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Expediente N.º: EXP202204752
RESOLUCIÓN Nº: R/00934/2022
Vista la reclamación formulada el 6 de abril de 2022 ante esta Agencia por A.A.A., (a
partir de ahora la parte reclamante), contra UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE MADRID,
(a partir de ahora la parte reclamada), por no haber sido debidamente atendido su
derecho de acceso.
Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el Título VIII de la Ley
Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de
los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD), se han constatado los siguientes
HECHOS
PRIMERO: La parte reclamante ejerció derecho de acceso frente al reclamado con
NIF Q2818013A, sin que su solicitud haya recibido la contestación legalmente
establecida.
Su solicitud incluye: COPIA EN FORMATO FÍSICO DEL ACTA MOTIVACIONAL
ORIGINARIA y, el acceso a la videollamada a través de la plataforma digital Microsoft
Teams de fecha 20 de julio de 2021.
Aporta diversa documentación relativa a la reclamación planteada ante esta Agencia y
sobre el ejercicio del derecho ejercitado.
SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la LOPDGDD, que ha previsto un
mecanismo previo a la admisión a trámite de las reclamaciones que se formulen ante
la AEPD, consistente en trasladarlas a los Delegados de Protección de Datos
designados por los responsables o encargados del tratamiento, a los efectos previstos
en el artículo 37 de la citada norma, o a éstos cuando no los hubieren designado, se
dio traslado de la reclamación a la entidad reclamada para que procediese a su
análisis y diera respuesta a la parte reclamante y a esta Agencia en el plazo de un
mes.
TERCERO: El resultado del trámite de traslado indicado en el Hecho anterior no
permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. En
consecuencia, con fecha 27 de junio de 2022, a los efectos previstos en su artículo
64.2 de la LOPDGDD, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos
acordó admitir a trámite la reclamación presentada y se informó a las partes que el
plazo máximo para resolver el presente procedimiento, que se entiende iniciado
mediante dicho acuerdo de admisión a trámite, será de seis meses.
El mencionado acuerdo concedió a la entidad reclamada trámite de audiencia, para
que en el plazo de quince días hábiles presentase las alegaciones que estimara
convenientes.
En la única respuesta recibida en esta Agencia de la parte reclamada hemos
comprobado que, el reclamado manifiesta haber atendido el derecho parcialmente, a
saber:
“…PRIMERO: DESESTIMAR la entrega de la copia física de la grabación de la
revisión del trabajo FIN de Grado (TFG) realizada en fecha 20/07/2021 a través de la
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plataforma Microsoft Teams porque, dado el tiempo transcurrido, ya no se dispone de
la grabación solicitada.
SEGUNDO: ESTIMAR la entrega al interesado de una copia del acta motivada del
tribunal de reclamación justificando la calificación…”
CUARTO: La parte reclamante presenta alegaciones en las que muestra su
disconformidad.
Aporta unos correos electrónicos intercambiados con el reclamado donde le solicita la
grabación de la revisión el mismo día en que se produce.
Además, añade que el documento solicitado no ha sido facilitado.
FUNDAMENTOS DE DERECHO
PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de
Protección de Datos, conforme a lo establecido en el apartado 2 del artículo 56 en
relación con el apartado 1 f) del artículo 57, ambos del Reglamento (UE) 2016/679 del
Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de
las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre
circulación de estos datos (en lo sucesivo, RGPD); y en el artículo 47 de la Ley
Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de
los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD).
SEGUNDO: De conformidad con lo establecido en el artículo 55 del RGPD, la Agencia
Española de Protección de Datos es competente para desempeñar las funciones que
se le asignan en su artículo 57, entre ellas, la de hacer aplicar el Reglamento y
promover la sensibilización de los responsables y los encargados del tratamiento
acerca de las obligaciones que les incumben, así como tratar las reclamaciones
presentadas por un interesado e investigar el motivo de las mismas.
Correlativamente, el artículo 31 del RGPD establece la obligación de los responsables
y encargados del tratamiento de cooperar con la autoridad de control que lo solicite en
el desempeño de sus funciones. Para el caso de que éstos hayan designado un
delegado de protección de datos, el artículo 39 del RGPD atribuye a éste la función de
cooperar con dicha autoridad.
Del mismo modo, el ordenamiento jurídico interno, en el artículo 65.4 la LOPDGDD, ha
previsto un mecanismo previo a la admisión a trámite de las reclamaciones que se
formulen ante la Agencia Española de Protección de Datos, que consiste en dar
traslado de las mismas a los delegados de protección de datos designados por los
responsables o encargados del tratamiento, a los efectos previstos en el artículo 37 de
la citada norma, o a éstos cuando no los hubieren designado, para que procedan al
análisis de dichas reclamaciones y a darles respuesta en el plazo de un mes.
De conformidad con esta normativa, con carácter previo a la admisión a trámite de la
reclamación que da lugar al presente procedimiento, se dio traslado de la misma a la
entidad responsable para que procediese a su análisis, diera respuesta a esta Agencia
en el plazo de un mes y acreditara haber facilitado al reclamante la respuesta debida,
en el supuesto de ejercicio de los derechos regulados en los artículos 15 a 22 del
RGPD.
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El resultado de dicho traslado no permitió entender satisfechas las pretensiones de la
parte reclamante. En consecuencia, con fecha 27 de junio de 2022, a los efectos
previstos en su artículo 64.2 de la LOPDGDD, la Directora de la Agencia Española de
Protección de Datos acordó admitir a trámite la reclamación presentada. Dicho
acuerdo de admisión a trámite determina la apertura del presente procedimiento de
falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los
artículos 15 a 22 del RGPD, regulado en el artículo 64.1 de la LOPDGDD, según el
cual:
“1. Cuando el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de una
solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del
Reglamento (UE) 2016/679, se iniciará por acuerdo de admisión a trámite, que se
adoptará conforme a lo establecido en el artículo siguiente.
En este caso el plazo para resolver el procedimiento será de seis meses a contar
desde la fecha en que hubiera sido notificado al reclamante el acuerdo de admisión a
trámite. Transcurrido ese plazo, el interesado podrá considerar estimada su
reclamación”.
No se estima oportuna la depuración de responsabilidades administrativas en el marco
de un procedimiento sancionador, cuyo carácter excepcional implica que se opte,
siempre que sea posible, por la prevalencia de mecanismos alternativos que tengan
amparo en la normativa vigente.
Es competencia exclusiva de esta Agencia valorar si existen responsabilidades
administrativas que deban ser depuradas en un procedimiento sancionador y, en
consecuencia, la decisión sobre su apertura, no existiendo obligación de iniciar un
procedimiento ante cualquier petición realizada por un tercero. Tal decisión ha de
basarse en la existencia de elementos que justifiquen dicho inicio de la actividad
sancionadora, circunstancias que no concurren en el presente caso, considerando que
con el presente procedimiento quedan debidamente restauradas las garantías y
derechos del reclamante.
TERCERO: Los derechos de las personas en materia de protección de datos
personales están regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD y 13 a 18 de la
LOPDGDD. Se contemplan los derechos de acceso, rectificación, supresión,
oposición, derecho a la limitación del tratamiento y derecho a la portabilidad.
Los aspectos formales relativos al ejercicio de esos derechos se establecen en los
artículos 12 del RGPD y 12 de la LOPDGDD.
Se tiene en cuenta, además, lo expresado en los Considerandos 59 y siguientes del
RGPD.
De conformidad con lo dispuesto en estas normas, el responsable del tratamiento
debe arbitrar fórmulas y mecanismos para facilitar al interesado el ejercicio de sus
derechos, que serán gratuitas (sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 12.5 y 15.3
del RGPD), y viene obligado a responder las solicitudes formuladas a más tardar en un
mes, salvo que pueda demostrar que no está en condiciones de identificar al
interesado, y a expresar sus motivos en caso de que no fuera a atender dicha
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solicitud. Recae sobre el responsable la prueba del cumplimiento del deber de
responder a la solicitud de ejercicio de sus derechos formulada por el afectado.
La comunicación que se dirija al interesado con ocasión de su solicitud deberá
expresarse en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un
lenguaje claro y sencillo.
Tratándose del derecho de acceso a los datos personales, de acuerdo con lo
establecido en el artículo 13 de la LOPDGDD, cuando el ejercicio del derecho se
refiera a una gran cantidad de datos, el responsable podrá solicitar al afectado que
especifique los “datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud”. El
derecho se entenderá otorgado si el responsable facilita un acceso remoto a los datos,
teniéndose por atendida la solicitud (si bien el interesado podrá solicitar la información
referida a los extremos previstos en el artículo 15 del RGPD).
El ejercicio de este derecho se podrá considerar repetitivo en más de una ocasión
durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello.
Por otra parte, la solicitud será considerada excesiva cuando el afectado elija un medio
distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, que deberá ser
asumido por el afectado.
CUARTO: Conforme a lo establecido en el artículo 15 del RGPD y artículo 13 de la
LOPDGDD, “el interesado tiene derecho a obtener del responsable del tratamiento
confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal
caso, derecho de acceso a los datos personales”.
Al igual que el resto de los derechos del interesado, el derecho de acceso es un
derecho personalísimo. Permite al ciudadano obtener información sobre el tratamiento
que se está haciendo de sus datos, la posibilidad de obtener una copia de los datos
personales que le conciernan y que estén siendo objeto de tratamiento, así como
información, en particular, sobre los fines del tratamiento, las categorías de datos
personales de que se trate, los destinatarios o categorías de destinatarios a los que se
comunicaron o serán comunicados los datos personales, el plazo previsto o criterios
de conservación, la posibilidad de ejercitar otros derechos, el derecho a presentar una
reclamación ante la autoridad de control, la información disponible sobre el origen de
los datos (si estos no se han obtenido directamente de titular), la existencia de
decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, e información sobre
transferencias de datos personales a un tercer país o a una organización internacional.
La posibilidad de obtener copia de los datos personales objeto de tratamiento no
afectará negativamente a los derechos y libertados de otros, es decir, el derecho de
acceso se otorgará de modo que no afecte a datos de terceros.
En el supuesto aquí analizado, la parte reclamante ejerció su derecho de acceso a una
grabación y a una documentación.
La parte reclamada responde respecto a la grabación que no puede atender el
derecho porque ha sido borrada a pesar de que el reclamante la solicitó desde que se
produjo. Así lo acredita en los correos aportados.
Y respecto a la documentación solicitada, la parte reclamada habla de “copia del acta
motivada del tribunal de reclamación justificando la calificación” y el reclamante de
“COPIA EN FORMATO FÍSICO DEL ACTA MOTIVACIONAL ORIGINARIA”.
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A la vista de las discrepancias entre las partes parece que tampoco hay acuerdo en el
documento solicitado ya que el reclamante manifiesta literalmente: “…no habiéndose
procedido a dar cumplimiento a ninguno de los dos Petitums Capitales…”, refiriéndose
a la documentación y a la grabación.
En base a cuanto antecede, considerando que el presente procedimiento tiene como
objeto que las garantías y los derechos de los afectados queden debidamente
restaurados y que los derechos se han de atender o denegar motivadamente, el
reclamado deberá justificar el motivo por el que, a pesar de haber recibido la solicitud
de la copia de la grabación por primera vez cuando aún la tenía, no la facilitó al
reclamante. El reclamante aporta unos correos electrónicos que así lo acreditan.
Y, también deberá aclarar si, lo solicitado por el reclamante respecto a la
documentación corresponde con lo facilitado, aclarando la diferencia en la
denominación o dando la documentación correcta.
Dado que el derecho de acceso no se llevó a cabo en la forma debida se procede a
estimar la reclamación.
Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, la Directora de la Agencia
Española de Protección de Datos RESUELVE:
PRIMERO: ESTIMAR la reclamación formulada por A.A.A. e instar a UNIVERSIDAD
AUTÓNOMA DE MADRID con NIF Q2818013A, para que, en el plazo de los diez días
hábiles siguientes a la notificación de la presente resolución, remita a la parte
reclamante certificación en la que se atienda el derecho de acceso solicitado o se
deniegue motivadamente indicando las causas por las que no procede atender la
petición, de conformidad con lo establecido en el cuerpo de la presente resolución. Las
actuaciones realizadas como consecuencia de la presente Resolución deberán ser
comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. El incumplimiento de esta resolución
podría comportar la comisión de la infracción considerada en el artículo 72.1.m) de la
LOPDGDD, que se sancionará, de acuerdo con el art. 58.2 del RGPD.
SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a A.A.A. y a UNIVERSIDAD
AUTÓNOMA DE MADRID.
De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente
Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados.
Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa conforme al art. 48.6 de la
LOPDGDD, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de la LPACAP, los
interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la
Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a
contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente
recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la
Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de
la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la
Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el
día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la
referida Ley.
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Mar España Martí
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