1/7
Geschillenkamer
Beslissing 44/2026 van 4 maart 2026
Dossiernummer : DOS-2022-02152
Betreft : Een verzoek van inzage in e-mailcorrespondentie
De Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit;
Gelet op Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016
betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van
persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van
Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), hierna “AVG”;
Gelet op de wet van 3 december 2017 tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit,
hierna “WOG”;
Gelet op het reglement van interne orde, zoals goedgekeurd door de Kamer van
Volksvertegenwoordigers op 20 december 2018 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op
15 januari 2019;
Gelet op de stukken van het dossier;
Heeft de volgende beslissing genomen inzake:
De klager: X, hierna “de klager”
De verweerder: Y, met maatschappelijke zetel te [...], met ondernemingsnummer [...], hierna “de
verweerder”
Beslissing 44/2026 — 2/7
I. Feiten en procedure
1. De klager is een werknemer bij Y. Op 6 november 2021 stelt hij via zijn privée-mailadres een
vraag betreffende de Y aan Z. Enkele dagen later, op 9 november 2021, ontvangt de klager
op zijn professioneel e-mailadres een e-mail van een werknemer van Y, met de vraag om te
bevestigen of hij de e-mail van 6 november 2021 had verstuurd.
Op 20 juni 2022 neemt de klager contact op met de Functionaris voor
Gegevensbescherming (hierna “DPO”) van Y. Hij vraagt een overzicht van alle
geadresseerden naar wie zijn persoonsgegevens werden verstuurd, een rechtzetting van
fouten in zijn persoonsgegevens, een overzicht van alle meldingen en notificaties over hem
die door Y bijgehouden worden, en een jaarlijks afschrift van zijn personeelsdossier.
Op 1 juli 2022 verwijst de DPO van de Y de klager naar het passende e-mailadres om zijn
verzoeken in te dienen. Op 13 juli 2022 en 7 oktober 2022 herhaalt de klager zijn verzoeken
aan dit e-mailadres. Hij ontvangt op 18 oktober 2022 een bestand met zijn
persoonsgegevens. Op 8 februari 2023 ontvangt hij verdere persoonsgegevens die de
verweerder verzamelde van de leidinggevende van de klager nadat hij hier zijn toestemming
voor gaf.
2. Op 10 april 2023 dient de klager een verzoek in ter bemiddeling.
3. Op 8 augustus 2023 dient de klager een klacht in bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
tegen de verweerder.
4. Op 8 augustus 2023 wordt de klacht door de Eerstelijnsdienst ontvankelijk verklaard op
grond van de artikelen 58 en 60 WOG en wordt de klacht op grond van artikel 62, § 1 WOG
overgemaakt aan de Geschillenkamer.
5. Op 7 januari 2025 verzoekt de klager informatie over de stand van zaken van het dossier. Hij
herhaalt dit verzoek meermaals. De Geschillenkamer leidt hieruit af dat de klager zijn klacht
wenst te handhaven.
II. Motivering
II.1. Betreffende het “informatieverzoek” met betrekking tot Z
6. De Geschillenkamer merkt op dat de klager verwijst naar een gegevensverwerking door het
kabinet van de toenmalige Z. Hij dient evenwel niet formeel een klacht of
bemiddelingsverzoek in tegen deze partij, doch een “informatieverzoek”. Aldus stelt de
Geschillenkamer vast dat deze partij buiten de reikwijdte van deze klacht valt, en wordt de
bijhorende gegevensverwerking niet behandeld in deze beslissing.
Beslissing 44/2026 — 3/7
II.2. Betreffende het verzoek om inzage bij Y
7. De klager stelt dat de verweerder weigert gevolg te geven aan zijn recht van inzage. De
klager zou inzage hebben gevraagd in zijn professioneel dossier, maar de verweerder zou
onvoldoende gevolg hebben gegeven aan zijn verzoek door de inzage te beperken tot
bepaalde gegevens in plaats van een kopie van het volledige dossier ter beschikking te
stellen. De klager verzocht in het bijzonder om integrale uittreksels van stukken zoals e-
mailcorrespondentie.
8. In het kader van de bemiddelingsprocedure stelde de verweerder dat zij, bij de uitoefening
van het recht van inzage, de verwerkte persoonsgegevens verstrekt zonder daarbij
systematisch een integrale kopie van die gegevens over te maken tenzij dit noodzakelijk is
voor de uitoefening van andere rechten in de AVG. Volgens de verweerder werden aan de
klager alle verwerkte persoonsgegevens bezorgd, met inbegrip van de gegevens uit de e-
mailcorrespondentie binnen zijn hiërarchische lijn, zodat het overmaken van de volledige e-
mails niet vereist was voor de uitoefening van zijn rechten op rectificatie, wissing of
beperking. Voorts acht de verweerder het verstrekken van een integrale kopie van de e-
mailcorrespondentie onevenredige afbreuk zou doen aan de fundamentele rechten en
vrijheden van de opstellers daarvan en andere betrokkenen. Zij zou in dit kader hebben
onderzocht of een evenwicht kon worden gevonden tussen het inzageverzoek en de
rechten van derden, en kwam tot het oordeel dat de anonimisering van de afzender en de
ontvanger geen afdoende bescherming zou bieden gelet op de contextuele herleidbaarheid.
Ten slotte bevestigde de DPO van de verweerder dat hij kennis had genomen van de
betrokken e-mailcorrespondentie, en dat de aan de klager verstrekte informatie hiermee
overeenstemt.
9. Op basis van de elementen in het dossier die de Geschillenkamer bekend zijn, en op basis
van de bevoegdheden die haar door de wetgever op grond van artikel 95, § 1 WOG zijn
toebedeeld, beslist de Geschillenkamer over de verdere opvolging van het dossier; in casu
gaat de Geschillenkamer over tot het seponeren van de klacht overeenkomstig artikel 95,
§ 1, 3° WOG, op basis van de hiernavolgende motivering.
10. Wanneer een klacht geseponeerd wordt, dient de Geschillenkamer haar beslissing
trapsgewijs te motiveren1 en:
- een technische seponering uit te spreken indien het dossier geen of niet voldoende
elementen bevat die tot een veroordeling kunnen leiden, of indien er onvoldoende
uitzicht bestaat op een veroordeling wegens een technische belemmering,
waardoor zij niet tot een beslissing kan komen;
1
Hof van Beroep Brussel, Sectie Marktenhof, 19de kamer A, Kamer voor marktzaken, arrest 2020/AR/329, 2 september 2020,
p. 18.
Beslissing 44/2026 — 4/7
- of een beleidssepot uit te spreken, indien ondanks de aanwezigheid van elementen
die tot een sanctie kunnen leiden, de voortzetting van het onderzoek van het
dossier niet opportuun lijkt in het licht van de prioriteiten van de
Gegevensbeschermingsautoriteit, zoals gespecificeerd en toegelicht in het
sepotbeleid van de Geschillenkamer2.
11. In het geval op meer dan één grond wordt geseponeerd, dienen de sepotgronden (resp.
technisch sepot en beleidssepot) in volgorde van belangrijkheid te worden behandeld 3.
12. In het voorliggend dossier gaat de Geschillenkamer over tot een seponering van de klacht,
op grond van opportuniteit. Er liggen namelijk twee motieven aan de basis van de beslissing
van de Geschillenkamer waarom zij het onwenselijk acht verder gevolg te geven aan het
dossier en derhalve beslist niet over te gaan tot, inter alia, een behandeling ten gronde.
13. De Geschillenkamer oordeelt namelijk dat een diepgaand onderzoek van de klacht niet
evenredig zou zijn, rekening houdend met de middelen die nodig zijn om de klacht te
onderzoeken en de kans van slagen van de klacht. 4
14. De klacht betreft de reikwijdte van het recht van inzage, en meer bepaald of het recht van
inzage inhoudt dat de klager het recht heeft om een kopie te ontvangen van volledige
uittreksels in zijn personeelsdossier, en meer bepaald of hij het recht heeft om een kopie te
ontvangen van e-mails die hem betreffen.
15. Artikel 15.1 AVG bepaalt dat de betrokkene het recht heeft om van de
verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van
hem betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen
van die persoonsgegevens en van de informatie opgenomen in artikel 15.1.a) – h) AVG.
Voorts bepaalt artikel 15.3 AVG dat de klager het recht heeft een kopie te ontvangen van de
persoonsgegevens die worden verwerkt. Dit mag overeenkomstig artikel 15.4 AVG geen
afbreuk doen aan de rechten en vrijheden van anderen.
16. Het Hof van Justitie oordeelde dat artikel 15.3 AVG de betrokkene het recht verleent om een
getrouwe reproductie te verkrijgen van zijn – in ruime zin opgevatte – persoonsgegevens die
door de verwerkingsverantwoordelijke zijn bewerkt op een manier die als verwerking moet
worden aangemerkt.5 De term “kopie” verwijst niet naar een document als zodanig, maar
naar de persoonsgegevens die het bevat en die volledig moeten zijn. De kopie moet dus alle
2
In dit verband verwijst de Geschillenkamer naar haar sepotbeleid zoals uitvoerig uiteengezet op de website van de GBA:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/sepotbeleid-van-de-geschillenkamer.pdf
3
Cf. Titel 3 – In welke gevallen zal mijn klacht waarschijnlijk worden geseponeerd door de Geschillenkamer? van het
sepotbeleid van de Geschillenkamer.
4
Cf. criterium B.7 in het sepotbeleid van de Geschillenkamer.
5
HvJ 4 mei 2023, C-487/21, ECLI:EU:C:2023:369, ‘Österreichische Datenschutzbehörde’, par. 28
Beslissing 44/2026 — 5/7
persoonsgegevens bevatten die worden verwerkt.6 Hieruit volgt dat de kopie van de
persoonsgegevens die worden verwerkt en die de verwerkingsverantwoordelijke krachtens
artikel 15.3, eerste volzin, AVG moet verstrekken, alle noodzakelijke kenmerken moet
vertonen om de betrokkene in staat te stellen de rechten die hij aan deze verordening
ontleent daadwerkelijk uit te oefenen. Deze kopie moet deze gegevens dus volledig en
getrouw reproduceren.7
17. Het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke een kopie te verkrijgen van de
persoonsgegevens die worden verwerkt, houdt in dat aan de betrokkene een getrouwe en
begrijpelijke reproductie van al deze gegevens moet worden gegeven. Dit recht omvat het
recht om een kopie te verkrijgen van uittreksels uit documenten of zelfs van volledige
documenten of databankuittreksels die onder meer die gegevens bevatten, indien de
verstrekking van een dergelijke kopie onontbeerlijk is om de betrokkene in staat te stellen
de hem bij deze verordening verleende rechten daadwerkelijk uit te oefenen, waarbij moet
worden benadrukt dat daarbij ook rekening moet worden gehouden met de rechten en
vrijheden van anderen.8
18. In het onderhavige geval verstrekte de verweerder een kopie van de persoonsgegevens van
de klager, maar besloot zij om bepaalde persoonsgegevens via een reproductie door te
geven, en geen uittreksels van de stukken. Dit betrof met name e-mailcorrespondentie. De
verweerder stelt dat zij een afweging maakte tussen het recht van inzage van de klager en
de rechten en vrijheden van de opstellers van de e-mailcorrespondentie. Daarnaast kwam zij
tot het oordeel dat de anonimisering van de afzender en de ontvanger van de betrokken e-
mails geen afdoende bescherming zou bieden gelet op de contextuele herleidbaarheid. Ten
slotte bevestigt de DPO van de verweerder dat hij kennis heeft genomen van de betrokken
e-mailuitwisseling, en dat de aan de klager verstrekte informatie hiermee overeenstemt.
19. De Geschillenkamer oordeelt dat het verstrekken van uittreksels van de e-
mailcorrespondentie in casu niet onontbeerlijk zou zijn geweest om de betrokkene in staat
te stellen de hem bij deze verordening verleende rechten daadwerkelijk uit te oefenen. Het
zou bovendien een de rechten en vrijheden van de opstellers van de betrokken e-mails
aantasten, zodat de verweerder a priori voldoende gevolg heeft gegeven aan het recht van
inzage van de klager. Derhalve oordeelt de Geschillenkamer dat een diepgaand onderzoek
van de klacht niet evenredig zou zijn, rekening houdend met de middelen die nodig zijn om
de klacht te onderzoeken en de kans van slagen van de klacht. 9
6
HvJ 4 mei 2023, C-487/21, ECLI:EU:C:2023:369, ‘Österreichische Datenschutzbehörde’, par. 32
7
HvJ 4 mei 2023, C-487/21, ECLI:EU:C:2023:369, ‘Österreichische Datenschutzbehörde’, par. 39
8
HvJ 4 mei 2023, C-487/21, ECLI:EU:C:2023:369, ‘Österreichische Datenschutzbehörde’, par. 45
9
Cf. criterium B.7 in het sepotbeleid van de Geschillenkamer.
Beslissing 44/2026 — 7/7
overeenkomstig artikel 1034quinquies van het Ger.W.13, of via het e-Deposit informatiesysteem
van het Ministerie van Justitie (artikel 32ter van het Ger.W.).
Om de klager in staat te stellen andere mogelijke rechtsmiddelen te overwegen, verwijst de
Geschillenkamer de klager naar de toelichting in haar sepotbeleid14.
(Get). Hielke HIJMANS
Directeur van de Geschillenkamer
13
Het verzoekschrift met zijn bijlage wordt, in zoveel exemplaren als er betrokken partijen zijn, bij aangetekende brief gezonden
aan de griffier van het gerecht of ter griffie neergelegd.
14
Cf. Titel 4 – Wat kan ik doen als mijn klacht wordt afgesloten? van het sepotbeleid van de Geschillenkamer.