1/11
Geschillenkamer
Beslissing 01/2024 van 5 januari 2024
Dossiernummer : DOS-2023-04440
Betreft : Niet-afsluiten van een professionele mailbox en onvoldoende gevolg gegeven
aan de uitoefening van het recht op inzage
De Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit, samengesteld uit de heer
Hielke HIJMANS, alleenzetelend voorzitter;
Gelet op Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016
betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van
persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van
Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), hierna “AVG”;
Gelet op de wet van 3 december 2017 tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit,
hierna “WOG”;
Gelet op het reglement van interne orde, zoals goedgekeurd door de Kamer van
Volksvertegenwoordigers op 20 december 2018 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op
15 januari 2019;
Gelet op de stukken van het dossier;
Heeft de volgende beslissing genomen inzake:
De klager: X, hierna “de klager”;
De verweerder: Y, met maatschappelijke zetel te [...], hierna “de verweerder”.
Beslissing 01/2024 — 2/11
I. Feiten en procedure
1. Het voorwerp van de klacht betreft het nalaten om gevolg te geven aan een verzoek tot
inzage en het niet-tijdig afsluiten van de professionele mailbox na vertrek van de
werknemer.
2. De klager licht de feiten toe als volgt. Van 1 augustus 2022 tot 6 juni 2023 had het bedrijf
van de klager een contract gesloten met de verweerder. De klager stelt dat hij in de
uitvoering van dat contract werkzaam is geweest bij de verweerder. In dit kader werd er
een Microsoft account voor hem aangemaakt. Volgens de klager werden bepaalde van de
rechten uit het account reeds ingetrokken voor zijn vertrek bij de verweerder, maar zou het
e-mailadres [...] met mailbox nog bestaan. De klager stelt dat hij een schrijven gericht heeft
naar de verweerder met de vraag welke van zijn persoonsgegevens nog verwerkt worden,
maar zou geen antwoord ontvangen hebben. De klager stelt ook dat er na het vertrek van
een ex-collega nog mails werden verstuurd vanuit naam van deze ex-werknemer.
3. Op 16 oktober 2023 wordt de verweerder in gebreke gesteld door de klager. In deze
gebrekestelling wordt een verzoek tot inzage opgenomen. De klager heeft op het moment
van het indienen van de klacht nog geen antwoord van de verweerder mogen ontvangen.
4. Op 24 oktober 2023 dient de klager een klacht in bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
tegen de verweerders.
5. Op 13 november 2023 stelt de klager beweerdelijk vast dat zijn oude professionele mailbox
nog steeds bestond. De klager heeft immers zelf een mail naar de oude mailbox verstuurd
en ontving een afleverbevestiging. De klager maakt deze bevestiging over aan de
Eerstelijnsdienst. Op 19 december 2023 bevestigt de klager dat hij nog geen antwoord
heeft mogen ontvangen van de verweerder op zijn verzoek tot inzage. Op 3 januari 2024
maakt de klager aan de Geschillenkamer een nieuw afleverbewijs over op basis waarvan de
klager stelt dat de mailbox in kwestie op die datum nog niet afgesloten was.
6. Op 17 november 2023 wordt de klacht door de Eerstelijnsdienst ontvankelijk verklaard op
grond van de artikelen 58 en 60 van de WOG1 en wordt de klacht op grond van artikel 62,
§ 1 van de WOG overgemaakt aan de Geschillenkamer2.
II. Motivering
7. De elementen in casu worden opgedeeld in twee verschillende verwerkingen. Enerzijds is
er sprake van het beweerdelijk nalaten de voormalige zakelijke mailbox van de klager te
verwijderen, anderzijds is er sprake van het onvoldoende gevolg gegeven aan de
uitoefening op het recht van inzage van de klager. De aantijgingen inzake het versturen van
1
Overeenkomstig artikel 61 van de WOG deelt de Geschillenkamer bij dezen aan de partijen mee dat de klacht ontvankelijk is
verklaard.
2
Overeenkomstig artikel 95, § 2 van de WOG deelt de Geschillenkamer bij dezen aan de partijen mee dat het dossier naar
aanleiding van deze klacht aan haar is overgedragen.
Beslissing 01/2024 — 3/11
e-mails in naam van een ex-werknemer maken geen deel uit van deze beslissing aangezien
de klager enerzijds geen bewijs aandraagt en anderzijds de vermeende litigieuze
verwerking niet zijn persoonsgegevens betreffen en hij daartoe ook geen volmacht
voorlegt.
II.1. Voor wat betreft het nalaten van het verwijderen van de mailbox
8. De Geschillenkamer werd gevat door de klacht die het niet afsluiten van het professionele
e-mailadres op naam van de klager door de verweerder betreft en dit na de beëindiging van
de contractuele relatie.
Doelbindingsbeginsel als bedoeld in artikel 5.1.b) AVG in combinatie met de niet-
naleving van artikel 5.1.c) (dataminimalisatie) en 5.1.e), AVG (opslagbeperking)
9. Elke verwerking van persoonsgegevens moet in lijn zijn met de beginselen zoals
opgenomen in artikel 5.1 AVG. Artikel 5.1.b) van de AVG bekrachtigt het
doelbindingsbeginsel, zijnde het vereiste dat de gegevens worden verzameld voor
welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en niet verder
worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. Ook het beginsel
van de minimale gegevensverwerking – krachtens hetwelk alleen gegevens mogen
verwerkt worden die toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is
ten aanzien van het doeleinde (artikel 5.1.c.) van de AVG) – en het principe van de beperkte
bewaartermijn - krachtens hetwelk de gegevens niet mogen worden bewaard in een vorm
die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren en niet langer mogen worden
bewaard dan noodzakelijk ten aanzien van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt
(artikel 5.1.e) van de AVG) zijn van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens.
10. Deze beginselen en de daaruit voortvloeiende verplichtingen voor de
verwerkingsverantwoordelijke zijn ook van toepassing op de rechten van de betrokkene,
aangezien de betrokkene overeenkomstig artikel 17.1. a) AVG het recht heeft om van de
verwerkingsverantwoordelijke de verwijdering van de hem betreffende gegevens te
verkrijgen indien deze gegevens niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden
waarvoor zij werden verzameld of verwerkt.
11. Het e-mailadres dat het voorwerp uitmaakt van de klacht en de informatie vormt een
persoonsgegeven in de zin van artikel 4.1) van de AVG, aangezien het betrekking heeft op
informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit mailadres
en de daaraan gekoppelde mailbox, die voor beroepsdoeleinden in het kader van de
activiteiten van de verweerder werden gecreëerd, waren bedoeld om de klager in staat te
stellen e-mails te ontvangen en te verzenden in het kader van zijn activiteiten voor de
verweerder.
12. De Geschillenkamer is van mening dat het, om te voldoen aan het doelbindingsbeginsel
(artikel 5.1.b) AVG), in combinatie met de beginselen van minimale gegevensverwerking
Beslissing 01/2024 — 4/11
(artikel 5.1.c) AVG) en opslagbeperking (artikel 5.1.e) AVG), aan de
verwerkingsverantwoordelijke is om de houder van de mailbox die zijn functie of
activiteiten heeft beëindigd, uiterlijk op de dag van zijn feitelijke vertrek te voorzien van een
automatisch bericht. De houder moet daaromtrent vooraf verwittigd worden. Dit
automatische bericht waarschuwt alle volgende correspondenten dat de betrokkene zijn
activiteiten binnen het bedrijf niet meer uitoefent en verstrekt de contactgegevens van de
persoon (of het algemene e- mailadres) die in zijn plaats moet worden gecontacteerd en dit
gedurende een redelijke periode (a priori 1 maand). Afhankelijk van de context en met name
de mate van verantwoordelijkheid die de betrokkene uitoefent, kan een langere periode
worden toegestaan, idealiter niet langer dan drie maanden. De verlenging moet gebeuren
met instemming van de betrokken persoon of ten minste nadat deze van de verlenging op
de hoogte is gesteld. Bovendien moet er zo snel mogelijk een alternatieve oplossing
worden gezocht en ingevoerd zonder dat de uiterste termijn voor deze verlenging hoeft te
worden afgewacht. Eén en ander neemt evenwel niet weg dat na de beëindiging van zijn
functie de betrokkene alsnog gedurende een bepaalde periode toegang kan hebben tot zijn
mailbox indien daaromtrent een akkoord is tussen hem en de
verwerkingsverantwoordelijke. 3
Dit stelt de medewerker in de gelegenheid om
bijvoorbeeld de lopende dossiers nog af te werken.4
13. De Geschillenkamer stelt vast dat de verweerder prima facie niet alle voorschriften van de
Geschillenkamer inzake het beheer van e-mailaccounts van voormalige medewerkers
nageleefd lijkt te hebben5, al is een verwerking van de zakelijke mailbox in principe
rechtmatig6. Aangezien de activiteiten van de klager voor de verweerder beëindigd werden
op 6 juni 2023 is de Geschillenkamer van mening dat de verwerking van zijn
persoonsgegevens aan de hand van het betreffende mailadres en mailbox binnen een
redelijke termijn had moeten worden beëindigd en de klager daarover had moeten worden
geïnformeerd. De Geschillenkamer is van mening dat deze periode had kunnen variëren van
1 tot 3 maanden waarbij, zoals gezegd, de verzenders van berichten naar het
3
In zijn aanbeveling CM/Rec (2015)5 over de verwerking van persoonsgegevens in het kadervan de arbeidsverhouding stelt
het Comité van Minister van de Raad van Europa in principe 14.5 het volgende: wanneer een werknemer zijn of haar baan
verlaat, moet de werkgever technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de e-mail van de
werknemer automatisch wordt gedeactiveerd. Indien de inhoud van de e-mail moet worden opgevraagd voor het goed
functioneren van de organisatie, dient de werkgever passende maatregelen te nemen om de inhoud van de e-mail op te halen
voor het vertrek van de werknemer en, indien mogelijk, in diens aanwezigheid. In de toelichting bij de aanbeveling staat verder
(punt 122) dat in deze situaties waarin de werknemer de organisatie verlaat, de werkgever het account van de voormalige
werknemer dient te deactiveren, zodat er geen toegang meer is tot de communicaties van de voormalige werknemer na zijn
vertrek. Indien de werkgever de inhoud van de account van de werknemer wil recuperenen, dient de werkgever de nodige
stappen te ondernemen voor het vertrek van de werknemer, bij voorkeur in zijn aanwezigheid. Deze sectorale aanbeveling die
en vervollediging is van het Vedrag tot bescherming van personen met betrekking tot de gautomatiseerde verwerking van
persoonsgegevens (STE 108), illustreert op welke manier de beginselen inzake doelbinding, minimale gegevensverwerkinge n
proportionele bewaring, die zowel worden bevestigd in dit Verdrag als in de AVG, moeten worden toegepast.
4
Cf. beslissingen 64/2020 en 133/2021.
5
Cf. beslissingen 64/2020 en 133/2021.
6
Cf. beslissing 64/2020, ro. 29 e.v. en beslissing 133/2021 ro. 56 e.v.
Beslissing 01/2024 — 5/11
desbetreffende mailadres automatisch op de hoogte werden gesteld dat de betrokkene
niet langer actief was binnen het bedrijf, en dit dus zonder tussenkomst van enige derde
persoon. Eventueel (mits zo overeengekomen tussen beide partijen) en in het algemeen
zou een dergelijke periode er ook voor kunnen zorgen dat een vertrekkende medewerker
zelf nog tijdelijk toegang heeft tot de informatie in de mailbox bij zijn voormalige
opdrachtgever.
14. De klager geeft aan dat de overeenkomst tussen zijn bedrijf en de verweerder afgelopen is
sinds 6 juni 2023. Dat betekent, gelet op het bovenstaande, dat het e-mailadres zou
moeten afgesloten zijn op 6 juli 2023, of uiterlijk 6 september 2023. De klager voert aan
dat dit niet het geval is. Ter ondersteuning van deze bewering stuurt de klager een stuk mee
dat zouden moeten aantonen dat in casu de mailbox niet tijdig werd afgesloten. Het betreft
een afleverbewijs dd. 13 november 2023 dat een mail op succesvol werd afgeleverd op het
litigieuze e-mailadres. Dit brengt de Geschillenkamer tot het vermoeden dat verweerder
een inbreuk heeft gepleegd op artikel 5.1.b), artikel 5.1.c) en artikel 5.1.e). Uit de stukken
blijkt niet dat de klager geen informatie had gekregen omtrent het verdere gebruik van zijn
mailbox en zijn e-mailadres, noch dat tussen de partijen hieromtrent iets was
overeengekomen.
15. Dit brengt de Geschillenkamer tot het vermoeden dat de verweerder een inbreuk heeft
gepleegd op artikel 5.1 b, artikel 5.1.c) en artikel 5.1 e) AVG.
Rechtmatigheid van de verwerking
16. Artikel 6 van de AVG schrijft voor dat alle verwerkingen moeten berusten op een
rechtsgrondslag. Dit betekent dat de verwerkingsverantwoordelijke niet mag beginnen of,
zoals in casu doorgaan met een gegevensverwerking zonder zich te beroepen op één van
de in artikel 6.1 AVG7 opgesomde rechtmatigheidscriteria, dat de concretisering is van het
rechtmatigheidsbeginsel als bedoeld in artikel 5.1 a) AVG.
7
Artikel 6.1 AVG
De verwerking is alleen rechtmatig indien en voor zover aan ten minste een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:
a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke
doeleinden;
b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek
van de
betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te
beschermen;
e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de
uitoefening van
het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen;
f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke
of van een
derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot
bescherming van
persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.
De eerste alinea, punt f), geldt niet voor de verwerking door overheidsinstanties in het kader van de uitoefening van hun taken.
Beslissing 01/2024 — 6/11
17. Weliswaar kan de mailbox, met het oog op het gerechtvaardigd belang van verweerder in
overeenstemming met de voorwaarden van artikel 6.1.f) van de AVG, gedurende een
bepaalde periode na de beëindiging van de overeenkomst tussen de betrokkene en de
verweerder, nog actief blijven in zoverre dit beperkt blijft tot de automatische verzending
van standaardcommunicatie omtrent het vertrek van de medewerker, met het oog op het
waarborgen van de goede werking van de onderneming en de continuïteit van haar
diensten. Dit kan vanzelfsprekend enkel mits de overige bepalingen van de AVG inzake de
rechtsgrond eveneens worden gerespecteerd inzonderheid artikel 13.1.c) AVG, waaruit
volgt dat voordat begonnen wordt met de verwerkingsactiviteiten moet bepaald worden
welke rechtsgrondslag van toepassing is, en in verband met welk specifiek doel8, met de
verplichting voor de verwerkingsverantwoordelijke om de klager hiervan in kennis te
stellen.. Uit het dossier blijkt prima facie niet dat verweerder klager op de hoogte heeft
gebracht van de toepasselijke rechtsgrond. Bijgevolg kan gesteld worden dat de
verweerder de persoonsgegevens van klager heeft verwerkt tegen diens verwachtingen
in.
18. Voor de gevallen waarin de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke in onderlinge
overeenstemming overeenkomen dat de betrokkene na zijn vertrek nog gedurende een
bepaalde periode toegang kan hebben tot zijn mailbox – bijvoorbeeld om de betrokkene de
gelegenheid te bieden de lopende dossiers nog af te werken – kan de toestemming (artikel
6.1 a) AVG) een geldige rechtsgrond zijn om de mailbox nog verder te blijven gebruiken na
stopzetting van de samenwerking. Op basis van de stukken bij de klacht kan de
Geschillenkamer niet vaststellen of er een dergelijke regeling overeengekomen was tussen
de klager en de verweerder.
19. Ten slotte moet ook gewezen worden op de rechtsgrond die vervat ligt in artikel 6.1.b) AVG,
op basis waarvan verwerkingen kunnen plaatsvinden indien zij noodzakelijk zijn voor de
uitvoering van een overeenkomst. In casu kan hier eveneens niet op worden teruggevallen,
aangezien klager zijn contractuele verhouding met verweerder reeds had stopgezet op 6
juni 2023.
20. Bijgevolg moet de Geschillenkamer vaststellen dat er prima facie geen enkele rechtsgrond
is die de verwerking van het mailadres na de beëindiging van de overeenkomst met de
klager op de wijze zoals door de verweerder aangewend, kan rechtvaardigen. Dit brengt de
Geschillenkamer tot het vermoeden dat de verweerder een inbreuk op artikel 5.1.a j° 6.1
AVG heeft gepleegd.
21. Op grond van bovenstaande analyses veronderstelt de Geschillenkamer dat door de
verweerder een inbreuk op de bepalingen van de AVG, en meer bepaald de artikelen 5.1.b),
c) en e) AVG enerzijds en artikel 5.1.a) j° artikel 6.1 AVG anderzijds werd gepleegd, dewelke
8
Zie in dat verband de Richtsnoeren 05/2020 inzake toestemming overeenkomstig Verordening 2016/679 (randnrs. 121-123);
https://edpb.europa.eu/sites/default/files/files/file1/edpb_guidelines_202005_consent_nl.pdf.
Beslissing 01/2024 — 7/11
rechtvaardigt dat in casu wordt overgegaan tot het nemen van een beslissing op grond van
artikel 95, §1, 4° van de WOG, meer bepaald een waarschuwing voor de toekomst te
formuleren ten aanzien van de verweerder met betrekking tot het niet-afsluiten van de
professionele mailbox na vertrek van de klager.
22. Onderhavige beslissing is een prima facie beslissing genomen door de Geschillenkamer
overeenkomstig artikel 95 van de WOG op grond van de door de klaagster ingediende
klacht, in het kader van de “procedure voorafgaand aan de beslissing ten gronde” 9 en geen
beslissing ten gronde van de Geschillenkamer in de zin van artikel 100 van de WOG. De
Geschillenkamer heeft aldus beslist om op grond van artikel 58.2.a) AVG en artikel 95, §1,
4° van de WOG, een waarschuwing te formuleren ten aanzien van verweerder, voor wat
betreft het niet-tijdig afsluiten van de professionele mailbox van de klager na beëindiging
van tewerkstelling.
23. Indien verweerder evenwel niet akkoord gaat met de inhoud van onderhavige prima facie
beslissing en van oordeel is dat deze feitelijke en/of juridische argumenten kan laten gelden
die tot een andere beslissing zouden kunnen leiden, kan deze via het e-mailadres
[email protected] een verzoek tot behandeling ten gronde van de zaak richten
aan de Geschillenkamer en dit binnen de termijn van dertig dagen na de kennisgeving van
de beslissing. De tenuitvoerlegging van onderhavige beslissing wordt desgevallend
gedurende voormelde periode geschorst.
24. Tot slot wijst de Geschillenkamer er volledigheidshalve op dat een behandeling ten gronde
van de zaak kan leiden tot het opleggen van de maatregelen vermeld in artikel 100 van de
WOG.10
9
Afdeling 3, Onderafdeling 2 van de WOG (artikelen 94 t.e.m. 97).
10
Artikel 100, §1 WOG: “De Geschillenkamer heeft de bevoegdheid om:
1° een klacht te seponeren;
2° de buitenvervolgingstelling te bevelen;
3° de opschorting van de uitspraak te bevelen;
4° een schikking voor te stellen;
5° waarschuwingen en berispingen te formuleren;
6° te bevelen dat wordt voldaan aan de verzoeken van de betrokkene om zijn rechten uit te oefenen;
7° te bevelen dat de betrokkene in kennis wordt gesteld van het veiligheidsprobleem.
8° te bevelen dat de verwerking tijdelijk of definitief wordt bevroren, beperkt of verboden;
9° te bevelen dat de verwerking in overeenstemming wordt gebracht;
10° de rechtzetting, de beperking of de verwijdering van gegevens en de kennisgeving ervan aan de ontvangers van de
gegevens te bevelen;
11° de intrekking van de erkenning van certificatie-instellingen te bevelen;
12° dwangsommen op te leggen;
13° administratieve geldboeten op te leggen;
14° de opschorting van grensoverschrijdende gegevensstromen naar een andere Staat of een internationale instelling te
bevelen;
15° het dossier over te dragen aan het parket van de procureur des Konings te Brussel, die het in kennis stelt van het gevolg
dat aan het dossier wordt gegeven;
16° geval per geval te beslissen om haar beslissingen bekend te maken op de website van de
Beslissing 01/2024 — 8/11
II.2. Voor wat betreft het onvoldoende gevolg gegeven aan het recht op inzage
25. Om te beginnen herinnert de Geschillenkamer eraan dat het recht van inzage een van de
belangrijkste vereisten is van het recht op gegevensbescherming. Het is de
“toegangspoort” die de uitoefening mogelijk maakt van andere rechten die de AVG aan de
betrokkene toekent, zoals het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing en het
recht op beperking van de verwerking.11
26. Op grond van artikel 12.1 van de AVG moet de verwerkingsverantwoordelijke passende
maatregelen nemen om te reageren op verzoeken van betrokkenen die hun rechten op
grond van de artikelen 15 tot en met 22 en artikel 34 van de AVG willen uitoefenen.
Krachtens artikel 12.3 AVG moet de verwerkingsverantwoordelijke zo snel mogelijk en in
ieder geval binnen een maand na het verzoek reageren (deze termijn kan onder bepaalde
voorwaarden met twee maanden worden verlengd). Als de verwerkingsverantwoordelijke
besluit om niet in te gaan op een verzoek van de betrokkene, moet de
verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene binnen een maand na ontvangst van het
verzoek alsnog een antwoord geven waarin de beslissing wordt gemotiveerd (artikel 12.4
AVG).
27. Volgens artikel 15.1 van de AVG heeft de betrokkene het recht om van de
verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van hem
betreffende persoonsgegevens. Indien dat laatste het geval is, heeft de betrokkene het
recht om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van informatie die in artikel
15.1.a)–h) van de AVG wordt vermeld, zoals het doeleinde van de verwerking van de
gegevens en de eventuele ontvangers van de gegevens, evenals informatie over het
bestaan van zijn rechten, waaronder het recht om rectificatie of wissing van zijn gegevens
te vragen, of om een klacht bij de GBA in te dienen. Het doel van het recht tot inzage is de
betrokkene in staat te stellen om te begrijpen hoe zijn persoonsgegevens worden verwerkt
en wat de gevolgen daarvan zijn alsook de juistheid van de verwerkte gegevens te
controleren zonder dat hij zijn voornemen hoeft te rechtvaardigen.12
28. Op basis van de stukken in het dossier stelt de Geschillenkamer vast dat de klager op 16
oktober 2023 zijn recht van inzage heeft uitgeoefend, maar uit de stukken blijkt niet dat de
klager een antwoord mocht ontvangen van de verweerder. Bijgevolg vermoedt de
Geschillenkamer dan ook dat de verweerder mogelijks gehandeld heeft in strijd met artikel
12.3 en 12.4 van de AVG, alsook artikel 15.1 van de AVG.
Gegevensbeschermingsautoriteit.
11
Zie o.a. HvJEU, 12 januari 2023, Österreichische Post AG, C-154/21, ECLI:EU:C:2023:3, randnr. 38; HvJEU, 17 juli 2014, YS et al.,
C-141/12 en C-372/12, EU:C:2014:2081, randnr. 44, en HvJEU, 20 december 2017; Nowak, C-434/16, EU:C:2017:994, randnr. 57.
Zie ook beslissing 15/2021 van 9 februari 2021, randnr. 141, en beslissing 41/2020 van 29 juli 2020, randnr. 47, te raadplegen
op de website van de GBA.
12
EDPB — Guidelines 01/2022 on data subject rights – Right of access (v2.0, 28 maart 2023), randnr. 13, te raadplegen via
https://edpb.europa.eu/system/files/2023-04/edpb_guidelines_202201_data_subject_rights_access_v2_en.pdf.
Beslissing 01/2024 — 9/11
29. De Geschillenkamer is van oordeel dat op grond van bovenstaande analyse dient te worden
geconcludeerd dat door de verwerkingsverantwoordelijke mogelijk een inbreuk op de
bepalingen van de AVG werd gepleegd, dewelke rechtvaardigt dat in casu wordt
overgegaan tot het nemen van een beslissing op grond van artikel 95, §1, 5° WOG, meer
bepaald de verwerkingsverantwoordelijke te bevelen om in voorkomend geval gevolg te
geven aan de uitoefening door de klager van diens recht van inzage (art. 15.1 AVG) en dit in
het bijzonder gelet op het stuk dat de klager heeft bijgebracht waaruit blijkt dat de klager
wel degelijk zijn recht op inzage heeft uitgeoefend, maar de verwerkingsverantwoordelijke
daar prima facie geen gevolg aan heeft gegeven."
30. Onderhavige beslissing is een prima facie beslissing genomen door de Geschillenkamer
overeenkomstig artikel 95 van de WOG op grond van de door de klager ingediende klacht,
in het kader van de “procedure voorafgaand aan de beslissing ten gronde” 13 en geen
beslissing ten gronde van de Geschillenkamer in de zin van artikel 100 van de WOG.
31. De Geschillenkamer heeft aldus beslist om op grond van artikel 58.2.c) AVG en
artikel 95, § 1, 5° van de WOG, de verweerder te bevelen dat wordt voldaan aan het verzoek
van de betrokkene om zijn rechten uit te oefenen, meer bepaald het recht op inzage zoals
bepaald in artikel 15 AVG.
32. Onderhavige beslissing heeft tot doel de verweerder in kennis te stellen van het feit dat
deze een inbreuk op de bepalingen van de AVG heeft gepleegd en deze in de mogelijkheid
te stellen zich alsnog te conformeren met voornoemde bepalingen.
33. Indien de verweerder evenwel niet akkoord gaat met de inhoud van onderhavige prima
facie beslissing en van oordeel is dat deze feitelijke en/of juridische argumenten kan laten
gelden die tot een andere beslissing zouden kunnen leiden, kan deze via het e-mailadres
[email protected] een verzoek tot behandeling ten gronde van de zaak richten
aan de Geschillenkamer en dit binnen de termijn van 30 dagen na de kennisgeving van deze
beslissing. De tenuitvoerlegging van onderhavige beslissing wordt desgevallend
gedurende voormelde periode geschorst.
34. In geval van een voortzetting van de behandeling van de zaak ten gronde, zal de
Geschillenkamer de partijen op grond van de artikelen 98, 2° en 3° juncto artikel 99 WOG
uitnodigen hun verweermiddelen in te dienen alsook alle stukken die zij nuttig achten bij het
dossier te voegen. De onderhavige beslissing wordt desgevallend definitief opgeschort.
35. Tot slot wijst de Geschillenkamer er volledigheidshalve op dat een behandeling ten gronde
van de zaak kan leiden tot het opleggen van de maatregelen vermeld in artikel 100 WOG 14.
13
Afdeling 3, Onderafdeling 2 van de WOG (artikelen 94 t.e.m. 97).
14
Artikel 100. § 1. De Geschillenkamer heeft de bevoegdheid om:
1° een klacht te seponeren;
2° de buitenvervolgingstelling te bevelen;
3° de opschorting van de uitspraak te bevelen;
4° een schikking voor te stellen;
5° waarschuwingen en berispingen te formuleren;
Beslissing 01/2024 — 10/11
III. Publicatie van de beslissing
36. Gelet op het belang van transparantie met betrekking tot de besluitvorming van de
Geschillenkamer, wordt deze beslissing gepubliceerd op de website van de
Gegevensbeschermingsautoriteit. Het is evenwel niet nodig dat daartoe de
identificatiegegevens van de partijen rechtstreeks worden bekendgemaakt.
OM DEZE REDENEN,
beslist de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit, onder voorbehoud
van de indiening van een verzoek door de verweerder tot behandeling ten gronde
overeenkomstig artikel 98 e.v. van de WOG, om:
- op grond van artikel 58.2.a) van de AVG en artikel 95, § 1, 4° van de WOG de
verweerder voor de toekomst te waarschuwen dat het niet tijdig afsluiten van een
mailbox van een werknemer na de beëindiging van dienst tewerkstelling een
inbreuk op artikel 5.1.b), c) en e) AVG en artikel 5.1.a) j° artikel 6.1 AVG uitmaakt;
- op grond van artikel 58.2.c) van de AVG en artikel 95, § 1, 5° van de WOG de
verweerder te bevelen dat wordt voldaan aan het verzoek van de betrokkene om
zijn rechten uit te oefenen, meer bepaald het recht op inzage (artikel 15.1 AVG), en
dit binnen de termijn van 30 dagen te rekenen vanaf de kennisgeving van deze
beslissing;
- de verweerder te bevelen de Gegevensbeschermingsautoriteit (Geschillenkamer)
per e-mail binnen dezelfde termijn op de hoogte te stellen van het gevolg dat aan
deze beslissing wordt gegeven via het e-mailadres [email protected];
en
- bij gebrek aan de tijdige uitvoering van het hierboven gestelde door de verweerder,
de zaak ambtshalve ten gronde te behandelen overeenkomstig artikelen 98 e.v.
van de WOG.
6° te bevelen dat wordt voldaan aan de verzoeken van de betrokkene om zijn rechten uit te oefenen;
7° te bevelen dat de betrokkene in kennis wordt gesteld van het veiligheidsprobleem;
8° te bevelen dat de verwerking tijdelijk of definitief wordt bevroren, beperkt of verboden;
9° te bevelen dat de verwerking in overeenstemming wordt gebracht;
10° de rechtzetting, de beperking of de verwijdering van gegevens en de kennisgeving ervan aan de ontvangers van de
gegevens te bevelen;
11° de intrekking van de erkenning van certificatie-instellingen te bevelen;
12° dwangsommen op te leggen;
13° administratieve geldboeten op te leggen;
14° de opschorting van grensoverschrijdende gegevensstromen naar een andere Staat of een internationale instelling te
bevelen;
15° het dossier over te dragen aan het parket van de procureur des Konings te Brussel, die het in kennis stelt van het
gevolg dat aan het dossier wordt gegeven;
16° geval per geval te beslissen om haar beslissingen bekend te maken op de website van de
Gegevensbeschermingsautoriteit.
Beslissing 01/2024 — 11/11
Op grond van artikel 108, § 1 van de WOG, kan binnen een termijn van dertig dagen vanaf de
kennisgeving tegen deze beslissing beroep worden aangetekend bij het Marktenhof (hof van
beroep Brussel), met de Gegevensbeschermingsautoriteit als verweerder.
Een dergelijk beroep kan worden aangetekend middels een verzoekschrift op tegenspraak dat de
in artikel 1034ter van het Gerechtelijk Wetboek opgesomde vermeldingen dient te bevatten15. Het
verzoekschrift op tegenspraak dient te worden ingediend bij de griffie van het Marktenhof
overeenkomstig artikel 1034quinquies van het Ger.W.16, dan wel via het e-Deposit
informaticasysteem van Justitie (artikel 32ter van het Ger.W.).
(get.) Hielke HIJMANS
Voorzitter van de Geschillenkamer
15
Het verzoekschrift vermeldt op straffe van nietigheid:
1° de dag, de maand en het jaar;
2° de naam, voornaam, woonplaats van de verzoeker en, in voorkomend geval, zijn hoedanigheid en zijn rijksregister- of
ondernemingsnummer;
3° de naam, voornaam, woonplaats en, in voorkomend geval, de hoedanigheid van de persoon die moet worden
opgeroepen;
4° het voorwerp en de korte samenvatting van de middelen van de vordering;
5° de rechter voor wie de vordering aanhangig wordt gemaakt;
6° de handtekening van de verzoeker of van zijn advocaat.
16
Het verzoekschrift met zijn bijlage wordt, in zoveel exemplaren als er betrokken partijen zijn, bij aangetekende brief gezonden
aan de griffier van het gerecht of ter griffie neergelegd.