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Expediente N.º: EXP202204501
RESOLUCIÓN DE PROCEDIMIENTO SANCIONADOR
Del procedimiento instruido por la Agencia Española de Protección de Datos y en base
a los siguientes
ANTECEDENTES
PRIMERO: A.A.A. (en adelante, la parte reclamante) con fecha 22 de marzo de 2022
presentó una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. La
reclamación se dirige contra AYUNTAMIENTO DE LLUCMAJOR con NIF P0703100H
(en adelante, la parte reclamada o el Ayuntamiento). Los motivos en que basa la
reclamación son los siguientes:
La parte reclamante, policía local del AYUNTAMIENTO DE LLUCMAJOR, expone que,
en diciembre de 2021, se ha publicado un documento PDF en la intranet con el
nombre "Bajas hasta el 30/11/21", al alcance de todos los usuarios, que contiene los
nombres y apellidos de 47 agentes, número de agente, cargo, los días de baja de cada
uno y el porcentaje de absentismo laboral anual que representa. Considera que son
datos a los que solo deberían tener acceso los miembros de STAFF, el Jefe de Policía
Local y los miembros de recursos humanos.
Señala que, el 12 de enero de 2022, el Jefe de Policía Local publicó una circular, con
el título "Bajas e indisposiciones", dando la enhorabuena a los agentes que no habían
estado de baja y recriminando y cuestionando la baja de los restantes agentes. Se
aportan los dos documentos referidos, así como pruebas de la publicación.
La parte reclamante manifiesta asimismo que, tras consultar a la Agencia, esta le invita
a plantear la cuestión al Delegado de Protección de Datos (en adelante, DPD) del
Ayuntamiento, constatando que la parte reclamada no ha procedido a su
nombramiento a pesar de la obligación legal desde mayo de 2018.
Por último, manifestó que a fecha de la presentación de la reclamación el documento
seguía publicado.
SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de
diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en
adelante LOPDGDD), se dio traslado de dicha reclamación al Ayuntamiento de
Llucmajor, para que procediese a su análisis e informase a esta Agencia en el plazo de
un mes, de las acciones llevadas a cabo para adecuarse a los requisitos previstos en
la normativa de protección de datos.
El traslado, que se practicó conforme a las normas establecidas en la Ley 39/2015, de
1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones
Públicas (en adelante, LPACAP), fue recogido en fecha 21 de abril de 2022 como
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consta en el acuse de recibo que obra en el expediente. Con fecha 24 de junio de
2022 el Ayuntamiento solicitó una ampliación de plazo para dar contestación al escrito
de traslado, que le fue concedida.
Con fecha 6 de julio de 2022 se recibe en esta Agencia escrito de respuesta enviado
por el Ayuntamiento. El mismo remite informe del Ayuntamiento de 1 de julio de 2022,
que, entre otros aspectos, destaca lo siguiente:
“3. No es cierto que se publicara un documento PDF en la intranet de Policía, al
alcance de todos los usuarios, con datos personales referidos a los días de
baja de los agentes.
4. Que se comprobó cómo el documento controvertido, en su momento, se
guardó en una carpeta temporal para su impresión, de nombre “
fotocopiadora”, donde se guardan los documentos antes de su impresión en la
fotocopiadora. Evidentemente el informe era de acceso restringido a la Jefatura
y a su Staff . Resultando que después de su edición, por error, no fue
suprimido, como se hace habitualmente con este tipo de archivos. Siendo
eliminado días después, al comprobar como el escrito seguía en la carpeta
mencionada y que había sido consultado por personas que no eran las
destinatarias del mismo.
5. Que el documento no sigue publicado ni se publicó en ningún momento en la
intranet de Policía.
6. Efectivamente la Jefatura publicó una circular, en la cual y de manera
genérica, se informaba a la plantilla de los datos globales de absentismo.
Entendemos que esta información es relevante y que debe ser conocida por
todos los trabajadores del departamento, ya que como servicio público que
somos, elevados niveles de absentismo dificultan dar respuesta satisfactoria a
las necesidades de la ciudadanía, a la vez que inciden en las condiciones de
trabajo de todo el colectivo, al provocar, en algunos supuestos, la denegación
de permisos y licencias previstos en la legislación, debido a la obligación de
priorizar las necesidades del servicio, que de otro modo no serían satisfechas.”
TERCERO: Con fecha 22 de junio de 2022, de conformidad con el artículo 65 de la
LOPDGDD, se admitió a trámite la reclamación presentada por la parte reclamante.
CUARTO: EL día 13 de julio de 2022, tras haber analizado la documentación que
obraba en el expediente, se dictó resolución por la Directora de la Agencia Española
de Protección de Datos, acordando el archivo de la reclamación. La resolución fue
notificada al reclamante, en fecha 27 de julio de 2022, según consta acreditado en el
expediente.
QUINTO: Con fecha 9 de agosto de 2022 la parte reclamante interpuso un recurso
potestativo de reposición a través del Registro Electrónico de la AEPD, contra la
resolución recaída en el expediente, en el que mostraba su disconformidad con la
resolución impugnada y solicitaba que continuase la tramitación de la reclamación
inicial presentada.
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SEXTO: En fecha 23 de febrero de 2023 se remitió el recurso interpuesto a la parte
reclamada en el marco de lo establecido en el artículo 118.1 de la Ley 39/2015, de 1
de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
(en adelante, LPACAP) a los efectos de que formulase las alegaciones y presentase
los documentos y justificantes que estimase procedentes, lo que se ha verificado
mediante escrito de respuesta de fecha 3 de mayo de 2023.
SÉPTIMO: Con fecha 31 de mayo de 2023 se dictó por la Directora de la Agencia
Española de Protección de Datos estimando el recurso de reposición interpuesto por el
reclamante.
En el fundamento de derecho segundo de dicha resolución se indica:
“
II
Contestación a las alegaciones presentadas
“En el recurso de reposición alega que no es cierto que el documento no se publicase
en la intranet, puesto que la carpeta “fotocopiadora” citada se encuentra precisamente
en la intranet del servicio, siendo innecesario su uso para enviar un archivo a imprimir
o fotocopiar.
Asimismo, considera que, aunque el documento se haya retirado, la infracción ya se
ha producido y debiera iniciarse procedimiento sancionador.
Por último, destaca que sigue sin haberse nombrado DPD por la parte reclamada pese
a tener obligación legal de hacerlo, lo que deja a los ciudadanos en situación de
indefensión.
En relación con estas alegaciones, la parte reclamada ha informado, en la respuesta
al traslado inicial, de que el documento se introdujo en una carpeta accesible para
terceros de forma anterior a su envío a impresión, manteniéndose en la misma por
error. No se realizan manifestaciones en relación con la falta de nombramiento de
DPD.
Conforme al artículo 5.1.f) del RGPD:
f) tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los
datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o
ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación
de medidas técnicas u organizativas apropiadas («integridad y
confidencialidad»).
Asimismo, el artículo 32 dispone:
1. Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la
naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos
de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las
personas físicas, el responsable y el encargado del tratamiento aplicarán
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medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de
seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros:
a) la seudonimización y el cifrado de datos personales;
b) la capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad,
disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de
tratamiento;
c) la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos
personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico;
d) un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la
eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la
seguridad del tratamiento.
2. Al evaluar la adecuación del nivel de seguridad se tendrán particularmente
en cuenta los riesgos que presente el tratamiento de datos, en particular como
consecuencia de la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de
datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la
comunicación o acceso no autorizados a dichos datos.
3. La adhesión a un código de conducta aprobado a tenor del artículo 40 o a un
mecanismo de certificación aprobado a tenor del artículo 42 podrá servir de
elemento para demostrar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el
apartado 1 del presente artículo.
4. El responsable y el encargado del tratamiento tomarán medidas para
garantizar que cualquier persona que actúe bajo la autoridad del responsable o
del encargado y tenga acceso a datos personales solo pueda tratar dichos
datos siguiendo instrucciones del responsable, salvo que esté obligada a ello
en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros.
Por otra parte, con respecto al nombramiento de Delegado de Protección de Datos, el
artículo 37 del RGPD dispone:
1. El responsable y el encargado del tratamiento designarán un delegado de
protección de datos siempre que:
a) el tratamiento lo lleve a cabo una autoridad u organismo público,
excepto los tribunales que actúen en ejercicio de su función judicial; […]
En respuesta al trámite de audiencia, la parte reclamada ha manifestado lo siguiente:
“Que se ratifica en la totalidad del contenido del informe firmado el día
01/07/2022.
Interesando hacer constar un nuevo punto […] el contenido del archivo
denominado por el recurrente como “Baixes fins el 30-11-2021” como la
información genérica contenida de la circular de Jefatura, que no contiene
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datos personales, podrían obtenerse mediante una revisión de las hojas de
“Servicio Diario” mencionadas.”
Sin realizar ninguna manifestación con respecto a la falta de nombramiento de DPD.
Por tanto, en el presente caso, procede la estimación del recurso interpuesto.”
OCTAVO: Con fecha 15 de noviembre de 2023, la Directora de la Agencia Española de
Protección de Datos acordó iniciar procedimiento sancionador a la parte reclamada,
por:
-La presunta infracción del Artículo 5.1.f) del RGPD, tipificada en el artículo
83.5.a), y calificada como muy grave a efectos de prescripción en el artículo
72.1 a) de la LOPDGDD.
-La presunta infracción del Artículo 32 del RGPD, tipificada en el artículo 83.4
a), y calificada como grave a efectos de prescripción en el artículo 73 f) de la
LOPDGDD.
-La presunta infracción del Artículo 37 del RGPD, tipificada en el artículo 83.4
a), y calificada como grave a efectos de prescripción en el artículo 73 v) de la
LOPDGDD.
NOVENO: Notificado el citado acuerdo de inicio conforme a las normas establecidas
en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas (en adelante, LPACAP) y transcurrido el plazo otorgado
para la formulación de alegaciones, se ha constatado que no se ha recibido alegación
alguna por la parte reclamada.
El artículo 64.2.f) de la LPACAP -disposición de la que se informó a la parte reclamada
en el acuerdo de apertura del procedimiento- establece que si no se efectúan
alegaciones en el plazo previsto sobre el contenido del acuerdo de iniciación, cuando
éste contenga un pronunciamiento preciso acerca de la responsabilidad imputada,
podrá ser considerado propuesta de resolución. En el presente caso, el acuerdo de
inicio del expediente sancionador determinaba los hechos en los que se concretaba la
imputación, la infracción del RGPD atribuida a la reclamada y la sanción que podría
imponerse. Por ello, tomando en consideración que la parte reclamada no ha
formulado alegaciones al acuerdo de inicio del expediente y en atención a lo
establecido en el artículo 64.2.f) de la LPACAP, el citado acuerdo de inicio es
considerado en el presente caso propuesta de resolución.
A la vista de todo lo actuado, por parte de la Agencia Española de Protección de Datos
en el presente procedimiento se consideran hechos probados los siguientes,
HECHOS PROBADOS
PRIMERO: El 1 de diciembre de 2021, en el departamento de gestión de recursos de
la Policía Local del Ayuntamiento de Llucmajor, se creó un documento PDF denomina-
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do “baixes fins a 30-11-2021” (Bajas hasta el 30-11-2021), que contenía los nombres y
apellidos de 47 agentes, así como otros datos de carácter personal relativos a dichos
agentes (el número de agente, el cargo, los días de baja y el porcentaje de absentismo
laboral), que fue publicado en la intranet del Ayuntamiento de Llucmajor.
En varias de las capturas de pantalla aportadas por el reclamante junto con su escrito
de reclamación, consta el documento denominado “baixes fins a 30-11-2021” (Bajas
hasta el 30-11-2021) fue creado el 1 de diciembre de 2021 a las 9:38.
Asimismo, en dichas capturas de pantalla se refleja que el documento denominado
“baixes fins a 30-11-2021” (Bajas hasta el 30-11-2021) estaba ubicado en la carpeta
denominada “Plocal” (Policía Local) de la Intranet del Ayuntamiento de Llucmajor, algu-
nas de dichas capturas muestran la ruta de acceso a dicha carpeta.
SEGUNDO: El documento “baixes fins a 30-11-2021” (Bajas hasta el 30-11-2021), en
un primer momento, estuvo alojado en la carpeta denominada “fotocopiadora”.
El Ayuntamiento de Llucmajor reconoce que el documento denominado “baixes fins a
30-11-2021” (Bajas hasta el 30-11-2021), por error, no fue eliminado y permaneció en
la carpeta temporal denominada “fotocopiadora” durante varios días,
En el informe Ayuntamiento de fecha 1 de julio de 2022, se destaca:
“4. Que se comprobó cómo el documento controvertido, en su momento, se
guardó en una carpeta temporal para su impresión, de nombre “fotocopiadora”,
donde se guardan los documentos antes de su impresión en la fotocopiadora.
Evidentemente el informe era de acceso restringido a la Jefatura y a su Staff.
Resultando que después de su edición, por error, no fue suprimido, como se
hace habitualmente con este tipo de archivos. Siendo eliminado días después,
al comprobar como el escrito seguía en la carpeta mencionada y que había
sido consultado por personas que no eran las destinatarias del mismo.” (el su-
brayado es nuestro).
TERCERO: El Ayuntamiento de Llucmajor reconoce que, cuando el documento deno-
minado “baixes fins a 30-11-2021” (Bajas hasta el 30-11-2021) estaba alojado en la
carpeta fotocopiadora, personas que no eran destinatarias de dicho documento, tuvie-
ron acceso al contenido del mismo:
Así lo reconoce el Ayuntamiento en su informe de 1 de julio de 2022:
“4. Que se comprobó cómo el documento controvertido, en su momento, se
guardó en una carpeta temporal para su impresión, de nombre “fotocopiadora”,
donde se guardan los documentos antes de su impresión en la fotocopiadora.
Evidentemente el informe era de acceso restringido a la Jefatura y a su Staff.
Resultando que después de su edición, por error, no fue suprimido, como se
hace habitualmente con este tipo de archivos. Siendo eliminado días después,
al comprobar como el escrito seguía en la carpeta mencionada y que había
sido consultado por personas que no eran las destinatarias del mismo.” (el su-
brayado es nuestro).
CUARTO: Cuando el documento denominado “baixes fins a 30-11-2021” (Bajas hasta
el 30-11-2021) estuvo alojado en la carpeta denominada “Plocal” de dicha intranet, po-
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dían tener acceso al mismo, entre otros, el personal de la Policía Local del Ayunta-
miento.
Así lo muestra la captura de pantalla denominada anexo 2, remitida a la AEPD junto
con la reclamación, en la que se muestran los grupos de usuarios que tenían acceso a
dicho documento:
Informática
Policía Local
Policía Local Staff
Administrador
Administradores
QUINTO: No hay constancia de que el Ayuntamiento de Llucmajor haya nombrado un
Delegado de Protección de Datos y lo haya comunicado a la AEPD.
En el expediente, consta una comprobación efectuada por personal de la AEPD el 8 de
abril de 2022 a las 14:40 en el apartado de la Sede Electrónica de esta Agencia deno-
minado “Consulta DPD”, en la que se verifica que el Ayuntamiento de Llucmajor no ha
comunicado a esta Agencia los datos de contacto de su DPD.
FUNDAMENTOS DE DERECHO
I
Competencia
De acuerdo con los poderes que el artículo 58.2 del Reglamento (UE) 2016/679
(Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD), otorga a cada
autoridad de control y según lo establecido en los artículos 47 y 48.1 de la Ley
Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de
los derechos digitales (en adelante, LOPDGDD), es competente para iniciar y resolver
este procedimiento la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos.
Asimismo, el artículo 63.2 de la LOPDGDD determina que: "Los procedimientos
tramitados por la Agencia Española de Protección de Datos se regirán por lo dispuesto
en el Reglamento (UE) 2016/679, en la presente ley orgánica, por las disposiciones
reglamentarias dictadas en su desarrollo y, en cuanto no las contradigan, con carácter
subsidiario, por las normas generales sobre los procedimientos administrativos."
II
Cuestiones previas
El Ayuntamiento de Llucmajor, como cualquier otra entidad pública, está obligada al
cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo,
de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que res-
pecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos
-RGPD-, y de la LO 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y
Garantía de los Derechos Digitales -LOPDGDD- con respecto a los tratamientos de
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datos de carácter personal que realicen, entendiendo por dato de carácter personal,
“toda información sobre una persona física identificada o identificable”.
Se considera persona física identificable aquella cuya identidad pueda determinarse,
directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un
nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o
uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica,
económica, cultural o social de dicha persona.
Asimismo, debe entenderse por tratamiento “cualquier operación o conjunto de ope-
raciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea
por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, es-
tructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utiliza-
ción, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de
acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción”.
Teniendo en cuenta lo anterior, el Ayuntamiento de Llucmajor habría tratado los datos
de carácter personal de 47 agentes de la policía local en el documento con el título
“baixes fins a 30-11-2021” (Bajas hasta el 30-11-2021) sobre el que versa la reclama-
ción que ha dado origen a este expediente sancionador.
Realiza esta actividad en su condición de responsable del tratamiento, dado que es
quien determina los fines y medios de tal actividad, en virtud del artículo 4.7 del
RGPD:
«responsable del tratamiento» o «responsable»: la persona física o jurídica, autoridad
pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y
medios del tratamiento; si el Derecho de la Unión o de los Estados miembros determi-
na los fines y medios del tratamiento, el responsable del tratamiento o los criterios es-
pecíficos para su nombramiento podrá establecerlos el Derecho de la Unión o de los
Estados miembros.
El artículo 4 apartado 12 del RGPD define, de un modo amplio, las “violaciones de
seguridad de los datos personales” (en adelante brecha de seguridad o brecha de da-
tos personales) como “todas aquellas violaciones de la seguridad que ocasionen la
destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos,
conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a
dichos datos.”
III
Infracción del artículo 5.1 f) del RGPD
El artículo 5.1.f) del RGPD, Principios relativos al tratamiento, señala lo siguiente:
“1. Los datos personales serán:
(…)
f) tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los
datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o
ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación
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de medidas técnicas u organizativas apropiadas («integridad y
confidencialidad»)”.
En el caso examinado en este expediente sancionador, el reclamante afirma que en di-
ciembre se publicó un documento en PDF en la intranet del Ayuntamiento con el título
“baixes fins a 30-11-2021” (Bajas hasta el 30-11-2021).
Junto a su reclamación, ha aportado el referido documento, compuesto por dos pági-
nas, en el que figuran las bajas de agentes de la policía local relativas al periodo com-
prendido entre el 1 de enero y el 30 de noviembre de 2021. Asimismo, constan los si-
guientes datos de carácter personal relativos a 47 policías (el número de agente, el
cargo, el nombre y los dos apellidos, los días de baja y el porcentaje de absentismo la-
boral).
Junto con su reclamación, también ha enviado varias capturas de pantalla. En las mis-
mas se pueden ver imágenes de la intranet del Ayuntamiento, carpeta denominada
“Plocal” (Policía Local), en la que figura el documento PDF denominado “baixes fins a
30-11-2021” (Bajas hasta el 30-11-2021), creado el 1 de diciembre de 2021.
En el informe del Ayuntamiento de Llucmajor de fecha 1 de julio de 2022, elaborado en
contestación al traslado de la AEPD, se destacaba:
“3. No es cierto que se publicara un documento PDF en la intranet de Policía, al
alcance de todos los usuarios, con datos personales referidos a los días de
baja de los agentes.
4. Que se comprobó cómo el documento controvertido, en su momento, se
guardó en una carpeta temporal para su impresión, de nombre “
fotocopiadora”, donde se guardan los documentos antes de su impresión en la
fotocopiadora. Evidentemente el informe era de acceso restringido a la Jefatura
y a su Staff . Resultando que después de su edición, por error, no fue suprimi-
do, como se hace habitualmente con este tipo de archivos. Siendo eliminado
días después, al comprobar como el escrito seguía en la carpeta mencionada y
que había sido consultado por personas que no eran las destinatarias del mis-
mo.
5. Que el documento no sigue publicado ni se publicó en ningún momento en la
intranet de Policía.
6. Efectivamente la Jefatura publicó una circular, en la cual y de manera genéri-
ca, se informaba a la plantilla de los datos globales de absentismo. Entende-
mos que esta información es relevante y que debe ser conocida por todos los
trabajadores del departamento, ya que como servicio público que somos, ele-
vados niveles de absentismo dificultan dar respuesta satisfactoria a las necesi-
dades de la ciudadanía, a la vez que inciden en las condiciones de trabajo de
todo el colectivo, al provocar, en algunos supuestos, la denegación de permi-
sos y licencias previstos en la legislación, debido a la obligación de priorizar las
necesidades del servicio, que de otro modo no serían satisfechas.”
Por lo tanto, en dicho informe el Ayuntamiento, el Consistorio reconoce que el docu-
mento denominado “baixes fins a 30-11-2021” (Bajas hasta el 30-11-2021), por error,
no fue eliminado y permaneció en la carpeta temporal denominada “fotocopiadora” du-
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rante varios días, siendo consultado por personas que no eran destinatarias del mis-
mo.
De la información que obra en el expediente, se desprende que el referido documento,
“baixes fins a 30-11-2021” (Bajas hasta el 30-11-2021), en un primer momento, estuvo
alojado en la carpeta denominada “fotocopiadora”.
Posteriormente, en el momento en el que el reclamante hizo las capturas de imagen
que acompañan a su escrito de reclamación, figuraba en la carpeta denominada “Plo-
cal” de la intranet del Ayuntamiento.
En el presente caso, la brecha de datos personales debe ser calificada de confidencia-
lidad, dado que como consecuencia de la misma los datos de 47 agentes de la policía
local habrían quedado indebidamente expuestos a terceros, vulnerando del principio
de confidencialidad. Circunstancia que constituya una infracción de lo dispuesto en el
artículo 5.1.f) del RGPD.
IV
Tipificación y calificación de la infracción del artículo 5.1 f) del RGPD
La citada infracción del artículo 5.1 f) del RGPD supone la comisión de una de las
infracciones tipificadas en el artículo 83.5 del RGPD que bajo la rúbrica “Condiciones
generales para la imposición de multas administrativas” dispone:
“5. Las infracciones de las disposiciones siguientes se sancionarán, de acuerdo
con el apartado 2, con multas administrativas de 20 000 000 EUR como
máximo o, tratándose de una empresa, de una cuantía equivalente al 4 %
como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero
anterior, optándose por la de mayor cuantía:
a) los principios básicos para el tratamiento, incluidas las condiciones para el
consentimiento a tenor de los artículos 5, 6, 7 y 9;”
A este respecto, la LOPDGDD, en su artículo 71 “Infracciones” establece que
“Constituyen infracciones los actos y conductas a las que se refieren los apartados 4,
5 y 6 del artículo 83 del Reglamento (UE) 2016/679, así como las que resulten
contrarias a la presente ley orgánica”.
A efectos del plazo de prescripción, el artículo 72 “Infracciones consideradas muy
graves” de la LOPDGDD indica:
“1. En función de lo que establece el artículo 83.5 del Reglamento (UE)
2016/679 se consideran muy graves y prescribirán a los tres años las
infracciones que supongan una vulneración sustancial de los artículos
mencionados en aquel y, en particular, las siguientes:
a) El tratamiento de datos personales vulnerando los principios y garantías
establecidos en el artículo 5 del Reglamento (UE) 2016/679.”
V
Sanción por la infracción del artículo 5.1 f) del RGPD
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El Artículo 83 “Condiciones generales para la imposición de multas administrativas” del
RGPD apartado 7 establece:
“Sin perjuicio de los poderes correctivos de las autoridades de control en virtud
del artículo 58, apartado 2, cada Estado miembro podrá establecer normas so-
bre si se puede, y en qué medida, imponer multas administrativas a autorida-
des y organismos públicos establecidos en dicho Estado miembro.”
Asimismo, el artículo 77 “Régimen aplicable a determinadas categorías de
responsables o encargados del tratamiento” de la LOPDGDD dispone lo siguiente:
“1. El régimen establecido en este artículo será de aplicación a los tratamientos
de los que sean responsables o encargados:
c) La Administración General del Estado, las Administraciones de las
comunidades autónomas y las entidades que integran la Administración Local
(…)
2. Cuando los responsables o encargados enumerados en el apartado 1
cometiesen alguna de las infracciones a las que se refieren los artículos 72 a
74 de esta ley orgánica, la autoridad de protección de datos que resulte
competente dictará resolución declarando la infracción y estableciendo, en su
caso, las medidas que proceda adoptar para que cese la conducta o se corrijan
los efectos de la infracción que se hubiese cometido, con excepción de la
prevista en el artículo 58.2.i del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento
Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
La resolución se notificará al responsable o encargado del tratamiento, al
órgano del que dependa jerárquicamente, en su caso, y a los afectados que
tuvieran la condición de interesado, en su caso.
(…)
4. Se deberán comunicar a la autoridad de protección de datos las
resoluciones que recaigan en relación con las medidas y actuaciones a que se
refieren los apartados anteriores.
5. Se comunicarán al Defensor del Pueblo o, en su caso, a las instituciones
análogas de las comunidades autónomas las actuaciones realizadas y las
resoluciones dictadas al amparo de este artículo.
6. Cuando la autoridad competente sea la Agencia Española de Protección de
Datos, esta publicará en su página web con la debida separación las
resoluciones referidas a las entidades del apartado 1 de este artículo, con
expresa indicación de la identidad del responsable o encargado del tratamiento
que hubiera cometido la infracción.
(…)”
Se entiende cometida una infracción del artículo 5.1 f) del RGPD, procediendo declarar
la infracción del Ayuntamiento de Llucmajor.
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VI
Infracción del artículo 32 del RGPD
Establece el artículo 32 del RGPD, seguridad del tratamiento, lo siguiente:
“1. Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la
naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de
probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas
físicas, el responsable y el encargado del tratamiento aplicarán medidas técnicas y
organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo,
que en su caso incluya, entre otros:
a) la seudonimización y el cifrado de datos personales;
b) la capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y
resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento;
c) la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos
personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico;
d) un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia
de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del
tratamiento.
2. Al evaluar la adecuación del nivel de seguridad se tendrán particularmente
en cuenta los riesgos que presente el tratamiento de datos, en particular como
consecuencia de la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de
datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la
comunicación o acceso no autorizados a dichos datos (El subrayado es
nuestro).
(…)
4. El responsable y el encargado del tratamiento tomarán medidas para
garantizar que cualquier persona que actúe bajo la autoridad del responsable o
del encargado y tenga acceso a datos personales solo pueda tratar dichos
datos siguiendo las instrucciones del responsable, salvo que esté obligada a
ello en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros.”
Por su parte, el considerando 74 del RGPD dispone lo siguiente:
“Debe quedar establecida la responsabilidad del responsable del tratamiento
por cualquier tratamiento de datos personales realizado por él mismo o por su
cuenta. En particular, el responsable debe estar obligado a aplicar medidas
oportunas y eficaces y ha de poder demostrar la conformidad de las
actividades de tratamiento con el presente Reglamento, incluida la eficacia de
las medidas. Dichas medidas deben tener en cuenta la naturaleza, el ámbito, el
contexto y los fines del tratamiento así como el riesgo para los derechos y
libertades de las personas físicas.”
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En este sentido, el considerando 75 del RGPD enumera una serie de factores o
supuestos asociados a riesgos para los derechos y libertades de los interesados: (el
subrayado es nuestro)
“Los riesgos para los derechos y libertades de las personas físicas, de
gravedad y probabilidad variables, pueden deberse al tratamiento de datos que
pudieran provocar daños y perjuicios físicos, materiales o inmateriales, en
particular en los casos en los que el tratamiento pueda dar lugar a problemas
de discriminación, usurpación de identidad o fraude, pérdidas financieras, daño
para la reputación, pérdida de confidencialidad de datos sujetos al secreto
profesional, reversión no autorizada de la seudonimización o cualquier otro
perjuicio económico o social significativo; en los casos en los que se prive a los
interesados de sus derechos y libertades o se les impida ejercer el control
sobre sus datos personales; en los casos en los que los datos personales
tratados revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, la religión o
creencias filosóficas, la militancia en sindicatos y el tratamiento de datos
genéticos, datos relativos a la salud o datos sobre la vida sexual, o las
condenas e infracciones penales o medidas de seguridad conexas; en los
casos en los que se evalúen aspectos personales, en particular el análisis o la
predicción de aspectos referidos al rendimiento en el trabajo, situación
económica, salud, preferencias o intereses personales, fiabilidad o
comportamiento, situación o movimientos, con el fin de crear o utilizar perfiles
personales; en los casos en los que se traten datos personales de personas
vulnerables, en particular niños; o en los casos en los que el tratamiento
implique una gran cantidad de datos personales y afecte a un gran número de
interesados.” (el subrayado es nuestro)
En el caso analizado en este expediente, el tratamiento de los datos de carácter
personal de los 47 agentes de la policía local no habría ido acompañado de unas
medidas de seguridad apropiadas.
El Ayuntamiento de Llucmajor no ha aportado documentación que acredite la
existencia de medidas de seguridad apropiadas destinadas a evitar que una brecha de
datos personales como la analizada en el presente expediente pueda suceder.
Tal y como se ha destacado en el fundamento de derecho III, el Ayuntamiento de
Llucmajor, en su informe de 1 de julio de 2022, elaborado en contestación al traslado
de la AEPD reconocía que el documento “baixes fins a 30-11-2021” (Bajas hasta el 30-
11-2021), por error, no fue eliminado y permaneció en la carpeta temporal denominada
“fotocopiadora” durante varios días, siendo consultado por personas que no eran
destinatarias del mismo.
Por otra parte, cuando el documento se encontraba ubicado en la carpeta denominada
“Plocal” (Policía Local), una de las capturas de pantalla enviadas junto con la
reclamación muestra los grupos de usuarios que tenían acceso a dicho documento:
Informática
Policía Local
Policía Local Staff
Administrador
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Administradores
Se considera que los hechos conocidos son constitutivos de una infracción, imputable
al Ayuntamiento de Llucmajor, por vulneración del artículo 32 del RGPD.
VII
Tipificación y calificación de la infracción del artículo 32 del RGPD
La citada infracción del artículo 32 del RGPD supone la comisión de una de las
infracciones tipificadas en el artículo 83.4 del RGPD que bajo la rúbrica “Condiciones
generales para la imposición de multas administrativas” dispone:
“Las infracciones de las disposiciones siguientes se sancionarán, de acuerdo
con el apartado 2, con multas administrativas de 10 000 000 EUR como
máximo o, tratándose de una empresa, de una cuantía equivalente al 2 %
como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero
anterior, optándose por la de mayor cuantía:
a) las obligaciones del responsable y del encargado a tenor de los artículos 8,
11, 25 a 39, 42 y 43; (…)”
A este respecto, la LOPDGDD, en su artículo 71 “Infracciones” establece que
“Constituyen infracciones los actos y conductas a las que se refieren los apartados 4,
5 y 6 del artículo 83 del Reglamento (UE) 2016/679, así como las que resulten
contrarias a la presente ley orgánica”.
A efectos del plazo de prescripción, el artículo 73 “Infracciones consideradas graves”
de la LOPDGDD indica:
“En función de lo que establece el artículo 83.4 del Reglamento (UE) 2016/679
se consideran graves y prescribirán a los dos años las infracciones que
supongan una vulneración sustancial de los artículos mencionados en aquel y,
en particular, las siguientes:
(…)
f) La falta de adopción de aquellas medidas técnicas y organizativas que
resulten apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo
del tratamiento, en los términos exigidos por el artículo 32.1 del Reglamento
(UE) 2016/679.(…)”
VIII
Sanción por la infracción del artículo 32 del RGPD
El Artículo 83 “Condiciones generales para la imposición de multas administrativas” del
RGPD apartado 7 establece:
“Sin perjuicio de los poderes correctivos de las autoridades de control en virtud
del artículo 58, apartado 2, cada Estado miembro podrá establecer normas so-
bre si se puede, y en qué medida, imponer multas administrativas a autorida-
des y organismos públicos establecidos en dicho Estado miembro.”
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Asimismo, el artículo 77 “Régimen aplicable a determinadas categorías de
responsables o encargados del tratamiento” de la LOPDGDD dispone lo siguiente:
“1. El régimen establecido en este artículo será de aplicación a los tratamientos
de los que sean responsables o encargados:
c) La Administración General del Estado, las Administraciones de las
comunidades autónomas y las entidades que integran la Administración Local
(…)
2. Cuando los responsables o encargados enumerados en el apartado 1
cometiesen alguna de las infracciones a las que se refieren los artículos 72 a
74 de esta ley orgánica, la autoridad de protección de datos que resulte
competente dictará resolución declarando la infracción y estableciendo, en su
caso, las medidas que proceda adoptar para que cese la conducta o se corrijan
los efectos de la infracción que se hubiese cometido, con excepción de la
prevista en el artículo 58.2.i del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento
Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
La resolución se notificará al responsable o encargado del tratamiento, al
órgano del que dependa jerárquicamente, en su caso, y a los afectados que
tuvieran la condición de interesado, en su caso.
(…)
4. Se deberán comunicar a la autoridad de protección de datos las
resoluciones que recaigan en relación con las medidas y actuaciones a que se
refieren los apartados anteriores.
5. Se comunicarán al Defensor del Pueblo o, en su caso, a las instituciones
análogas de las comunidades autónomas las actuaciones realizadas y las
resoluciones dictadas al amparo de este artículo.
6. Cuando la autoridad competente sea la Agencia Española de Protección de
Datos, esta publicará en su página web con la debida separación las
resoluciones referidas a las entidades del apartado 1 de este artículo, con
expresa indicación de la identidad del responsable o encargado del tratamiento
que hubiera cometido la infracción.
(…)”
Se entiende cometida una infracción del artículo 32 del RGPD, procediendo declarar la
infracción del Ayuntamiento de Llucmajor.
IX
Vulneración del artículo 37 del RGPD
Las Administraciones Públicas actúan como responsables del tratamiento de datos de
carácter personal y, en ocasiones, ejercen funciones de encargados del tratamiento
por lo que les corresponde, siguiendo el principio de responsabilidad proactiva,
atender las obligaciones que el RGPD detalla, entre las que se incluye la de nombrar
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un delegado de protección de datos, hacer públicos sus datos de contacto y
comunicarlo a la AEPD.
Los apartados 1 y 7 del artículo 37 del RGPD se refieren a esas obligaciones y
establecen, respectivamente:
“1. El responsable y el encargado del tratamiento designarán un delegado de
protección de datos siempre que:
a) el tratamiento lo lleve a cabo una autoridad u organismo público, excepto los
tribunales que actúen en el ejercicio de su función judicial;
(…)
7. El responsable o el encargado de tratamiento publicarán los datos de
contacto del delegado de protección de datos y los comunicarán a la autoridad
de control.”
Sobre la designación del delegado de protección de datos los apartados 3 y 5 el
artículo 37 del RGPD señalan que:
“3. Cuando el responsable o el encargado del tratamiento sea una autoridad u
organismo público, se podrá designar un único delegado de protección de
datos para varias de estas autoridades u organismos, teniendo en cuenta su
estructura organizativa y tamaño.
(…)
5. El delegado de protección de datos será designado atendiendo a sus
cualidades profesionales y, en particular, a sus conocimientos especializados
del Derecho y la práctica en materia de protección de datos y a su capacidad
para desempeñar las funciones indicadas en el artículo 39.
6. El delegado de protección de datos podrá formar parte de la plantilla del
responsable o del encargado del tratamiento o desempeñar sus funciones en el
marco de un contrato de servicios.”
Por su parte, la LOPDGDD dedica el artículo 34 a la “Designación de un delegado de
protección de datos”, precepto que dispone:
“1. Los responsables y encargados del tratamiento deberán designar un
delegado de protección de datos en los supuestos previstos en el artículo 37.1
del Reglamento (UE) 2016/679 (...)
3. Los responsables y encargados del tratamiento comunicarán en el plazo de
diez días a la Agencia Española de Protección de Datos o, en su caso, a las
autoridades autonómicas de protección de datos, las designaciones,
nombramientos y ceses de los delegados de protección de datos tanto en los
supuestos en los que se encuentren obligadas a su designación como en el
caso en que sea voluntaria”.
En el expediente consta una comprobación efectuada por personal de la AEPD el 8 de
abril de 2022 a las 14:40 en el apartado de la Sede Electrónica de esta Agencia
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denominado “Consulta DPD”. En la misma se verifica que el Ayuntamiento de
Llucmajor no ha comunicado a esta Agencia los datos de contacto de su DPD.
Se considera que el Ayuntamiento de Llucmajor no tiene designado DPD al no constar
la notificación de su nombramiento o designación en esta Agencia, siendo obligatorio
hacerlo.
Tal y como se ha indicado, el RGPD dispone que el responsable y encargado de
tratamiento deberán designar un DPD en el caso de que “el tratamiento lo lleve a cabo
una autoridad u organismo público”, así como “publicarán los datos de contacto del
delegado de protección de datos y los comunicarán a la autoridad de control.”
Los hechos conocidos son constitutivos de una infracción, imputable al Ayuntamiento
de Llucmajor por vulneración del artículo 37 del RGPD, “Designación del delegado de
protección de datos”.
X
Tipificación y calificación de la infracción
La citada infracción del artículo 37 del RGPD supone la comisión de las infracciones
tipificadas en el artículo 83.4 del RGPD que bajo la rúbrica “Condiciones generales
para la imposición de multas administrativas” dispone:
“Las infracciones de las disposiciones siguientes se sancionarán, de acuerdo
con el apartado 2, con multas administrativas de 10 000 000 EUR como
máximo o, tratándose de una empresa, de una cuantía equivalente al 2 %
como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero
anterior, optándose por la de mayor cuantía:
a) las obligaciones del responsable y del encargado a tenor de los artículos 8,
11, 25 a 39, 42 y 43; (…)”
A este respecto, la LOPDGDD, en su artículo 71 “Infracciones” establece que
“Constituyen infracciones los actos y conductas a las que se refieren los apartados 4,
5 y 6 del artículo 83 del Reglamento (UE) 2016/679, así como las que resulten
contrarias a la presente ley orgánica”.
A efectos del plazo de prescripción, el artículo 73 “Infracciones consideradas graves”
de la LOPDGDD indica:
“En función de lo que establece el artículo 83.4 del Reglamento (UE) 2016/679
se consideran graves y prescribirán a los dos años las infracciones que
supongan una vulneración sustancial de los artículos mencionados en aquel y,
en particular, las siguientes:
v) El incumplimiento de la obligación de designar un delegado de protección de
datos cuando sea exigible su nombramiento de acuerdo con el artículo 37 del
Reglamento (UE) 2016/679 y el artículo 34 de esta ley orgánica.”
XI
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Sanción por la infracción del artículo 37 del RGPD
El Artículo 83 “Condiciones generales para la imposición de multas administrativas” del
RGPD apartado 7 establece:
“Sin perjuicio de los poderes correctivos de las autoridades de control en virtud
del artículo 58, apartado 2, cada Estado miembro podrá establecer normas so-
bre si se puede, y en qué medida, imponer multas administrativas a autorida-
des y organismos públicos establecidos en dicho Estado miembro.”
Asimismo, el artículo 77 “Régimen aplicable a determinadas categorías de
responsables o encargados del tratamiento” de la LOPDGDD dispone lo siguiente:
“1. El régimen establecido en este artículo será de aplicación a los tratamientos
de los que sean responsables o encargados:
c) La Administración General del Estado, las Administraciones de las
comunidades autónomas y las entidades que integran la Administración Local
(…)
2. Cuando los responsables o encargados enumerados en el apartado 1
cometiesen alguna de las infracciones a las que se refieren los artículos 72 a
74 de esta ley orgánica, la autoridad de protección de datos que resulte
competente dictará resolución declarando la infracción y estableciendo, en su
caso, las medidas que proceda adoptar para que cese la conducta o se corrijan
los efectos de la infracción que se hubiese cometido, con excepción de la
prevista en el artículo 58.2.i del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento
Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
La resolución se notificará al responsable o encargado del tratamiento, al
órgano del que dependa jerárquicamente, en su caso, y a los afectados que
tuvieran la condición de interesado, en su caso.
(…)
4. Se deberán comunicar a la autoridad de protección de datos las
resoluciones que recaigan en relación con las medidas y actuaciones a que se
refieren los apartados anteriores.
5. Se comunicarán al Defensor del Pueblo o, en su caso, a las instituciones
análogas de las comunidades autónomas las actuaciones realizadas y las
resoluciones dictadas al amparo de este artículo.
6. Cuando la autoridad competente sea la Agencia Española de Protección de
Datos, esta publicará en su página web con la debida separación las
resoluciones referidas a las entidades del apartado 1 de este artículo, con
expresa indicación de la identidad del responsable o encargado del tratamiento
que hubiera cometido la infracción.
(…)”
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Se entiende cometida una infracción del artículo 37 del RGPD, procediendo declarar la
infracción del Ayuntamiento de Llucmajor.
XII
Al haberse confirmado las infracciones, procede imponer al responsable la adopción
de medidas adecuadas para ajustar su actuación a la normativa mencionada en este
acto, de acuerdo con lo establecido en el citado artículo 58.2 d) del RGPD, según el
cual cada autoridad de control podrá “d) ordenar al responsable o encargado del
tratamiento que las operaciones de tratamiento se ajusten a las disposiciones del
presente Reglamento, cuando proceda, de una determinada manera y dentro de un
plazo especificado”.
Se advierte que no atender la orden de adopción de medidas impuestas por este
organismo en la resolución sancionadora podrá ser considerado como una infracción
administrativa conforme a lo dispuesto en el RGPD, tipificada como infracción en su
artículo 83.5 y 83.6, pudiendo motivar tal conducta la apertura de un ulterior
procedimiento administrativo sancionador.
Por lo tanto, de acuerdo con la legislación aplicable y valorados los criterios de
graduación de las sanciones cuya existencia ha quedado acreditada,
la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos
RESUELVE:
PRIMERO: DECLARAR que AYUNTAMIENTO DE LLUCMAJOR, con NIF P0703100H:
-Ha infringido lo dispuesto en el Artículo 5.1.f) del RGPD, infracción tipificada en el
Artículo 83.5 del RGPD.
- Ha infringido lo dispuesto en el Artículo 32 del RGPD, infracción tipificada en el
Artículo 83.4 del RGPD.
- Ha infringido lo dispuesto en el Artículo 37 del RGPD, infracción tipificada en el
Artículo 83.4 del RGPD.
SEGUNDO: ORDENAR a AYUNTAMIENTO DE LLUCMAJOR, con NIF P0703100H,
que en virtud del artículo 58.2.d) del RGPD, en el plazo de seis meses, acredite haber
procedido al cumplimiento de las siguientes medidas:
1. El nombramiento de un Delegado de Protección de Datos y la comunicación
de dicho nombramiento a la AEPD.
2. La adopción por parte del Ayuntamiento de medidas de gestión de los
sistemas de información destinadas a evitar una difusión indebida de los datos
personales.
TERCERO: NOTIFICAR la presente resolución a AYUNTAMIENTO DE LLUCMAJOR.
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CUARTO: COMUNICAR la presente resolución al Defensor del Pueblo, de
conformidad con lo establecido en el artículo 77.5 de la LOPDGDD.
De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente
Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados.
Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa conforme al art. 48.6 de la
LOPDGDD, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de la LPACAP, los
interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la
Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a
contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente
recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la
Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de
la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la
Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el
día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la
referida Ley.
Finalmente, se señala que conforme a lo previsto en el art. 90.3 a) de la LPACAP, se
podrá suspender cautelarmente la resolución firme en vía administrativa si el
interesado manifiesta su intención de interponer recurso contencioso-administrativo.
De ser éste el caso, el interesado deberá comunicar formalmente este hecho mediante
escrito dirigido a la Agencia Española de Protección de Datos, presentándolo a través
del Registro Electrónico de la Agencia [https://sedeagpd.gob.es/sede-electronica-
web/], o a través de alguno de los restantes registros previstos en el art. 16.4 de la
citada Ley 39/2015, de 1 de octubre. También deberá trasladar a la Agencia la
documentación que acredite la interposición efectiva del recurso contencioso-
administrativo. Si la Agencia no tuviese conocimiento de la interposición del recurso
contencioso-administrativo en el plazo de dos meses desde el día siguiente a la
notificación de la presente resolución, daría por finalizada la suspensión cautelar.
938-21112023
Mar España Martí
Directora de la Agencia Española de Protección de Datos
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