1/9
Geschillenkamer
Beslissing 28/2024 van 7 februari 2024
Het beroep ingesteld tegen deze beslissing werd verworpen door het arrest 2024/AR/471
van het Marktenhof dd. 9 oktober 2024
Dossiernummer : DOS-2023-01969
Betreft : klacht over het ontbreken door diefstal van medische en andere stukken in een
personeelsdossier
De Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit, samengesteld uit de heer
Hielke HIJMANS, alleenzetelend voorzitter;
Gelet op Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016
betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van
persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van
Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), hierna “AVG”;
Gelet op de wet van 3 december 2017 tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit,
hierna “WOG”;
Gelet op het reglement van interne orde, zoals goedgekeurd door de Kamer van
Volksvertegenwoordigers op 20 december 2018 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op
15 januari 2019;
Gelet op de stukken van het dossier;
Heeft de volgende beslissing genomen inzake:
De klager: X, hierna “de klager”;
De verweerder 1: Y1, hierna “de verweerder 1”;
De verweerder 2: Y2, hierna “de verweerder 2”.
Beslissing 28/2024 — 2/9
I. Feiten en procedure
1. De klager is een werknemer van een school van het stedelijk onderwijs. Op het moment van
de vermeende feiten, was verweerder 1 de leidinggevende van de klager. Verweerder 2 is de
vermeende verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens van het personeel van
de school. De klager was in 2021-2022 langdurig afwezig om medische redenen. De klager
was terug aan het werk in de school sinds april 2022.
2. Het voorwerp van de klacht tegenover verweerder 1 betreft vermoedens van het zich
onrechtmatig toe-eigenen van gegevens uit het personeelsdossier van de klager met de
bedoeling deze gegevens te kopiëren en te verspreiden. Het betreft onder andere
bijzondere gegevens in de zin van artikel 9 AVG, in casu medische gegevens. In de klacht
wordt ook gesproken van diefstal en strafrechtelijk vervolgbare feiten.
3. Aangezien de klager zich beroept op de vermeende onvolledigheid van haar dossier om zijn
klacht tegen verweerder 1 te staven, leidt de Geschillenkamer daaruit een klacht af tegen
verweerder 2, de verwerkingsverantwoordelijke van het bewuste dossier. Het voorwerp van
de klacht tegenover verweerder 2 betreft vermoedens van het niet waarborgen van de
vertrouwelijkheid en de integriteit van het personeelsdossier van de klager.
4. Op 5 oktober 2022 verklaarde een collega van de klager schriftelijk dat “de persoon [de
verweerder 1] [in] juli 2021 aan mij vertelde dat ze het dossier van [de klager] ging meenemen
om nog eens door te nemen en eventuele kopieën te nemen om zichzelf in te dekken.”
5. Op 20 oktober 2022 verzocht de klager via een raadsman inzage in haar personeelsdossier
bij haar huidige leidinggevende.
6. Op 21 oktober 2022 verwees de huidige leidinggevende de klager door naar de
personeelsafdeling van de scholengroep, aangezien er over de klager geen dossier was in
de school.
7. Op 26 oktober 2022 verzocht de klager haar recht op inzage uit te kunnen oefenen bij de
scholengroep. Op 7 november 2022 bevestigde de scholengroep de ontvangst van het
verzoek en vroeg deze om een concretisering van de stukken waartoe inzage werd gevraagd
gezien een personeelsdossier zeer omvangrijk is.
8. Op 17 november 2022 verduidelijkte de klager haar vraag. Zij was naar eigen zeggen
doorverwezen van de scholengroep naar de verweerder 2 aangezien de dossierbeheerder
van de klager enkel beschikte over “verslagen met diverse aanstellingen van cliënte, haar
verlofstelsel …” De klager verduidelijkte dat ze meer precies op zoek was naar “persoonlijke
verslagen opgemaakt door haar directeurs over de jaren heen, medische info…”
9. Op 22 november 2022 nodigde de verweerder 2 de klager uit een afspraak te maken om een
bijkomend aantal stukken, die reeds in het centraal archief zaten, te komen inkijken.
Beslissing 28/2024 — 3/9
10. Op 29 november 2022 stelde de klager in de kantoren van de verweerder 2 vast dat het
laatste verslag dateerde van 2020 en dat de laatste twee jaar ontbraken, “[…] dit terwijl er
geen discussie kan zijn over het bestaan van stukken uit de periode 2020-2022 (medische
verslagen alsook briefwisseling omtrent de tewerkstelling van [de klager])”. De klager
informeerde tot wie ze zich moest wenden om de stukken uit deze periode in te kunnen
kijken.
11. Op 19 december 2022 bevestigde de verweerder 2 de ontvangst van de vraag.
12. Op 13 januari 2023 communiceerde de verweerder 2 dat zij over bijkomende stukken en ook
recente stukken beschikten en dat de klager deze opnieuw kon komen inkijken.
13. Op 6 maart 2023 contacteerde de klager via haar raadsman de verweerder 1 met de
vaststelling dat er in haar persoonlijk dossier “[…] – naast persoonlijke verslagen opgemaakt
door de directie, - belangrijke, medische stukken uit de periode 2020-2021 ontbraken.” De
klager wees de verweerder 1 op haar verantwoordelijkheden: “Als [verweerder 1] was het uw
taak om zorgzaam met deze persoonlijke en bovendien uiterst gevoelige informatie om te
gaan” en “Als bewaarnemer was het uw verplichting om zich niet van deze documenten te
bedienen, zonder uitdrukkelijk of stilzwijgend akkoord van cliënte (art. 1930 Oud BW).”
Daarenboven wees de klager erop dat ze van een collega had vernomen dat “u het dossier
van cliënte zou meenemen teneinde hiervan de nodige kopieën te maken.” De klager
beschuldigde de verweerder 1 van diefstal en ernstige schending van de privacy van de
klager.
14. De klager eiste van de verweerder 1 om het “integraal persoonlijk dossier – samen met alle
eventuele kopieën” terug te bezorgen aan de klager. Bij gebreke daarvan zou de klager
zonder verdere verwittiging een strafklacht indienen bij de onderzoeksrechter en de GBA
op de hoogte brengen. De klager zou ook niet nalaten de huidige werkgever van de
verweerder 1 op de hoogte te brengen van deze feiten. Daarnaast eiste de klager een morele
schadevergoeding van 2.500€ “voor de schending van haar privacy alsook de onzekere
situatie waarin zij hierdoor verkeert. Dat dergelijke precaire, delicate informatie over haar
gezondheid zomaar werden gekopieerd en met eender wie kunnen zijn of worden gedeeld
is voor cliënte zeer pijnlijk.”
15. De klager stelde de verweerder 1 dan ook in gebreke “om tegen uiterlijk 15 maart 2023 het
persoonlijke dossier van cliënte aan ons terug te bezorgen alsook de morele
schadevergoeding van 2.500€ op onze derdenrekening te storten […].”
16. Op 7 maart 2023 antwoordde de verweerder 1 op het schrijven van 6 maart 2023 van de
klager. Zij stelde dat er geen officiële stukken gekopieerd of verspreid werden uit het
personeelsdossier van de klager en dat het volledige dossier ter inzage lag bij de verweerder
2.
Beslissing 28/2024 — 4/9
17. Op 28 april 2023 diende de klager een (onontvankelijke) klacht in bij de GBA. De klacht
betreft enerzijds de vermeende diefstal van persoonsgegevens en een inbreuk op de
privacy van de klager door de verweerder 1. Anderzijds zouden bepaalde stukken ontbreken
uit het dossier van de klager dat door de verweerder 2 wordt bewaard.
18. De klager stelde dat het beheer van het dossier van de klager gebrekkig was en dat volgende
stukken ontbraken uit het dossier:
• “alle medische verslagen betreffende haar ziekte;
• attesten arbeidsongeschiktheid;
• alle documentatie naar aanleiding van haar terugkeer op de werkvloer;
• alle briefwisseling van de advocaten van mevrouw [de klager] met [de school];
• evaluatiegesprekken.”
19. De klager stelde eveneens dat er in het verleden al problemen waren tussen haar en de
verweerder 1. Deze liet “uitschijnen niet al te zorgvuldig met de persoonlijke, delicate
gegevens van [de klager] om te gaan.” De klager verwijst daarvoor ook naar de
getuigenverklaring van 5 oktober 2022. De klager besluit: “Gelet op haar functie als
[leidinggevende] was het aan [de verweerder 1] om zorgzaam met de persoonlijke en uiterst
gevoelige informatie om te gaan. Gezien [de verweerder 1] zich heeft schuldig gemaakt aan
diefstal en schending van de privacy van [de klager] willen wij u dan ook beleefd verzoeken
deze klacht te onderzoeken en de gepaste maatregelen te treffen.”
20. Op 9 mei 2023 contacteerde de Eerstelijnsdienst de klager om deze erop te wijzen dat de
klacht niet gehandtekend was. Daarenboven nodigde de Eerstelijnsdienst de klager uit om
bijkomende ondersteunende stukken toe te voegen aan het dossier aangezien het
ontbreken van voldoende bewijs kan leiden tot de seponering van de klacht in lijn met het
sepotbeleid van de Geschillenkamer.
21. Op 12 mei 2023 dient de klager een (ontvankelijke) klacht in bij de
Gegevensbeschermingsautoriteit tegen de verweerder.
22. Op 16 mei 2023 wordt de klacht door de Eerstelijnsdienst ontvankelijk verklaard op grond
van de artikelen 58 en 60 WOG en wordt de klacht op grond van artikel 62, § 1 WOG
overgemaakt aan de Geschillenkamer.
23. Op 28 september 2023 informeerde de klager naar de voortgang van haar klacht.
II. Motivering
24. Op basis van de elementen in het dossier die de Geschillenkamer bekend zijn, en op basis
van de bevoegdheden die haar door de wetgever op grond van artikel 95, § 1 WOG zijn
Beslissing 28/2024 — 5/9
toebedeeld, beslist de Geschillenkamer over de verdere opvolging van het dossier; in casu
gaat de Geschillenkamer over tot het seponeren van de klacht overeenkomstig artikel 95,
§ 1, 3° WOG, op basis van de hiernavolgende motivering.
25. Wanneer een klacht geseponeerd wordt, dient de Geschillenkamer haar beslissing
trapsgewijs te motiveren1 en:
- een technische seponering uit te spreken indien het dossier geen of niet voldoende
elementen bevat die tot een veroordeling kunnen leiden, of indien er onvoldoende
uitzicht bestaat op een veroordeling wegens een technische belemmering,
waardoor zij niet tot een beslissing kan komen;
- of een beleidssepot uit te spreken, indien ondanks de aanwezigheid van elementen
die tot een sanctie kunnen leiden, de voortzetting van het onderzoek van het
dossier niet opportuun lijkt in het licht van de prioriteiten van de
Gegevensbeschermingsautoriteit, zoals gespecificeerd en toegelicht in het
sepotbeleid van de Geschillenkamer2.
26. In het geval op meer dan één grond wordt geseponeerd, dienen de sepotgronden (resp.
technisch sepot en beleidssepot) in volgorde van belangrijkheid te worden behandeld 3.
Klacht ten aanzien van verweerder 2
27. De klacht ten aanzien van verweerder 2 betreft vermoedens van het niet waarborgen van de
vertrouwelijkheid en de integriteit van het personeelsdossier van de klager. Alhoewel de
klager in het klachtenformulier geen melding maakt van enige klacht tegen de verweerder
2, maakt de klager in zijn brief in bijlage aan de klacht concreet dat er stukken zouden
ontbreken uit het dossier van de verwerkingsverantwoordelijke, in casu verweerder 2:
• “alle medische verslagen betreffende haar ziekte;
• attesten arbeidsongeschiktheid;
• alle documentatie naar aanleiding van haar terugkeer op de werkvloer;
• alle briefwisseling van de advocaten van mevrouw [de klager] met [de school];
• evaluatiegesprekken.”
28. Aangaande de klacht tegen verweerder 2 acht de Geschillenkamer het onwenselijk hier
verder gevolg aan te geven en beslist zij over te gaan tot een beleidssepot. De klacht tegen
1
Hof van Beroep Brussel, Sectie Marktenhof, 19de kamer A, Kamer voor marktzaken, arrest 2020/AR/329, 2 september 2020,
p. 18.
2
In dit verband verwijst de Geschillenkamer naar haar sepotbeleid zoals uitvoerig uiteengezet op de website van de GBA:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/publications/sepotbeleid-van-de-geschillenkamer.pdf
3
Cf. Titel 3 – In welke gevallen zal mijn klacht waarschijnlijk worden geseponeerd door de Geschillenkamer? van het
sepotbeleid van de Geschillenkamer.
Beslissing 28/2024 — 6/9
verweerder 2 wordt niet ondersteund door bewijs dat de Geschillenkamer in staat zou
kunnen stellen te beslissen of er al dan niet sprake is van een inbreuk op de AVG en de klacht
heeft geen grote persoonlijke impact4.
29. Op 20 oktober en op 26 oktober 2022 stelt de klager de vraag om inzage in algemene
termen zonder te specifiëren waar ze naar op zoek is. Op 17 november 2022 verduidelijkt de
klager dat ze op zoek is naar “persoonlijke verslagen opgemaakt door haar directeurs over
de jaren heen, medische info…”. Op 29 november 2022 verduidelijkt de klager nogmaals haar
vraag om inzage en is dan op zoek naar “medische verslagen alsook briefwisseling omtrent
de tewerkstelling” van de periode 2020-2022. Op 6 maart 2023 verduidelijkt de klager in
haar communicatie naar verweerder 1 wat volgens haar ontbreekt uit haar dossier: “naast
persoonlijke verslagen opgemaakt door de directie, - belangrijke, medische stukken uit de
periode 2020-2021”.
30. De Geschillenkamer leidt hieruit af dat volgende stukken zouden ontbreken uit het
personeelsdossier:
• Medische informatie (medische verslagen, attesten arbeidsongeschiktheid)
aangaande de medische afwezigheid van de klager
• Documentatie en communicatie aangaande de terugkeer van de klager op het werk
en aangaande de klacht van de klager inzake het onvolledige personeelsdossier
• Evaluatieverslagen vanaf 2020
31. Aangaande de medische informatie werkt Onderwijs Vlaanderen samen met MEDEX, een
dienst van de FOD Volksgezondheid5. Deze procedure bestaat erin dat een zieke werknemer
zijn medische gegevens enkel met de artsen van MEDEX deelt en niet met de werkgever zelf
gezien de gevoeligheid van dergelijke informatie en gezien het medisch geheim. De
afwezigheid van dergelijke informatie in het personeelsdossier getuigt van goed bestuur van
de school. De klager levert geen enkel bewijs dat verweerder 2 in het bezit zou zijn van deze
documenten en kan dus ook niet aantonen dat deze informatie zou zijn verdwenen of
verspreid.
32. Aangaande de documentatie en communicatie is het geen gangbare praktijk dat dergelijke
documenten worden bewaard in een personeelsdossier, dat in hoofdzaak is opgebouwd uit
beslissingen en bewijsstukken van beslissingen. De klager toont niet aan dat deze
documentatie en communicatie van dien aard was dat ze in het personeelsdossier zou
moeten zijn bewaard. Daarenboven levert de klager geen begin van bewijs dat het beheer
4
Cf. criterium B.5. in het sepotbeleid van de Geschillenkamer.
5
https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/onderwijspersoneel/van-basis-tot-volwassenenonderwijs/je-loopbaan/ziekte-en-
ongeval/ziekteverlof/terbeschikkingstelling-wegens-ziekte, geconsulteerd op 02/02/2024.
Beslissing 28/2024 — 7/9
van dergelijke communicaties en documenten problematisch zou geweest zijn in hoofde van
verweerder 2.
33. Aangaande de evaluatieverslagen verklaart de huidige leidinggevende op 21 oktober 2022
dat er geen dossier van de klager aanwezig is in de school, maar verklaart deze ook dat er
geen ‘incidentele verslagen’ zijn opgemaakt aangaande de klager sinds zijn aanstelling op 1
september 2021. Naar aanleiding van de inzage van 29 november 2022 verklaart de klager
dat enkel stukken van de periode 2020-2022 ontbraken, waarbij de klager geen melding
maakt van het ontbreken van incidentele verslagen of evaluatieverslagen van de periode
voor 2020. Hieruit blijkt dat er enkel incidentele stukken zouden ontbreken van 2020 tot de
start van haar afwezigheid voorjaar 2021. De klager levert geen bewijs dat er in die periode
incidentele verslagen of evaluaties zouden zijn opgemaakt.
34. De Geschillenkamer is van oordeel dat het eventueel ontbreken van stukken uit het
personeelsdossier van de klager geen grote persoonlijke impact heeft, aangezien de klager
op geen enkele manier aannemelijk maakt dat zij negatieve gevolgen heeft ondervonden na
de terugkeer in de school. Daarbij gaat de Geschillenkamer er van uit dat de medische
gegevens van de klager correct zijn behandeld door de verweerder 2 en zich dus niet in het
personeelsdossier van de verweerder 2 bevinden. De klager levert geen enkel bewijs van het
tegendeel.
35. Op 9 mei 2023 heeft de Eerstelijnsdienst de klager gevraagd om extra bewijsstukken toe te
voegen, bij gebreke waarvan de klacht mogelijk niet ten gronde behandeld zou kunnen
worden. De klager is niet ingegaan op deze vraag.
Klacht ten aanzien van verweerder 1:
36. De klacht te aanzien van verweerder 1 betreft vermoedens van het zich onrechtmatig toe-
eigenen van gegevens uit het personeelsdossier van de klager met de bedoeling deze
gegevens te kopiëren en te verspreiden. Het betreft onder andere bijzondere gegevens in
de zin van artikel 9 AVG, in casu medische gegevens.
37. Aangaande de klacht tegen verweerder 1 acht de Geschillenkamer het onwenselijk verder
gevolg te geven aan het dossier en beslist zij over te gaan tot een technische seponering
omdat de klacht tegen verweerder 1 onvoldoende is gestaafd met bewijzen voor het bestaan
van een inbreuk op de AVG of op de gegevensbeschermingswetten en het duidelijk niet
mogelijk is om een dergelijk bewijs te verkrijgen6. De Geschillenkamer hoeft dan ook niet na
te gaan of het opportuun is het onderzoek van het dossier voort te zetten en desgevallend
over te gaan tot, inter alia, een behandeling te gronde.
6
Cf. criterium A.1 in het sepotbeleid van de Geschillenkamer.
Beslissing 28/2024 — 8/9
38. De klacht tegen verweerder 1 wordt niet ondersteund door bewijs dat de Geschillenkamer
in staat zou kunnen stellen te beslissen of er al dan niet sprake is van een inbreuk op de AVG.
De klager brengt als enige bewijsstuk een summiere getuigenverklaring aan van een
vermeend gesprek tussen een collega en verweerder 1. Op basis van deze
getuigenverklaring, die enkel stelt dat “de persoon [de verweerder 1] juli 2021 aan mij
vertelde dat ze het dossier van [de klager] ging meenemen om nog eens door te nemen en
eventuele kopieën te nemen om zichzelf in te dekken”, kan de Geschillenkamer onmogelijk
bewijzen afleiden van de vermeende inbreuk. Er is enkel sprake van het “meenemen” van het
dossier en het “eventueel” kopieën nemen. Er is dus geen begin van bewijs dat de
verweerder 1 het dossier of stukken uit het dossier effectief heeft meegenomen ‘naar huis’
of, zoals de klager stelt, heeft ‘gestolen’. Er is daarenboven ook geen begin van bewijs dat de
verweerder 1 het dossier of stukken uit het dossier effectief heeft “gekopieerd en met
eender wie kunnen zijn of worden gedeeld”, zoals de klager stelt in haar brief aan verweerder
1.
39. Het is daarenboven duidelijk dat de Gegevensbeschermingsautoriteit onmogelijk bewijzen
hieromtrent zal kunnen verkrijgen. Ten eerste had de verweerder 1 rechtmatig toegang tot
het dossier, waardoor een eventuele controle tot toegang van het dossier geen bewijs zou
opleveren. Ten tweede gaat het om een papieren dossier gezien er sprake is van het
meenemen en kopiëren. De kans dat er een spoor bestaat van het meenemen van een
papieren dossier en het kopiëren ervan, is zeer klein.
40. Op 9 mei 2023 heeft de Eerstelijnsdienst de klager gevraagd om extra bewijsstukken toe te
voegen, bij gebreke waarvan de klacht mogelijk niet ten gronde behandeld zou kunnen
worden. De klager is niet ingegaan op deze vraag.
III. Publicatie en mededeling van de beslissing
41. Gelet op het belang van transparantie met betrekking tot de besluitvorming van de
Geschillenkamer, wordt deze beslissing gepubliceerd op de website van de
Gegevensbeschermingsautoriteit. Het is daarentegen niet nodig dat daartoe de
identificatiegegevens van de partijen rechtstreeks worden bekendgemaakt.
42. Overeenkomstig haar sepotbeleid, zal de Geschillenkamer de beslissing aan de verweerders
overmaken7. De Geschillenkamer heeft immers besloten om haar sepotbeslissingen
ambtshalve ter kennis te brengen van verweerders. De Geschillenkamer ziet echter af van
een dergelijke kennisgeving wanneer de klager om anonimiteit heeft verzocht ten opzichte
van de verweerders en de kennisgeving van de beslissing aan de verweerders, zelfs indien
7
Cf. Titel 5 – Zal de sepot van mijn klacht worden gepubliceerd? Zal de tegenpartij hiervan op de hoogte worden gebracht?
van het sepotbeleid van de Geschillenkamer.
Beslissing 28/2024 — 9/9
deze gepseudonimiseerd is, het niettemin mogelijk maakt om de klager te
(her)identificeren . Dit is evenwel niet het geval in de onderhavige zaak.
8
OM DEZE REDENEN,
beslist de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit, na beraadslaging,
om de voorliggende klacht te seponeren op grond van artikel 95, § 1, 3° van de WOG.
Op grond van artikel 108, § 1 van de WOG, kan binnen een termijn van dertig dagen vanaf de
kennisgeving tegen deze beslissing beroep worden aangetekend bij het Marktenhof (hof van
beroep Brussel), met de Gegevensbeschermingsautoriteit als verweerder.
Een dergelijk beroep kan worden aangetekend middels een verzoekschrift op tegenspraak dat de
in artikel 1034ter van het Gerechtelijk Wetboek opgesomde vermeldingen dient te bevatten 9. Het
verzoekschrift op tegenspraak dient te worden ingediend bij de griffie van het Marktenhof
overeenkomstig artikel 1034quinquies van het Ger.W.10, dan wel via het e-Deposit
informaticasysteem van Justitie (artikel 32ter van het Ger.W.).
Om de klager in staat te stellen andere mogelijke rechtsmiddelen te overwegen, verwijst de
Geschillenkamer de klager naar de toelichting in haar sepotbeleid11.
De Geschillenkamer benadrukt dat de afsluiting van zaken door de
Gegevensbeschermingsautoriteit in aanmerking kan worden genomen om haar toekomstige
prioriteiten te bepalen en/of aanleiding kan geven tot toekomstige onderzoeken op eigen initiatief
door de Inspectiedienst van de Gegevensbeschermingsautoriteit.
(get). Hielke HIJMANS
Voorzitter van de Geschillenkamer
8
Ibidem.
9
Het verzoekschrift vermeldt op straffe van nietigheid:
1° de dag, de maand en het jaar;
2° de naam, voornaam, woonplaats van de verzoeker en, in voorkomend geval, zijn hoedanigheid en zijn rijksregister- of
ondernemingsnummer;
3° de naam, voornaam, woonplaats en, in voorkomend geval, de hoedanigheid van de persoon die moet worden
opgeroepen;
4° het voorwerp en de korte samenvatting van de middelen van de vordering;
5° de rechter voor wie de vordering aanhangig wordt gemaakt;
6° de handtekening van de verzoeker of van zijn advocaat.
10
Het verzoekschrift met zijn bijlage wordt, in zoveel exemplaren als er betrokken partijen zijn, bij aangetekende brief gezonden
aan de griffier van het gerecht of ter griffie neergelegd.
11
Cf. Titel 4 – Wat kan ik doen als mijn klacht wordt afgesloten? van het sepotbeleid van de Geschillenkamer.