en la Entidad y los datos de
contacto y en su caso los relativos a la función o puesto desempeñado de las
personas físicas que presten servicios en una persona jurídica con la que tenga algún
vínculo como cliente, proveedor o colaborador.

2. “c) Los beneficios obtenidos como consecuencia de la comisión de la infracción.” No
hay beneficio económico alguno para la Compañía por la dinámica que estaba
establecida al momento de los hechos que son objeto del Expediente. El beneficio era
únicamente para el candidato, que se ve beneficiado de procesos de incorporación
más ágiles y eficientes, y, sobre todo, que evitan incorporaciones fallidas derivadas del
hecho de que se ponga de manifiesto que el candidato seleccionado y que inicia el
proceso de incorporación no reúne los requisitos requeridos por la Normativa
aplicable. Además, hay que señalar, de nuevo respecto de los hechos que son objeto
del Expediente, que la necesidad de mayor eficiencia en el desarrollo respondía a las
circunstancias específicas del momento en que se producen tales hechos: La
convocatoria de entrevista se realiza con una antelación de apenas un día, lo que da
muestra ya de que responde a necesidades imperativas y acuciantes. Además, el
proceso de selección se realiza en periodo estival, que es un periodo donde aumentan
sensiblemente las necesidades de incorporación de personal en la Plataforma
logística por la propia dinámica de ese periodo, cuando gran parte de la plantilla ya

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contratada está o va a estar en periodo vacacional. Esto unido a la alta rotación de
personal inherente a la propia dinámica del sector logístico.

Para finalizar, se debe señalar que, en la actualidad, lo que se solicita dentro del
proceso de selección es:

Solo se solicita, tal y como se aprecia en el Ejemplo de email enviado a candidatos
convocándoles a la entrevista que se aporta como DOCUMENTO 5. “Curriculum
Vitae”, para poder conocer el conjunto de estudios, habilidades, competencias,
méritos, premios y experiencia laboral del candidato, si bien limitado a la formación,
experiencia profesional y los datos estrictamente relevantes para el puesto o puestos
a los que puede optar. “DNI o documento original que acredite tu identidad”, por
cuestiones de identificación y seguridad en el acceso a instalaciones de
PLATAFORMA LOGÍSTICA.

Por todo lo anterior, mediante las presentes Alegaciones, vengo a SOLICITAR que se
tenga por presentado este escrito y por formuladas las anteriores Alegaciones en el
Expediente de referencia, y previos los trámites oportunos, en su día se dicte
Resolución por la que estime la inexistencia de infracción alguna imputable a la
Compañía, S.A. con relación a los hechos descritos y la normativa señalada,
procediendo al archivo de las actuaciones”.

SÉPTIMO: Notificada la propuesta de resolución, el día 12 de febrero de 2025, la parte
reclamada solicitó ampliación del plazo que le fue concedido y presentó escrito de
alegaciones el día 6 de marzo de 2025 en el que, en síntesis, se aduce que se reitera
en las alegaciones previamente presentadas.

Primera.- Sobre las actuaciones de revisión y actualización llevadas a cabo por
PLATAFORMA CABANILLAS a consecuencia del Procedimiento.

Plataforma Cabanillas, muestra su total disconformidad con la interpretación que hace
el Instructor de las actuaciones de actualización de la Compañía y de las
consecuencias que extrae de las mismas, señala que resulta incomprensible que se
atribuya un incumplimiento por el hecho de actualizar procedimientos y procesos
cuando dicha revisión no vino motivada por incumplimientos de la Normativa de
Protección de datos, sino por la detección de opciones para un mejor cumplimiento de
dicha Normativa única y exclusivamente.

Entienden que no puede aceptarse sin contrargumentarse que el Instructor atribuye el
cambio en los procedimientos y proceso a un reconocimiento de un incumplimiento,
cuando la Compañía ha declarado expresamente en sus alegaciones previas que se
trataba de una actualización.

Manifiesta PLATAFORMA CABANILLAS que, en ningún momento, en medida alguna y
ni de forma explícita o implícita ha reconocido ningún incumplimiento por los hechos
que se le atribuyen en el Procedimiento de referencia. Antes bien, ha demostrado, de
manera clara, tangible e irrebatible, que su actuación fue correcta en todo momento,
tratando siempre de buscar el equilibrio y la capacidad para acreditar que está
cumpliendo con todas las normativas aplicables.

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Segunda.- Sobre la adopción de medidas anunciada por esta Agencia.

Afirma PLATAFORMA CABANILLAS que no se entiende el motivo por el que se
advierte de la posible exigencia de medidas correctoras que establecen una operativa
que es exactamente la misma que se está siguiendo ya, tras la actualización de
procedimientos y procesos señalada.

Tercera.- Sobre la interpretación de la normativa de protección de datos en relación
con el cumplimiento de la normativa de seguridad aérea.

PLATAFORMA CABANILLAS, señala que el Instructor ha dejado de lado y no tienen
en cuenta en su argumentación lo siguiente:

“• APÉNDICE 6-B. GUÍA PARA EXPEDIDORES CONOCIDOS “Procedimiento de
selección de personal. (…)

El procedimiento de selección incluirá un examen de precontratación o una
verificación de antecedentes con arreglo al punto 11.1 del anexo del Reglamento de
Ejecución (UE) 2015/1998”.

• APÉNDICE 6-C. LISTA DE CONTROL DE VALIDACIÓN PARA EXPEDIDORES
CONOCIDOS, “Selección y formación del personal. (…). Objetivo: Garantizar que todo
el personal (permanente, temporal o contratado por agencias, conductores) con
acceso a la carga o el correo aéreos reconocibles ha sido sometido a un examen de
precontratación y/o una verificación de antecedentes”, incluyendo las preguntas “3.1.
Indique si existe un procedimiento de selección para todo el personal con acceso a la
carga o el correo aéreos que incluya un examen de precontratación con arreglo al
punto 11.1.4 del anexo del Reglamento de Ejecución (UE) 2015/1998.” Y

“3.2. Indique si dicho procedimiento de selección engloba una verificación de
antecedentes, incluida una verificación de los antecedentes penales, con arreglo al
punto 11.1.3 del anexo del Reglamento de Ejecución (UE) 2015/1998”.

¿Por qué en la Propuesta de Resolución no se tiene en cuenta que la citada normativa
se refiere a “precontratación” y no a contratación?

¿Por qué no tiene en cuenta que se refiere a “proceso de selección” y no de
contratación? ¿Por qué no tiene en cuenta que entidades como la Compañía son
auditadas en base a lo dispuesto en este Apéndice 6-C y si lo incumplen, por ejemplo,
porque en el proceso de contratación o en el de selección no hagan la verificación de
antecedentes, ¿pueden ser sancionadas con efectos que pueden llegar a la
paralización de su actividad o de gran parte de su actividad?

De la simple lectura e interpretación de dichos anexos aplicables a la Compañía se
extrae la necesidad de solicitar el certificado de antecedentes penales durante el
proceso de selección, tal como se estaba llevando a cabo por esta parte”.

Plataforma Cabanillas, afirma que en lo que respecta al art. 11.1 (bajo el título
“Selección”) de dicho Reglamento de Ejecución, en el que se ampara esta Agencia

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para desestimar la alegación, la redacción del artículo reflejada en la resolución no es
la actual.

Indica que el texto consolidado del art. 11.1.2 es el siguiente:

“11.1.2. El personal especificado a continuación deberá haber superado una
verificación de antecedentes reforzada o normal: a) las personas seleccionadas para
efectuar inspecciones, controles de acceso o cualquier otro control de seguridad, o
para asumir la responsabilidad de ellos, en cualquier zona que no constituya una zona
restringida de seguridad;”

“Ciertamente la norma se refiere a “personas seleccionadas”, pero en tanto dichas
personas “deberán haber superado una verificación de antecedentes”, esto es, con
carácter previo a su “selección”, lo cual ya encuentra su encaje en el título del artículo,
“Selección” y por la propia lógica de la redacción, siendo lo opuesto una clara
contradicción”.

“En este caso, la actuación de la Compañía, en cuanto a solicitar los datos durante el
proceso de selección (i) era acorde con la interpretación lógica del Reglamento de
Ejecución de seguridad aérea, teniendo en cuenta la redacción tanto de su articulado
como de sus anexos y (ii) encuentra su encaje en la normativa de protección de datos.

La consideración que se refleja en la Propuesta de Resolución sobre que la aportación
del certificado de antecedentes penales no resulta necesaria durante el proceso de
selección, deja de tener en consideración normas claras, expresas y precisas, optando
por elegir solo aquellas normativas y, dentro de ellas, aquellas partes que eran útiles
para su aproximación, dejando a la Compañía en una situación doblemente indebida e
injustificada:

- Por un lado, porque puede llegar a recibir una injusta e indebida sanción en materia
de protección de datos personales.

- Por otro lado, porque le puede generar un conflicto con relación al cumplimiento de la
normativa de seguridad aérea, central para su actividad y, por tanto, con potenciales
consecuencias que van mucho más allá de las económicas.

La Propuesta de Resolución, pues, no ha entrado a analizar e interpretar esta norma
de seguridad aérea bajo el prisma de la normativa de protección de datos, limitándose
a entender que “personas seleccionadas” supone salir del ámbito del proceso de
selección”.

PLATAFORMA CABANILLAS entiende que los datos personales se pueden recoger
durante todo el proceso de selección, porque la normativa de seguridad aérea le
habilita a ello.

En consecuencia, manifiesta que se tenga en cuenta lo dispuesto en la normativa de
seguridad aérea expuesta, que habilita claramente que pudiera solicitar el certificado
de antecedentes penales como lo venía haciendo y que, por tanto, no hay motivo para
sanción alguna con relación al tratamiento de datos personales derivado y que cuenta

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con la base de legitimación como es el hecho de ser un tratamiento exigido por la
Normativa europea.

Cuarta.- Sobre la inexistencia de negligencia o intencionalidad.

Plataforma Cabanillas tiene como objeto social el de "Almacenamiento, transporte y
distribución de todo tipo de mercancías. Prestación de servicios logísticos. Prestación
de servicios de comercio exterior, importación, exportación y despacho aduanero".

“Por tanto, la actividad principal de la Compañía no es el tratamiento de datos
personales, si bien, obviamente, ha de tratar los de los miembros de su personal.
Decir que es “una empresa que realiza tratamientos de datos personales de manera
sistemática y continua” cuando el tratamiento principal de datos personales es el
mismo que realiza cualquier empresa, de cualquier sector o tamaño, respecto a su
personal, supone situar a la Compañía en una situación de total indefensión, puesto
que se trata de una exigencia de máximos: cualquier empresa, por el hecho de tener
empleados, ya se sitúa en el máximo nivel de exigencia y diligencia en el cumplimiento
de la normativa de protección de datos.

Pero es que, además, la Compañía jamás ha pretendido, ni por acción ni por omisión,
ir más allá de lo requerido por la normativa, en tanto:

- Al respecto de los antecedentes penales: Si se solicitaba el certificado de
antecedentes penales es porque hay una normativa que se lo exige.

- Al respecto de los datos personales a efectos del Modelo 145: Si se solicitaba la
información para el Modelo 145 es por cuestiones de agilidad, eficacia y eficiencia.

Dejar de conocer o negarse a reconocer que la dinámica de captación de datos a tal
fin se puede ver condiciones por factores específicos de un sector y de un tipo de
actividad es una actuación que no defiende los derechos de los interesados, sino que
únicamente pretende alcanzar un resultado sancionador sin valorar las circunstancias
del caso concreto.

Es de todos conocido que el sector logístico se caracteriza, entre otras cosas, por una
alta rotación de personal, por una alta demanda de nuevo personal en determinadas
situaciones y épocas y, aún más en la posición que ocupa la Compañía en la cadena
logística, por una presión productiva que, en absoluto, prescinde del cumplimiento de
la normativa de protección de datos, pero que sí que adecúa su cumplimiento a sus
propias dinámicas, sin que ello deba llevar a automáticas e injustificadas atribuciones
de incumplimientos.

Por tanto, no cabe sino afirmar que jamás y en medida alguna ha habido negligencia
por parte de la Compañía en el cumplimiento de la normativa.

Afirmar lo contrario es objetivamente incorrecto”.

Quinta.- Sobre la determinación de la cuantía de la sanción.

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Por tanto, se considera que, en el hipotético caso de que finalmente fuera impuesta
una multa administrativa indebida e injusta, la cuantía de la misma se debe reducir
sensiblemente si se quiere que responda a algún criterio justo, explícito, objetivo y
contrastable.

Sexta.- Sobre la aplicación del apercibimiento.

“En el hipotético caso de concluirse que hubo hechos sancionables, aun reiterando
que se considera que no hay causa para ello, se debe indicar que el apercibimiento
que se solicita, además de por cumplirse los requisitos a tal fin como se reflejó en las
Alegaciones al Acuerdo de Inicio, no es solo una medida debida, sino una medida
coherente y de sentido en común teniendo en cuenta que la Compañía:

- Nunca fue negligente cuando lo único que hacía era cumplir con la normativa que le
requería verificar los antecedentes penales durante el proceso de selección, como es
el caso de la normativa de seguridad aérea.

- Siempre procuró que los procesos de incorporación de nuevos empleados fueran lo
más ágiles posibles, en un sector con una gran rotación y con una necesidad de cubrir
vacantes de empleo en tiempo récord.

- En todo momento ha sido clara y transparente con la Autoridad de control, lo cual sin
duda es su obligación, pero desde luego no se pueda aceptar que la actitud positiva,
favorable, abierta y colaboradora de la Compañía sea utilizada para atribuirle
inexistentes negligencias, reconocimientos de responsabilidad o actuaciones
maliciosas.

- Ha actualizado sus procesos de forma proactiva, sin esperar siquiera al resultado del
Procedimiento sancionador, lo que hace que no solo innecesaria ninguna medida
correctora, sino que además pone de manifiesto una voluntad firme de y encontrar el
equilibrio en cuanto al cumplimiento de otras normativas, que debería ser tenida en
cuenta por el Órgano sancionador.

Solicita que se dicte resolución por la que estime la inexistencia de infracción alguna
imputable a Plataforma Cabanillas con relación a los hechos descritos y la normativa
señalada, procediendo al archivo de las actuaciones”.

De las actuaciones practicadas en el presente procedimiento y de la documentación
obrante en el expediente, han quedado acreditados los siguientes:

HECHOS PROBADOS

PRIMERO. – En fecha 5 de julio de 2023, Plataforma Cabanillas envió correo
electrónico a la parte reclamante, en el cual se indica lo siguiente:

“De: Recursos Humanos Plataforma Cabanillas P&B.
Para: Recursos Humanos Plataforma Cabanillas P&B
Fecha: 5 de julio de 2023 a las 18:17
Asunto: Entrevista grupal 06/07 – 17:00

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(…).

Deberás traer contigo la siguiente documentación:

- (…)
- (…)
- (…)
- (…)
- (…)
Un saludo,”

Dicho hecho se acredita por la captura del correo aportado en su escrito por la parte
reclamante.

SEGUNDO. – Consta en el expediente que, durante el proceso de selección, la parte
reclamada recabó de los participantes datos personales como el estado civil y número
de hijos a efectos de cumplimentar el modelo 145.

Dicho hecho ha sido confirmado por la parte reclamada en la contestación a los
requerimientos realizadas por esta autoridad durante el transcurso de las actuaciones
de investigación:

“La obtención de los datos de certificado de antecedentes penales y aquellos
necesarios para el modelo 145 no se hacía, en absoluto, en perjuicio del interesado,
sino más bien todo lo contrario. Y ello por cuanto la aportación temprana de la
información permitía, por un lado, verificar que el candidato cumplía los requisitos
legales del puesto y, por tanto, evitarle las molestias de progresar en un proceso de
selección en el que no podría tener éxito si no los cumplía. “

TERCERO: Queda acreditado que en el apéndice 6-B del Reglamento de Ejecución
(UE) 2015/1998 de la comisión de 5 de noviembre de 2015 por el que se establecen
medidas detalladas para la aplicación de las normas básicas comunes de seguridad
aérea, relativo al procedimiento de selección del personal dispone:

El procedimiento de selección incluirá un examen de precontratación o una
verificación de antecedentes con arreglo al punto 11.1 del anexo del Reglamento de
Ejecución (UE) 2015/1998. La visita de validación in situ consistirá en una entrevista
con el encargado o con la persona responsable de la selección del personal. Dicho
encargado habrá de presentar pruebas documentales (por ejemplo, formularios en
blanco) que acrediten los procedimientos de la compañía. Este procedimiento de
selección se aplicará al personal contratado a partir del 29 de abril de 2010.

Queda igualmente acreditado que en el el citado punto 11.1 del anexo del Reglamento
de Ejecución (UE) 2015/1998 dispone lo siguiente (el subrayado es nuestro):

“Las personas seleccionadas para efectuar inspecciones, controles de acceso o
cualquier otro control de seguridad, o para asumir la responsabilidad de los mismos,
en una zona restringida de seguridad tendrán que haber superado previamente una
verificación de antecedentes.

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Las personas seleccionadas para efectuar inspecciones, controles de acceso o
cualquier otro control de seguridad, o para asumir la responsabilidad de los mismos,
en cualquier zona que no constituya una zona restringida de seguridad tendrán que
haber superado previamente una verificación de antecedentes o un examen de
precontratación. Salvo que el presente Reglamento especifique lo contrario, la
autoridad competente determinará si es necesario superar previamente una
verificación de antecedentes o un examen de precontratación con arreglo a las
normas nacionales aplicables.”

CUARTO. - Plataforma Cabanillas, en sus alegaciones a esta Agencia de fecha 10 de
junio de 2024, manifiesta que ha revisado y modificado el “Proceso de selección en
centros logísticos en España”, y la Ficha de selección, y en la actualidad es el
siguiente:

“Respecto al Proceso, cabe destacar que:
- Cuando acude a la dinámica de Grupo el candidato solo habrá de aporta su CV
y llevar consigo su DNI para identificación en el acceso.
- Se aporta el certificado de antecedentes penales negativo y la vida laboral una
vez firmado el contrato laboral.
- En caso de certificado de antecedentes penales positivo, el candidato no
tendrá que enviarlo, sino indicarlo para que se le ponga en contacto con un
verificador externo, que le contactará con videollamada para que le muestre el
certificado, y que así dicho verificador comunique a la Compañía si el
candidato es apto o no apto conforme al procedimiento de idoneidad relativo a
seguridad aérea. La propia comunicación al candidato sobre la intervención del
verificador externo (Serviguide) incluye una cláusula de Protección de datos”.

FUNDAMENTOS DE DERECHO

I
Competencia

De acuerdo con los poderes que el artículo 58.2 del Reglamento (UE) 2016/679
(Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD), otorga a cada
autoridad de control con lo establecido en los artículos 47, 48.1 y 64.3 de la Ley
Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de
los derechos digitales (en adelante, LOPDGDD), es competente para resolver este
procedimiento la Presidencia de la Agencia Española de Protección de Datos.

Asimismo, el artículo 63.2 de la LOPDGDD determina que: "Los procedimientos
tramitados por la Agencia Española de Protección de Datos se regirán por lo dispuesto
en el Reglamento (UE) 2016/679, en la presente ley orgánica, por las disposiciones
reglamentarias dictadas en su desarrollo y, en cuanto no las contradigan, con carácter
subsidiario, por las normas generales sobre los procedimientos administrativos."

II
Cuestiones Previas

El artículo 4 del RGPD, bajo la rúbrica “Definiciones”, dispone lo siguiente:
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“1) «datos personales»: toda información sobre una persona física identificada o
identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona
cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante
un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de
localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad
física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona;

2) «tratamiento»: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre
datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos
automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración,
conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización,
comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de
acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción;

7) «responsable del tratamiento» o «responsable»: la persona física o jurídica,
autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los
fines y medios del tratamiento; si el Derecho de la Unión o de los Estados miembros
determina los fines y medios del tratamiento, el responsable del tratamiento o los
criterios específicos para su nombramiento podrá establecerlos el Derecho de la Unión
o de los Estados miembros;

Plataforma Cabanillas es una plataforma de logística. Para el desarrollo de su
actividad trata datos de carácter personal: antecedentes penales, vida laboral etc. en
su condición de responsable del tratamiento, dado que es quien determina los fines y
medios de tal actividad, en virtud del citado artículo 4.7 del RGPD.

III
Contestación a las alegaciones al Acuerdo de Inicio

En respuesta a las alegaciones presentadas por la entidad reclamada se debe señalar
lo siguiente:

Primera. - Respecto a que la solicitud por parte de la parte reclamada el certificado de
penales al candidato seleccionado podría causarle a este una situación frustrante e
incómoda, por la cancelación de una expectativa de contratación y añade que no se le
puede atribuir fines discriminatorios, por solicitar dicho certificado.

Respecto a dicha afirmación, de que no se ha podido advertir al candidato hasta el
momento de la contratación hay que señalar que basta para que en las bases de la
convocatoria de la entrevista o en el mismo correo electrónico se indique la exigencia
de dicho requisito para poder ser seleccionado. De esta forma, no puede crearse la
aludida expectativa de contratación si no se dispone de tal documento. Por tanto, no
resulta necesaria la aportación de tales documentos durante el proceso de selección,
sin que en ningún caso dicha exigencia genere una situación frustrante o incómoda
por el participante, dado que el mismo conocería los requisitos y documentación
necesaria en caso de ser seleccionado. De hecho, el cambio en el procedimiento que
realizó la parte reclamada manifestaría su disconformidad con la normativa que ella
misma alega.

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Asimismo, añade que no se puede atribuir a la parte reclamada fines discriminatorios,
dado que está recogido en la Normativa.

Pues bien, la norma de rango legal que cita la parte reclamada no prevé la posibilidad
de que el empleador solicite estos antecedentes en una entrevista, sino en un
momento posterior cuando los candidatos ya han sido seleccionados.

Segunda. – En relación con pedir datos personales de los candidatos a un puesto de
trabajo, a efectos del modelo 145.

La parte reclamada, señala que se solicitaba la información para el Modelo 145
durante el proceso de selección entendiendo, de buena fe, que así se mejoraba la
agilidad, eficiencia y eficacia del proceso, siempre bajo la premisa ineludible de que
esa información no se iba a tratar para ningún otro fin, como pudiera ser la calificación
y valoración del candidato.

El modelo 145, con carácter general, el trabajador debe cumplimentar este documento
al inicio de la relación laboral con su empleador o antes del primer día de cada año
natural Es decir dicha comunicación de datos se debe realizar una vez que la persona
ya está contratada, lo que no ocurre en el presente caso en el que se solicitaba
durante el proceso de selección.

Por otro lado, cuesta entender la citada eficiencia alegada por la parte reclamada, por
cuanto dicha exigencia obligaba a recabar los datos de todos los participantes a la
entrevista, mientras que si solo se recabase al inicio de la relación laboral, únicamente
se exigiría al candidato o candidatos seleccionados.

Tercera. – Señala la parte reclamada que en ningún caso podría ser la de una sanción
económica, sino que, en todo caso, habría de ser un apercibimiento.

Indica que habría que tenerse en cuenta los siguientes criterios establecidos en el
artículo 83.2 del Reglamento General de Protección de Datos:

La parte reclamada, vuelve hacer mención de que la solicitud de información en el
contexto del proceso de selección en que participaba el reclamante trae causa en las
obligaciones legales aplicables a la parte reclamada.

b) Por otra parte, la parte reclamada señala que no puede atribuirse intencionalidad de
incumplimiento, ni negligencia en el cumplimiento a quien entendía que no hacía otra
cosa sino cumplir con la Normativa.

La negligencia apreciada en la comisión de la infracción, teniendo en cuenta que los
requisitos exigidos por la entidad reclamada a los candidatos van más allá de lo
requerido por la normativa reguladora.

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Esta circunstancia, además de las significadas en el apartado anterior, ponen de
manifiesto la actuación negligente de Plataforma Cabanillas. A este respecto, se tiene
en cuenta lo declarado en Sentencia de la Audiencia Nacional de 17/10/2007 (rec.
63/2006) que, partiendo de que se trata de entidades cuya actividad lleva aparejado en
continuo tratamiento de datos, indica que “…el Tribunal Supremo viene entendiendo
que existe imprudencia siempre que se desatiende un deber legal de cuidado, es
decir, cuando el infractor no se comporta con la diligencia exigible. Y en la valoración
del grado de diligencia ha de ponderarse especialmente la profesionalidad o no del
sujeto, y no cabe duda de que, en el caso ahora examinado, cuando la actividad de la
recurrente es de constante y abundante manejo de datos de carácter personal ha de
insistirse en el rigor y el exquisito cuidado por ajustarse a las prevenciones legales al
respecto”.

En el presente caso, la negligencia grave se manifiesta en el hecho de que, tal y como
queda acreditado por las alegaciones presentadas, la parte reclamada conocía la
normativa aplicable respecto a la documentación solicitada, de la que no se
desprendía de forma taxativa ni la exigencia como única posibilidad de un certificado
de antecedentes penales ni que dicho certificado fuera en el momento procedimental
en el que estaba siéndolo, en la entrevista y con carácter previo a que fueran
seleccionados, y a pesar de ello, procedió a exigir la documentación a los candidatos.

Se trata de una empresa que realiza tratamientos de datos personales de manera
sistemática y continua y que debe extremar el cuidado en el cumplimiento de sus
obligaciones en materia de protección de datos.

Asimismo, señala el apartado c) del artículo 83.2 del RGPD. “cualquier medida
tomada por el responsable o encargado del tratamiento para paliar los daños y
perjuicios sufridos por los interesados”

En este sentido, señala que han modificado el proceso de selección y que actualmente
se exige el certificado de antecedentes penales negativo y la vida laboral una vez
firmado el contrato laboral, pero hay que señalar que entra en el cumplimiento de sus
obligaciones legales el no haber exigido el certificado de antecedentes y el de la vida
laboral a los candidatos que no habían sido seleccionados. La adopción de esta
modificación en cuanto a la forma de proceder demuestra, en sí misma, que existía
una opción menos invasiva en el derecho fundamental a la protección de datos de los
afectados y que la actuación previa representaba un incumplimiento del principio de
minimización en el tratamiento de datos personales dispuesto en el RGPD.

Indica igualmente el apartado e) del artículo 83.2 del RGPD, señalando que la
reclamada no ha sido sancionada previamente, en ningún momento y por ninguna
causa, por esta Agencia. Cabe señalar que la inexistencia de infracciones previas no
minimiza el hecho de que, en el caso analizado en el presente procedimiento, dicha
infracción sí se haya producido y que la misma tenga un impacto significativo por
cuanto deriva del procedimiento de selección aplicado por la reclamada.

Por otro lado, en cuanto a la consideración de la previsión del artículo 83.2.e) del
RGPD como atenuante, la Sentencia de la Audiencia Nacional, de 5 de mayo de 2021,
rec. 1437/2020, indica que “Considera, por otro lado, que debe apreciarse como
atenuante la no comisión de una infracción anterior. Pues bien, el artículo 83.2 del
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RGPD establece que debe tenerse en cuenta para la imposición de la multa
administrativa, entre otras, la circunstancia "e) toda infracción anterior cometida por el
responsable o el encargado del tratamiento". Se trata de una circunstancia agravante,
el hecho de que no concurra el presupuesto para su aplicación conlleva que no pueda
ser tomada en consideración, pero no implica ni permite, como pretende la actora, su
aplicación como atenuante”.

Manifiesta que la reclamada ha respondido y aportado toda la información y
documentación a esta Agencia.

La parte reclamada en sus manifestaciones realizadas en descargo de su
responsabilidad considera que concurre la mencionada circunstancia. Sin embargo,
ello no puede considerarse como cooperación voluntaria que busque activamente
mitigar el impacto de la infracción, sino que se enmarca dentro de su obligación legal
de responder a los requerimientos de la autoridad de control.

Según el RGPD, los responsables del tratamiento están obligados a cumplir con las
solicitudes de información y a proporcionar la documentación requerida por las
autoridades de control. Esta obligación es parte inherente de su responsabilidad y no
constituye, en sí misma, una colaboración para remediar o mitigar los efectos de una
infracción.

Hace referencia igualmente al apartado “g) las categorías de los datos de carácter
personal afectados por la infracción”

Pues bien, se recopilan y tratan datos de carácter personal relativos a las condenas e
infracciones penales, categoría especialmente merecedora de garantías.

Hace referencia también la parte reclamada al artículo 83.2.k) del RGPD que se refiere
a “cualquier otro factor agravante o atenuante aplicable a las circunstancias del caso,
como los beneficios financieros obtenidos o las pérdidas evitadas, directa o
indirectamente, a través de la infracción.”

Señala que no ha obtenido beneficio económico alguno que el beneficio era para el
candidato, que se ve beneficiado de procesos de incorporación más agiles y eficientes.

A tal respecto, conviene mencionar que la citada disposición señala como factor que
puede tenerse en cuenta en la graduación de la sanción los “beneficios” obtenidos,
pero no la “ausencia” de éstos, que es lo que la parte reclamada alega.

Además, conforme al artículo 83.1 del RGPD la imposición de las sanciones de multa
está presidida por los siguientes principios: deberán estar individualizadas para cada
caso particular, ser efectivas, proporcionadas y disuasorias. La admisión de que opere
como una atenuante la ausencia de beneficios es contraria al espíritu del artículo 83.1
del RGPD y a los principios por los que se rige la determinación del importe de la
sanción de multa. Si a raíz de la comisión de una infracción del RGPD se califica como
atenuante que no han existido beneficios, se anula en parte la finalidad disuasoria que
se cumple a través de la sanción. Aceptar la tesis de la parte reclamada en un
supuesto como el que nos ocupa supondría introducir una rebaja artificial en la sanción
que verdaderamente procede imponerse que puede llevar a entender que infringir la

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norma sin obtener beneficios, financieros o del tipo que fuere, no le producirá un efecto
negativo proporcional a la gravedad del hecho infractor.

La Sala de lo Contencioso Administrativo de la Audiencia Nacional ha advertido que, el
hecho de que en un supuesto concreto no estén presentes todos los elementos que
integran una circunstancia modificativa de la responsabilidad que, por su naturaleza,
tiene carácter agravante, no puede llevar a concluir que tal circunstancia es aplicable
en calidad de atenuante. El pronunciamiento que hace la Audiencia Nacional en su
SAN de 5 de mayo de 2021 (Rec. 1437/2020) -por más que esa resolución verse
sobre la circunstancia del apartado e) del artículo 83.2. del RGPD, la comisión de
infracciones anteriores- es extrapolable a la cuestión planteada, la pretensión de la
reclamada de que se acepte como atenuante la “ausencia” de beneficios siendo así
que tanto el RGPD como la LOPDGDD se refieren solo a “los beneficios obtenidos”.

IV
Contestación a las alegaciones a la Propuesta de Resolución

Primera.- Sobre las actuaciones de revisión y actualización llevadas a cabo por
PLATAFORMA CABANILLAS a consecuencia del Procedimiento.

Respecto a dicha afirmación, que en ningún momento, en medida alguna y ni de forma
explícita o implícita ha reconocido ningún incumplimiento por los hechos que se le
atribuyen en el Procedimiento de referencia.

En este sentido, hay que señalar tal como consta en el hecho probado cuarto, que
Plataforma Cabanillas ha revisado y modificado el “Proceso de selección en centros
logísticos en España”, y que actualmente “Respecto al Proceso, cabe destacar que:
- Cuando acude a la dinámica de Grupo el candidato solo habrá de aporta su CV
y llevar consigo su DNI para identificación en el acceso.
- Se aporta el certificado de antecedentes penales negativo y la vida laboral una
vez firmado el contrato laboral.
- En caso de certificado de antecedentes penales positivo, el candidato no
tendrá que enviarlo, sino indicarlo para que se le ponga en contacto con un
verificador externo, que le contactará con videollamada para que le muestre el
certificado, y que así dicho verificador comunique a la Compañía si el
candidato es apto o no apto conforme al procedimiento de idoneidad relativo a
seguridad aérea. La propia comunicación al candidato sobre la intervención del
verificador externo (Serviguide) incluye una cláusula de Protección de datos”.

La adopción de esta modificación en cuanto a la forma de proceder demuestra, en sí
misma, que existía una opción menos invasiva en el derecho fundamental a la
protección de datos de los afectados y que la actuación previa representaba un
incumplimiento del principio de minimización en el tratamiento de datos personales
dispuesto en el RGPD.

Siguiendo su propio razonamiento, con la adopción de estas medidas estaría
incumpliendo ahora con la normativa que según afirma le permitía solicitar un
certificado de antecedentes penales a los candidatos para un puesto de trabajo. Sin
embargo, parece que es posible mudar los procedimientos sin incumplir con dicha
normativa cumpliendo a su vez con el principio de minimización de datos. Principio que
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efectivamente se había conculcado, tal y como se han acreditado a lo largo del
procedimiento sancionador.

Segunda.- Sobre la adopción de medidas anunciada por esta Agencia.

Afirma Plataforma Cabanillas que no se entiende el motivo por el que se advierte de la
posible exigencia de medidas correctoras que establecen una operativa que es
exactamente la misma que se está siguiendo ya, tras la actualización de
procedimientos y procesos señalada.

Respecto de esta afirmación hay que señalar que Plataforma Cabanillas, en sus
alegaciones a esta Agencia de fecha 10 de junio de 2024, manifiesta que ha revisado y
modificado el “Proceso de selección en centros logísticos en España”, y la Ficha de
selección, y en la actualidad es el siguiente:

Por lo tanto, al haber modificado el proceso de selección estableciendo la no solicitud
del certificado de antecedentes penales hasta que no hayan sido contratados por la
parte reclamada y no requerir a que rellenen cuestionarios con los datos personales
que se necesitan para el modelo 145 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria
hasta que hayan sido contratados por la parte reclamada, no procedería imponer la
medida correctiva descrita en el artículo 58.2.d) del RGPD.

Tercera.- Sobre la interpretación de la normativa de protección de datos en relación
con el cumplimiento de la normativa de seguridad aérea.

Plataforma Cabanillas entiende que los datos personales se pueden recoger durante
todo el proceso de selección, porque la normativa de seguridad aérea le habilita a ello.

Como se ha venido indicando, basta para que en las bases de la convocatoria de la
entrevista o en el mismo correo electrónico se indique la exigencia de dicho requisito
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para poder ser seleccionado. De esta forma, no puede crearse la aludida expectativa
de contratación si no se dispone de tal documento. Por tanto, no resulta necesaria la
aportación de tales documentos durante el proceso de selección, sin que en ningún
caso dicha exigencia genere una situación frustrante o incómoda por el participante,
dado que el mismo conocería los requisitos y documentación necesaria en caso de ser
seleccionado.

Pues bien, la norma de rango legal que cita la parte reclamada no prevé la posibilidad
de que el empleador solicite estos antecedentes en una entrevista, en esta fase se
consideran aspirantes seleccionados y en un momento posterior cuando los
candidatos presenten la documentación y se verifique la misma se desprenderá que
reúnen todos los requisitos y han sido seleccionados.

Cuarta.- Sobre la inexistencia de negligencia o intencionalidad.

Plataforma Cabanillas sostiene que la actividad principal de la Compañía no es el
tratamiento de datos personales, si bien, obviamente, ha de tratar los de los miembros
de su personal. Señala que decir que es “una empresa que realiza tratamientos de
datos personales de manera sistemática y continua” cuando el tratamiento principal de
datos personales es el mismo que realiza cualquier empresa, de cualquier sector o
tamaño, respecto a su personal, supone situar a la Compañía en una situación de total
indefensión, puesto que se trata de una exigencia de máximos.

Por tanto, manifiesta que no cabe sino afirmar que jamás y en medida alguna ha
habido negligencia por parte de la Compañía en el cumplimiento de la normativa.

En el caso que nos ocupa, la negligencia apreciada se manifiesta en la comisión de la
infracción, teniendo en cuenta que los requisitos exigidos por la entidad reclamada a
los candidatos van más allá de lo requerido por la normativa reguladora. Y todo ello,
además de que la ignorancia de la Ley no exime de su cumplimiento. De igual forma
que indica conoce la normativa aérea y que la cumple, tiene que conocer y cumplir con
la normativa de protección de datos personales cuando realice, como responsable del
tratamiento, tratamiento de datos personales.

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desprendía de forma taxativa ni la exigencia como única posibilidad de un certificado
de antecedentes penales ni que dicho certificado fuera en el momento procedimental
en el que estaba siéndolo y, a pesar de ello, procedió a exigir la documentación a los
solicitantes.

Quinta.- Sobre la determinación de la cuantía de la sanción.

Por tanto, la parte reclamada considera que, en el hipotético caso de que finalmente
fuera impuesta una multa administrativa indebida e injusta, la cuantía de la misma se
debe reducir sensiblemente si se quiere que responda a algún criterio justo, explícito,
objetivo y contrastable.

Respecto de la anterior afirmación, el RGPD no prevé una multa mínima. Más bien, el
RGPD solo prevé importes máximos en el artículo 83, apartados 4 a 6, del RGPD, en
el que se agrupan varios tipos de conducta diferentes. En última instancia, una multa
solo puede calcularse ponderando todos los factores expresamente identificados en el
artículo 83, apartado 2, letras a) a j), del RGPD, pertinentes para el caso y cualquier
otro elemento pertinente, incluso si no se enumeran explícitamente en dichas
disposiciones [como exige el artículo 83, apartado 2, letra k), del RGPD tener
debidamente en cuenta cualquier otro factor aplicable]. Por último, el importe final de la
multa resultante de esta evaluación debe ser efectivo, proporcionado y disuasorio en
cada caso concreto (artículo 83, apartado 1, del RGPD). Cualquier multa impuesta
debe tener suficientemente en cuenta todos estos parámetros, sin sobrepasar al
mismo tiempo el máximo legal previsto en el artículo 83, apartados 4 a 6, del RGPD.

Por otra parte, el artículo 83.5 del RGPD dispone que el importe máximo de la sanción
que se imponga será la mayor de estas dos cantidades: 20.000.000 de euros o,
tratándose de una empresa, una “cuantía equivalente al 4% como máximo del
volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior”. En ese sentido,
como se hace constar en el Hecho Cuarto de este acuerdo, la cifra de negocio de
PLATAFORMA CABANILLAS durante el ejercicio 2023 fue de 31.041.021€, y las
cuantías de las sanciones se han establecido respectivamente en 75.000 € y otra de
25.000 € por lo que ambas se considera que cumple con el principio de
proporcionalidad.

Por lo tanto, esta Agencia no puede obviar la finalidad perseguida por la norma: decidir
la cuantía de la sanción de multa administrativa en el caso individual planteado
atendiendo siempre a que la sanción sea proporcional, efectiva y disuasoria.

Sexta.- Sobre la aplicación del apercibimiento.

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En cuanto a la imposición de una advertencia, apercibimiento, o la adopción de
medidas correctivas conforme al artículo 58 del RGPD, una multa disuasoria es
aquella que tiene un efecto disuasorio genuino. A este respecto, la Sentencia del
TJUE, de 13 de junio de 2013, Versalis Spa/Comisión, C-511/11, ECLI:EU:C:2013:386,
dice: “ 94.Respecto, en primer lugar, a la referencia a la sentencia Showa
Denko/Comisión, antes citada, es preciso señalar que Versalis la interpreta
incorrectamente. En efecto, el Tribunal de Justicia, al señalar en el apartado 23 de
dicha sentencia que el factor disuasorio se valora tomando en consideración una
multitud de elementos y no sólo la situación particular de la empresa de que se trata,
se refería a los puntos 53 a 55 de las conclusiones presentadas en aquel asunto por el
Abogado General Geelhoed, que había señalado, en esencia, que el coeficiente
multiplicador de carácter disuasorio puede tener por objeto no sólo una «disuasión
general», definida como una acción para desincentivar a todas las empresas, en
general, de que cometan la infracción de que se trate, sino también una «disuasión
específica», consistente en disuadir al demandado concreto para que no vuelva a
infringir las normas en el futuro. Por lo tanto, el Tribunal de Justicia sólo confirmó, en
esa sentencia, que la Comisión no estaba obligada a limitar su valoración a los
factores relacionados únicamente con la situación particular de la empresa en
cuestión.” “102. Según reiterada jurisprudencia, el objetivo del factor multiplicador
disuasorio y de la consideración, en este contexto, del tamaño y de los recursos
globales de la empresa en cuestión reside en el impacto deseado sobre la citada
empresa, ya que la sanción no debe ser insignificante, especialmente en relación con
la capacidad financiera de la empresa (en este sentido, véanse, en particular, la
sentencia de 17 de junio de 2010, Lafarge/Comisión, C-413/08 P, Rec. p. I-5361,
apartado 104, y el auto de 7 de febrero de 2012, Total y Elf Aquitaine/Comisión, C-
421/11 P, apartado 82).”

En definitiva, es el responsable del tratamiento el que tiene la obligación de integrar las
garantías necesarias en el tratamiento, con la finalidad de, en virtud del principio de

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responsabilidad proactiva, cumplir y ser capaz de demostrar el cumplimiento, al mismo
tiempo que respeta el derecho fundamental a la protección de datos.

En conclusión el apercibimiento es una medida correctiva no sancionadora y no encaja
en este supuesto ni en virtud del considerando 148, ni en virtud del artículo 64 de la
LOPDGDD que dejan esta medida correctiva para supuestos de infracciones leves o
cometidas por persona física, dos elementos que no se dan en este caso.

V
Obligación incumplida

El artículo 5.1.c) del RGPD establece que los datos personales serán:

“c) adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines
para los que son tratados («minimización de datos»).”

Por otra parte, el artículo 10 del RGPD, que se refiere al tratamiento de datos
personales relativos a condenas e infracciones penales, dispone: “El tratamiento de
datos personales relativos a condenas e infracciones penales o medidas de seguridad
conexas sobre la base del artículo 6, apartado 1, sólo podrá llevarse a cabo bajo la
supervisión de las autoridades públicas o cuando lo autorice el Derecho de la Unión o
de los Estados miembros que establezca garantías adecuadas para los derechos y
libertades de los interesados. Solo podrá llevarse un registro completo de condenas
penales bajo el control de las autoridades públicas.”

El artículo 10 de la LOPDGDD regula el tratamiento de los datos personales de
naturaleza penal en términos similares al Reglamento (UE) 2016/679:

"1. El tratamiento de datos personales relativos a condenas e infracciones penales,
así como a procedimientos y medidas cautelares y de seguridad conexas, para fines
distintos de los de prevención, investigación, detección o enjuiciamiento de
infracciones penales o de ejecución de sanciones penales, solo podrá llevarse a
cabo cuando se encuentre amparado en una norma de Derecho de la Unión, en esta
ley orgánica o en otras normas de rango legal.

2. El registro completo de los datos referidos a condenas e infracciones penales,
así como a procedimientos y medidas cautelares y de seguridad conexas a que se
refiere el artículo 10 del Reglamento (UE) 2016/679, podrá realizarse conforme con lo
establecido en la regulación del Sistema de registros administrativos de apoyo a la
Administración de Justicia.

3. Fuera de los supuestos señalados en los apartados anteriores, los tratamientos
de datos referidos a condenas e infracciones penales, así como a procedimientos y
medidas cautelares y de seguridad conexas solo serán posibles cuando sean llevados
a cabo por abogados y procuradores y tengan por objeto recoger la información
facilitada por sus clientes para el ejercicio de sus funciones.”
El RGPD hace referencia, en su Considerando 75 a la posibilidad de que
determinados tratamientos de datos puedan entrañar un riesgo para los derechos y
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libertades de la personas, entre los que se encuentran los datos relativos a las
condenas e infracciones penales y medidas de seguridad conexa, de ahí que el
artículo 10 del texto legal opte por conferir la legitimidad de su tratamiento a las
autoridades públicas o cuando exista una habilitación del Derecho de la Unión o una
norma nacional que proporcione las garantías adecuadas, y por asignar la custodia de
los registros donde se inscriben estos datos también a las autoridades públicas. Esta
regulación, lejos de ser novedosa en el ámbito europeo, ya se manifestaba en
similares términos en la Directiva 95/46 CE, del Parlamento y del Consejo, de 24 de
octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al
tratamiento de datos personales y a la libre circulación de tales datos.

El origen de esta especial garantía se encuentra en el Convenio N.º 108 del Consejo
de Europa, de 28 de enero de 1981, para la protección de las personas con respecto
al tratamiento automatizado de datos de carácter personal, que en su artículo 6
dispone que determinadas categorías de datos, entre las que se incluyen los datos de
carácter personal referentes a condenas penales, no podrán tratarse automáticamente
a menos que el derecho interno prevea garantías adecuadas.

El artículo 10 de la LOPDGDD, por su parte, concreta la referencia al Derecho de los
Estados Miembros remarcando que, cuando el tratamiento tenga una finalidad
diferente a “prevención, investigación, detección o enjuiciamiento de infracciones
penales o de ejecución de sanciones penales” —tratamiento excluido del ámbito
material de la normativa de protección de datos en aplicación del artículo 2.1.d) del
RGPD—, para que pueda considerarse legítimo su tratamiento, este deberá estar
amparado en una norma europea, en la LOPDGDD o en otra norma con rango legal.

El certificado de antecedentes penales es el documento público que acredita la
carencia o existencia de antecedentes penales que constan inscritos en el Registro
Central de Penados. Los antecedentes penales se definen como las resoluciones
firmes dictadas por los Jueces y Tribunales del orden penal por la comisión de un
delito que imponga penas o medidas de seguridad que se encuentren en vigor
atendiendo a lo que dispone el Código Penal.

La información contenida en el certificado de antecedentes penales objeto del
presente procedimiento constituye un dato personal a la luz de la definición del artículo
4.1 del RGPD ya que se trata de una “información sobre una persona física
identificada”, tanto si se trata de un certificado que refiere la existencia de dichos
antecedentes como si pone de manifiesto su ausencia, y su solicitud supone un
tratamiento datos. Y respecto a la categoría sobre la que versa esa información, es
precisamente la relativa a las condenas penales firmes de las que haya podido ser
objeto (y se encuentren en vigor) una persona en concreto, tanto sea para poner de
manifiesto que existen esas resoluciones firmes que imponen penas o medidas y
cuáles son, como para acreditar que no existen. Es decir, la información que se está
tratando es el dato relativo a las condenas penales —lo que incluye la ausencia de
estas— que se vincula con una persona física concreta.

Hay que manifestar que PLATAFORMA CABANILLAS tiene como objeto social el
"Almacenamiento, transporte y distribución de todo tipo de mercancías. Prestación de
servicios logísticos. Prestación de servicios de comercio exterior, importación,
exportación y despacho aduanero". Esto conlleva que, por su propia actividad
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logística, puede tener personal que, de manera permanente, rotatoria o puntual, puede
desarrollar su actividad en zonas de carga aérea a las que resulta aplicable la
normativa de seguridad aérea.

Teniendo lo anterior en cuenta, la parte reclamada justifica la solicitud de dicho
informe, en los siguientes términos: “se ha de tener en cuenta que por el tipo de
puesto al que se optaba, aun cuando el puesto no conlleve la presencia del empleado
de manera permanente en zonas de carga aérea durante su jornada laboral, dicha
presencia es potencial en función de circunstancias relacionadas con la gestión de la
actividad laboral. Esa potencialidad obliga a que se verifique si el candidato, en caso
de contratación, podría cumplir con los requisitos establecidos en la normativa de
seguridad aérea cuando hubiera de desarrollar su actividad laboral en zonas de carga
aérea.

Con carácter general, no es posible solicitar certificados de penales a candidatos que
participen en un proceso de selección o que, superado este, procedan a firmar sus
contratos de trabajo o a iniciar su prestación de servicios. No obstante, en
determinadas profesiones o sectores sí sería admisible en base a la actividad
desarrollada y siempre que exista una norma con rango de ley que lo permita.

La Sentencia de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional 14/2020, de 10 de
febrero de 2020, señala, en lo que respecto a los antecedentes penales:

“Los antecedentes penales son datos de carácter personal, que están protegidos por
el derecho constitucional fundamental a la protección de datos.

Los antecedentes penales están supeditados a unas reglas específicas de tratamiento
porque son datos de carácter personal especialmente sensibles.

La práctica empresarial consistente en solicitar a los trabajadores de nuevo ingreso un
certificado negativo de antecedentes penales o una declaración jurada de carecer de
antecedentes penales es un acto de tratamiento de datos personales que tiene lugar
en el marco de un contrato de trabajo.
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El acto de tratamiento de datos personales señalado en el punto anterior será lícito si
concurren los dos requisitos siguientes:

El tratamiento de datos personales (solicitud de certificado o declaración de
antecedentes penales) ha de ser necesario para la ejecución del contrato de trabajo.

Una norma de Derecho de la Unión Europea o una norma de Derecho interno y rango
legal ha de habilitar al empresario para solicitar los datos personales (antecedentes
penales) al trabajador”.

Como consecuencia de lo anterior, una vez sentado que el certificado de antecedentes
penales que solicita la parte reclamada supone una información relativa a las
condenas penales de una persona física identificada y, por ende, un dato personal
sujeto a las especiales garantías que establecen los artículos 10 del RGPD y 10 de la
LOPDGDD, procede examinar si existe una habilitación que permita que la parte
reclamada trate dicha información.

Estos preceptos confieren el tratamiento de los referidos datos a los poderes públicos
restringiendo a los particulares su tratamiento únicamente para aquellos casos en que
una norma de derecho europeo o una norma nacional con rango de ley lo habiliten
(amén de lo establecido en el punto 10.3 para el tratamiento de datos penales por
parte de abogados y procuradores).

Solamente, por tanto, en aquellos supuestos excepcionales en que, autorizados por
una Ley y con las debidas garantías, se contemple dicha medida, podría exigirse dicho
certificado; en este sentido existen específicas normativas que, en distintos ámbitos, lo
contemplan expresamente.

Analizando la normativa sectorial traída a colación por la parte reclamada en su
escrito, aporta la consulta realizada a la Agencia Estatal de Seguridad Aérea, en el que
se indica lo siguiente: “En relación a su consulta, la solicitud del certificado de
antecedentes penales es un requisito impuesto por un Reglamento Comunitario
(REGLAMENTO DE EJECUCIÓN (UE) 2019/103 DE LA COMISIÓN de 23 de enero
de 2019 por el que se modifica el Reglamento de Ejecución (UE) 2015/1998 en lo que
respecta a la aclaración, armonización y simplificación, así como al refuerzo de
determinadas medidas de seguridad aérea específicas).

El punto 11.1 “Selección”, de la mencionada norma establece lo siguiente:

“(…).

11.1.2. Las personas seleccionadas para efectuar inspecciones, controles de acceso u
otros controles de seguridad en cualquier zona que no constituya una zona restringida
de seguridad, o para asumir la responsabilidad al respecto, o con acceso no
acompañado a carga y correo aéreos, correo y material de la compañía aérea,
provisiones de a bordo y suministros de aeropuerto que hayan sido objeto de los
controles de seguridad exigidos deberán haber superado una verificación de
antecedentes reforzada o normal. Salvo que el presente Reglamento especifique lo
contrario, la autoridad competente determinará con arreglo a las normas nacionales
aplicables si es necesario superar una verificación de antecedentes reforzada o
normal.

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11.1.3. De conformidad con la normativa aplicable de la Unión y la legislación nacional,
una verificación de antecedentes reforzada deberá, al menos:

a) establecer la identidad de la persona sobre la base de los documentos justificativos
oportunos;

b) referir los posibles antecedentes penales en todos los Estados de residencia
durante al menos los cinco años precedentes;

c) referir la formación y experiencia profesional, así como las posibles lagunas
existentes durante al menos los cinco años precedentes;

d) incluir la información de inteligencia y de cualquier otro tipo de que dispongan las
autoridades nacionales competentes y que estas consideren pertinente al objeto de
determinar la idoneidad de una persona para trabajar en una función que requiera una
verificación de antecedentes reforzada.

11.1.4. De conformidad con la normativa aplicable de la Unión y la legislación nacional,
una verificación de antecedentes normal deberá:

a) establecer la identidad de la persona sobre la base de los documentos justificativos
oportunos;

b) referir los posibles antecedentes penales en todos los Estados de residencia
durante al menos los cinco años precedentes;

c) referir la formación y experiencia profesional, así como las posibles lagunas
existentes durante al menos los cinco años precedentes.

11.1.5. La verificación de antecedentes normal o las letras a) a c) de una verificación
de antecedentes reforzada deberán completarse antes de que la persona reciba
formación inicial en materia de seguridad que implique el acceso a información
restringida por su carácter sensible para la seguridad. Cuando proceda, la letra d) de
una verificación de antecedentes reforzada deberá completarse antes de que la
persona sea autorizada a efectuar inspecciones, controles de acceso u otros controles
de seguridad o a asumir la responsabilidad al respecto.

(…)

11.1.8. El proceso de selección para todas las personas seleccionadas con arreglo a
los puntos 11.1.1 y 11.1.2 deberá comprender, al menos, una solicitud por escrito y
una fase de entrevista para realizar una evaluación inicial de habilidades y aptitudes.

11.1.9. Las personas seleccionadas para efectuar controles de seguridad deberán
poseer las habilidades y aptitudes físicas y psíquicas necesarias para desempeñar las
tareas encomendadas con eficacia, y serán informadas de la naturaleza de dichos
requisitos al comienzo del proceso de selección. Dichas habilidades y aptitudes serán
evaluadas durante el proceso de selección y antes de la conclusión de todo período
de prueba.

(…)”

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En el presente caso, la parte reclamada indicó a la parte reclamante, mediante correo
electrónico de fecha 5 de julio de 2023, que en el momento de la entrevista debería
llevar, entre otra documentación, un certificado de antecedentes penales.
Si bien hay una norma europea que contempla la exigencia del certificado de
antecedentes penales cuando los trabajadores desarrollen su actividad laboral en
zonas de carga aérea, la misma norma se refiere a “las personas seleccionadas” por lo
que es excesivo solicitar tales datos personales en una fase de evaluación de los
candidatos, pues no es adecuada, ni pertinente, ni limitada a lo necesario en relación
con la finalidad de verificar las aptitudes de tales candidatos. Como regla general,
siempre prevalece la intimidad del trabajador ya que, al solicitar este tipo de
información confidencial, puede suponer una práctica discriminatoria por parte de las
empresas.

En segundo lugar, en relación con el que en el momento de la entrevista tuvo que
rellenar un cuestionario indicando su estado civil y número de hijos, señala la parte
reclamada que es en base a la Resolución de 3 de enero de 2011, del Departamento
de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, por la que se
aprueba el modelo 145, de comunicación de datos del perceptor de rentas del trabajo
a su pagador o de la variación de los datos previamente comunicados.
No obstante, hay que considerar que dicha resolución es para la comunicación de
datos del perceptor de rentas del trabajo a su pagador, es decir, respecto de personas
que ya se encuentran contratadas y con las que mantiene una relación laboral, por lo
que la solicitud de dicha información respecto de candidatos a un puesto de trabajo
donde no existe dicha relación laboral, no es adecuada, ni pertinente, ni limitada a lo
necesario en relación con la finalidad de verificar las aptitudes de tales candidatos.

De conformidad con las evidencias de las que se dispone, se considera que los
hechos conocidos son constitutivos de dos infracciones, imputables a Plataforma
Cabanillas, por vulneración del artículo 5.1 c) del RGPD.

VI
Tipificación y calificación de la infracción

La infracción se tipifica en el artículo 83.5 del RGPD, que considera como tal:

“5. Las infracciones de las disposiciones siguientes se sancionarán, de acuerdo con el
apartado 2, con multas administrativas de 20.000.000 EUR como máximo o,
tratándose de una empresa, de una cuantía equivalente al 4% como máximo del
volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, optándose por
la de mayor cuantía:

a) Los principios básicos para el tratamiento, incluidas las condiciones para el
consentimiento a tenor de los artículos 5,6,7 y 9.”

La LOPDGD, a efectos de la prescripción de la infracción, califica en su artículo 72.1
de infracción muy grave, siendo en este caso el plazo de prescripción de tres años, “a)
El tratamiento de datos personales vulnerando los principios y garantías establecidos
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en el artículo 5 del Reglamento (UE) 2016/679”.

VII
Sanción

La determinación de la sanción que procede imponer en el presente caso exige
observar las previsiones de los artículos 83.1 y 2 del RGPD, preceptos que,
respectivamente, disponen lo siguiente:
“1. Cada autoridad de control garantizará que la imposición de las multas
administrativas con arreglo al presente artículo por las infracciones del presente
Reglamento indicadas en los apartados 4, 9 y 6 sean en cada caso individual
efectivas, proporcionadas y disuasorias.”
“2. Las multas administrativas se impondrán, en función de las circunstancias de cada
caso individual, a título adicional o sustitutivo de las medidas contempladas en el
artículo 58, apartado 2, letras a) a h) y j). Al decidir la imposición de una multa
administrativa y su cuantía en cada caso individual se tendrá debidamente en cuenta:

a) la naturaleza, gravedad y duración de la infracción, teniendo en cuenta la
naturaleza, alcance o propósito de la operación de tratamiento de que se trate, así
como el número de interesados afectados y el nivel de los daños y perjuicios que
hayan sufrido;

b) la intencionalidad o negligencia en la infracción;

c) cualquier medida tomada por el responsable o encargado del tratamiento para
paliar los daños y perjuicios sufridos por los interesados;

d) el grado de responsabilidad del responsable o del encargado del tratamiento,
habida cuenta de las medidas técnicas u organizativas que hayan aplicado en virtud
de los artículos 25 y 32;

e) toda infracción anterior cometida por el responsable o el encargado del tratamiento;

f) el grado de cooperación con la autoridad de control con el fin de poner remedio a la
infracción y mitigar los posibles efectos adversos de la infracción;

g) las categorías de los datos de carácter personal afectados por la infracción;

h) la forma en que la autoridad de control tuvo conocimiento de la infracción, en
particular si el responsable o el encargado notificó la infracción y, en tal caso, en qué
medida;

i) cuando las medidas indicadas en el artículo 58, apartado 2, hayan sido ordenadas
previamente contra el responsable o el encargado de que se trate en relación con el
mismo asunto, el cumplimiento de dichas medidas;

j) la adhesión a códigos de conducta en virtud del artículo 40 o a mecanismos de
certificación aprobados con arreglo al artículo 42, y

k) cualquier otro factor agravante o atenuante aplicable a las circunstancias del caso,
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como los beneficios financieros obtenidos o las pérdidas evitadas, directa o
indirectamente, a través de la infracción.”

Dentro de este apartado, la LOPDGDD contempla en su artículo 76, titulado
“Sanciones y medidas correctivas”:

“1. Las sanciones previstas en los apartados 4, 5 y 6 del artículo 83 del Reglamento
(UE) 2016/679 se aplicarán teniendo en cuenta los criterios de graduación
establecidos en el apartado 2 del citado artículo.

2. De acuerdo a lo previsto en el artículo 83.2.k) del Reglamento (UE) 2016/679
también podrán tenerse en cuenta:

a) El carácter continuado de la infracción.

b) La vinculación de la actividad del infractor con la realización de tratamientos de
datos personales.

c) Los beneficios obtenidos como consecuencia de la comisión de la infracción.

d) La posibilidad de que la conducta del afectado hubiera podido inducir a la comisión
de la infracción.

e) La existencia de un proceso de fusión por absorción posterior a la comisión de la
infracción, que no puede imputarse a la entidad absorbente.

f) La afectación a los derechos de los menores.

g) Disponer, cuando no fuere obligatorio, de un delegado de protección de datos.

h) El sometimiento por parte del responsable o encargado, con carácter voluntario, a
mecanismos de resolución alternativa de conflictos, en aquellos supuestos en los que
existan controversias entre aquellos y cualquier interesado.

3. Será posible, complementaria o alternativamente, la adopción, cuando proceda, de
las restantes medidas correctivas a las que se refiere el artículo 83.2 del Reglamento
(UE) 2016/679.”

Por lo que se refiere a las manifestaciones realizadas por la parte reclamante en
relación con las circunstancias tenidas en cuenta para la graduación, tal y como se ha
señalado anteriormente, no se acogen las alegaciones realizadas respecto de las
circunstancias agravantes que se consideran de aplicación a los hechos examinados.

En ese sentido, como se hace constar en el Hecho Cuarto de este acuerdo, la cifra de
negocio de PLATAFORMA CABANILLAS durante el ejercicio 2023 fue de
31.041.021euros.
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De acuerdo con los preceptos transcritos, a efectos de fijar el importe de la sanción de
multa a imponer a la entidad reclamada como responsable de una infracción tipificada
en el artículo 83.5 a) del RGPD y 72.1a) de la LOPDGDD, se estiman concurrentes en
el presente caso los siguientes factores:

Artículo 83.2.k) RGPD en conexión con el artículo 76 b) de la LOPDGDD: “La
vinculación de la actividad del infractor con la realización de tratamientos de datos
personales.”

En el desarrollo de la actividad que le es propia necesita de manera habitual tratar
datos de carácter personal, lo que incide en la diligencia que le es exigible para el
cumplimiento de los principios que presiden el tratamiento de datos de carácter
personal y la calidad y efectividad de las medidas técnicas y organizativas que debe
tener implementadas para garantizar el respeto de este derecho.

La parte reclamada se dedica a la contratación de personal, lo que supone un continuo
tratamiento de datos y recoge numerosa información personal relativa a los
candidatos.

No se aprecian factores de atenuación.

El balance de las circunstancias contempladas en el artículo 83.2 del RGPD y el
artículo 76.2 de la LOPDGDD, con respecto a la infracción cometida al vulnerar lo
establecido en el artículo 5.1 del RGPD, permite fijar las siguientes sanciones:

- Por la infracción cometida por solicitar a los candidatos, sin existir relación laboral, el
certificado de antecedentes penales, una sanción de 75.000€ (setenta cinco mil
euros).

- Por la infracción cometida por pedir los datos personales de los candidatos a un
puesto de trabajo, a efectos del modelo 145, cuando todavía no existe relación
contractual, una sanción de 25.000€ (veinticinco mil euros).

Por lo tanto, de acuerdo con la legislación aplicable y valorados los criterios de
graduación de las sanciones cuya existencia ha quedado acreditada,
la Presidencia de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE:

PRIMERO: IMPONER a PLATAFORMA CABANILLAS SA, con NIF A70350384:

-Por la supuesta infracción del artículo 5.1.c) del RGPD, tipificada en el artículo 83.5
de dicha norma, por solicitar para hacer la entrevista de trabajo el certificado de
antecedentes penales, una multa de 75.000 € (setenta y cinco mil euros).

-Por la supuesta infracción del artículo 5.1.c) del RGPD, tipificada en el artículo 83.5
de dicha norma, por pedir los datos personales para el modelo 145 de la Agencia
Tributaria (retenciones sobre rendimientos del trabajo. Comunicación de datos al
pagador) antes de existir una relación contractual de carácter laboral, una multa de
25.000 € (veinticinco mil euros).

SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a PLATAFORMA CABANILLAS SA.
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TERCERO: Esta resolución será ejecutiva una vez finalice el plazo para interponer el
recurso potestativo de reposición (un mes a contar desde el día siguiente a la
notificación de esta resolución) sin que el interesado haya hecho uso de esta facultad.
Se advierte al sancionado que deberá hacer efectiva la sanción impuesta una vez que
la presente resolución sea ejecutiva, de conformidad con lo dispuesto en el art. 98.1.b)
de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas (en adelante LPACAP), en el plazo de pago voluntario
establecido en el art. 68 del Reglamento General de Recaudación, aprobado por Real
Decreto 939/2005, de 29 de julio, en relación con el art. 62 de la Ley 58/2003, de 17 de
diciembre, mediante su ingreso, indicando el NIF del sancionado y el número de
procedimiento que figura en el encabezamiento de este documento, en la cuenta
restringida nº IBAN: ES00-0000-0000-0000-0000-0000 (BIC/Código SWIFT:
CAIXESBBXXX), abierta a nombre de la Agencia Española de Protección de Datos en
la entidad bancaria CAIXABANK, S.A.. En caso contrario, se procederá a su
recaudación en período ejecutivo.

Recibida la notificación y una vez ejecutiva, si la fecha de ejecutividad se encuentra
entre los días 1 y 15 de cada mes, ambos inclusive, el plazo para efectuar el pago
voluntario será hasta el día 20 del mes siguiente o inmediato hábil posterior, y si se
encuentra entre los días 16 y último de cada mes, ambos inclusive, el plazo del pago
será hasta el 5 del segundo mes siguiente o inmediato hábil posterior.

De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente
Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados.

Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa conforme al art. 48.6 de la
LOPDGDD, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de la LPACAP, los
interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la
Presidencia de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a
contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente
recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la
Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de
la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la
Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el
día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la
referida Ley.

Finalmente, se señala que conforme a lo previsto en el art. 90.3 a) de la LPACAP, se
podrá suspender cautelarmente la resolución firme en vía administrativa si el
interesado manifiesta su intención de interponer recurso contencioso-administrativo.
De ser éste el caso, el interesado deberá comunicar formalmente este hecho mediante
escrito dirigido a la Agencia Española de Protección de Datos, presentándolo a través
del Registro Electrónico de la Agencia [https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-
web/], o a través de alguno de los restantes registros previstos en el art. 16.4 de la
citada Ley 39/2015, de 1 de octubre. También deberá trasladar a la Agencia la
documentación que acredite la interposición efectiva del recurso contencioso-
administrativo. Si la Agencia no tuviese conocimiento de la interposición del recurso
contencioso-administrativo en el plazo de dos meses desde el día siguiente a la
notificación de la presente resolución, daría por finalizada la suspensión cautelar.
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938-100325
Lorenzo Cotino Hueso
Presidente de la Agencia Española de Protección de Datos

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AEPD (Spain) - EXP202405048

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