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Expediente Nº: EXP202203996
RESOLUCIÓN Nº: R/00628/2022
Vista la reclamación formulada el 23 de marzo de 2022 ante esta Agencia por D.
A.A.A. en representación de Dª B.B.B., contra el SERVICIO DE SALUD DE LAS
ILLES BALEARS (IB-SALUT), por no haber sido debidamente atendido su derecho de
acceso.
Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el Título VIII de la Ley
Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de
los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD), se han constatado los siguientes
HECHOS
PRIMERO: Con fecha 15/01/2022, D. A.A.A. en representación de Dª B.B.B. (en
adelante, la parte reclamante) ejerció el derecho de acceso a la historia clínica y
expediente administrativo frente al SERVICIO DE SALUD DE LAS ILLES BALEARS
(IB-SALUT) (en adelante, la reclamada), sin que su solicitud haya recibido la
contestación legalmente establecida.
La parte reclamante pone de manifiesto que, solicitó el historial clínico y expediente
administrativo de la madre e hija menor de edad C.C.C. en relación con la asistencia
del embarazo, parto y posteriores asistencias clínicas de ambas hasta la actualidad o
momento de tramitación de la presente solicitud. Todo ello respecto del centro de
salud de atención primaria de Manacor Sa Torre, del Hospital de Manacor y del
Hospital Universitario de Son Espases.
La parte reclamante aporta diversa documentación relativa a la reclamación planteada
ante esta Agencia y sobre el ejercicio del derecho ejercitado.
SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la LOPDGDD, que ha previsto un
mecanismo previo a la admisión a trámite de las reclamaciones que se formulen ante
la AEPD, consistente en trasladarlas a los Delegados de Protección de Datos
designados por los responsables o encargados del tratamiento, a los efectos previstos
en el artículo 37 de la citada norma, o a éstos cuando no los hubieren designado, se
dio traslado de la reclamación a la entidad reclamada para que procediese a su
análisis y diera respuesta a la parte reclamante y a esta Agencia en el plazo de un
mes, sin recibir respuesta.
TERCERO: El resultado del trámite de traslado indicado en el Hecho anterior no
permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. En
consecuencia, con fecha 31 de mayo de 2022, a los efectos previstos en su artículo
64.2 de la LOPDGDD, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos
acordó admitir a trámite la reclamación presentada y se informó a las partes que el
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plazo máximo para resolver el presente procedimiento, que se entiende iniciado
mediante dicho acuerdo de admisión a trámite, será de seis meses.
El mencionado acuerdo concedió a la entidad reclamada trámite de audiencia, para
que en el plazo de quince días hábiles presentase las alegaciones que estimara
convenientes. Dicha entidad formuló, en síntesis, las siguientes alegaciones:
El representante/Delegado de Protección de datos del reclamado manifiesta que,
debido a la necesidad de analizarla y ponerse en contacto con las diferentes áreas
encargadas de gestionar los derechos de los interesados de la Gerencia de los centros
hospitalarios y de Atención Primaria para solicitar información al respecto de dicha
petición, ha imposibilitado la entrega en el plazo establecido.
Que no se ha tenido voluntad de no satisfacer la petición del ejercicio de derecho de
acceso a la historia clínica de la parte reclamante y de su hija, menor de edad.
Que la falta de atención en tipo y forma de la solicitud coincide con un período de alta
carga de trabajo, lo que motivó involuntariamente un retraso a la hora de gestionar la
petición de derecho de la interesada y una vez constatado que no se había procedido
a dar respuesta automáticamente se procedió a solicitar que se diese curso a la
misma.
CUARTO: Examinadas las alegaciones presentadas por la reclamada, son objeto de
traslado a la parte reclamante, para que, en el plazo de quince días hábiles formule
alegaciones que considere oportunas:
La parte reclamante manifiesta que, a pesar de haber ejercido los derechos, la
respuesta ha sido insatisfactoria al no haberse dado respuesta a todo y cada una de
las peticiones realizadas en solicitud original siendo que a fecha actual no se ha
recibido documentación alguna del Centro de Salud de Atención Primaria de Sa
Torres.
Que los incidentes en materia de seguridad de la información no pueden servir de
excusa para distraerse de las obligaciones inherentes al cargo de DPD. Que las
omisiones o dilaciones en las respuestas a los ejercicios de derechos por parte del Ib
Salut y sus centros asistenciales son práctica habitual. Que es normal y habitual que
dichas solicitudes vengan sesgadas, limitadas o parciales, obligando a solicitar que se
complemente la documentación, lo que conlleva en ocasiones, que los plazos
prescriban ante las administraciones y aseguradoras.
De nada sirven las presentaciones de unos protocolos si no se cumplen y la mera
mención de la existencia de unos protocolos, no conlleva que se lleven a cabo y se
implementen correctamente, como en el caso que nos ocupa, por ello, se solicita la
apertura del expediente informativo y eventualmente sancionador al Ib Salut.
QUINTO: Examinadas las alegaciones presentadas por la parte reclamante, son objeto
de traslado a la reclamada, para que, en el plazo de quince días hábiles formule
alegaciones que considere oportunas:
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La reclamada pone de manifiesto cronológicamente los antecedentes relacionados con
la solicitud del historial clínico de la parte reclamante y señala que, constantemente se
produce una mejora en la gestión y procedimiento en materia de protección de datos
dentro del ámbito del Servicio de Salud y cabe destacar que, todas las Gerencias
cuentan con formación on-line sobre el protocolo, así como acceso a las últimas
versiones de atención de derechos.
Se relatan los protocolos y mejoras llevadas a cabo por las diferentes gerencias de IB-
Salut con relación al acceso a los datos contenidos en la Historia clínica.
Con relación a la reclamación, a fecha de evacuación del presente informe se ha
procedido a satisfacer la solicitud de acceso a la historia clínica existente en tres
hospitales.
FUNDAMENTOS DE DERECHO
PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de
Protección de Datos, conforme a lo establecido en el apartado 2 del artículo 56 en
relación con el apartado 1 f) del artículo 57, ambos del Reglamento (UE) 2016/679 del
Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de
las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre
circulación de estos datos (en lo sucesivo, RGPD); y en el artículo 47 de la LOPDGDD.
SEGUNDO: De conformidad con lo establecido en el artículo 55 del RGPD, la Agencia
Española de Protección de Datos es competente para desempeñar las funciones que
se le asignan en su artículo 57, entre ellas, la de hacer aplicar el Reglamento y
promover la sensibilización de los responsables y los encargados del tratamiento
acerca de las obligaciones que les incumben, así como tratar las reclamaciones
presentadas por un interesado e investigar el motivo de las mismas.
Correlativamente, el artículo 31 del RGPD establece la obligación de los responsables
y encargados del tratamiento de cooperar con la autoridad de control que lo solicite en
el desempeño de sus funciones. Para el caso de que éstos hayan designado un
delegado de protección de datos, el artículo 39 del RGPD atribuye a éste la función de
cooperar con dicha autoridad.
Del mismo modo, el ordenamiento jurídico interno, en el artículo 65.4 la LOPDGDD, ha
previsto un mecanismo previo a la admisión a trámite de las reclamaciones que se
formulen ante la Agencia Española de Protección de Datos, que consiste en dar
traslado de las mismas a los delegados de protección de datos designados por los
responsables o encargados del tratamiento, a los efectos previstos en el artículo 37 de
la citada norma, o a éstos cuando no los hubieren designado, para que procedan al
análisis de dichas reclamaciones y a darles respuesta en el plazo de un mes.
De conformidad con esta normativa, con carácter previo a la admisión a trámite de la
reclamación que da lugar al presente procedimiento, se dio traslado de la misma a la
entidad responsable para que procediese a su análisis, diera respuesta a esta Agencia
en el plazo de un mes y acreditara haber facilitado al reclamante la respuesta debida,
en el supuesto de ejercicio de los derechos regulados en los artículos 15 a 22 del
RGPD.
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El resultado de dicho traslado no permitió entender satisfechas las pretensiones de la
parte reclamante. En consecuencia, con fecha 31 de mayo de 2022, a los efectos
previstos en su artículo 64.2 de la LOPDGDD, la Directora de la Agencia Española de
Protección de Datos acordó admitir a trámite la reclamación presentada. Dicho
acuerdo de admisión a trámite determina la apertura del presente procedimiento de
falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los
artículos 15 a 22 del RGPD, regulado en el artículo 64.1 de la LOPDGDD, según el
cual:
“1. Cuando el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de una
solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del
Reglamento (UE) 2016/679, se iniciará por acuerdo de admisión a trámite, que se
adoptará conforme a lo establecido en el artículo siguiente.
En este caso el plazo para resolver el procedimiento será de seis meses a contar
desde la fecha en que hubiera sido notificado al reclamante el acuerdo de admisión a
trámite. Transcurrido ese plazo, el interesado podrá considerar estimada su
reclamación”.
No se estima oportuna la depuración de responsabilidades administrativas en el marco
de un procedimiento sancionador, cuyo carácter excepcional implica que se opte,
siempre que sea posible, por la prevalencia de mecanismos alternativos que tengan
amparo en la normativa vigente.
Es competencia exclusiva de esta Agencia valorar si existen responsabilidades
administrativas que deban ser depuradas en un procedimiento sancionador y, en
consecuencia, la decisión sobre su apertura, no existiendo obligación de iniciar un
procedimiento ante cualquier petición realizada por un tercero. Tal decisión ha de
basarse en la existencia de elementos que justifiquen dicho inicio de la actividad
sancionadora, circunstancias que no concurren en el presente caso, considerando que
con el presente procedimiento quedan debidamente restauradas las garantías y
derechos del reclamante.
TERCERO: Los derechos de las personas en materia de protección de datos
personales están regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD y 13 a 18 de la
LOPDGDD. Se contemplan los derechos de acceso, rectificación, supresión,
oposición, derecho a la limitación del tratamiento y derecho a la portabilidad.
Los aspectos formales relativos al ejercicio de esos derechos se establecen en los
artículos 12 del RGPD y 12 de la LOPDGDD.
Se tiene en cuenta, además, lo expresado en los Considerandos 59 y siguientes del
RGPD.
De conformidad con lo dispuesto en estas normas, el responsable del tratamiento
debe arbitrar fórmulas y mecanismos para facilitar al interesado el ejercicio de sus
derechos, que serán gratuitas (sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 12.5 y 15.3
del RGPD), y viene obligado a responder las solicitudes formuladas a más tardar en un
mes, salvo que pueda demostrar que no está en condiciones de identificar al
interesado, y a expresar sus motivos en caso de que no fuera a atender dicha
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solicitud. Recae sobre el responsable la prueba del cumplimiento del deber de
responder a la solicitud de ejercicio de sus derechos formulada por el afectado.
La comunicación que se dirija al interesado con ocasión de su solicitud deberá
expresarse en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un
lenguaje claro y sencillo.
Tratándose del derecho de acceso a los datos personales, de acuerdo con lo
establecido en el artículo 13 de la LOPDGDD, cuando el ejercicio del derecho se
refiera a una gran cantidad de datos, el responsable podrá solicitar al afectado que
especifique los “datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud”. El
derecho se entenderá otorgado si el responsable facilita un acceso remoto a los datos,
teniéndose por atendida la solicitud (si bien el interesado podrá solicitar la información
referida a los extremos previstos en el artículo 15 del RGPD).
El ejercicio de este derecho se podrá considerar repetitivo en más de una ocasión
durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello.
Por otra parte, la solicitud será considerada excesiva cuando el afectado elija un medio
distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, que deberá ser
asumido por el afectado.
CUARTO: Conforme a lo establecido en el artículo 15 del RGPD y artículo 13 de la
LOPDGDD, “el interesado tiene derecho a obtener del responsable del tratamiento
confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal
caso, derecho de acceso a los datos personales”.
Al igual que el resto de los derechos del interesado, el derecho de acceso es un
derecho personalísimo. Permite al ciudadano obtener información sobre el tratamiento
que se está haciendo de sus datos, la posibilidad de obtener una copia de los datos
personales que le conciernan y que estén siendo objeto de tratamiento, así como
información, en particular, sobre los fines del tratamiento, las categorías de datos
personales de que se trate, los destinatarios o categorías de destinatarios a los que se
comunicaron o serán comunicados los datos personales, el plazo previsto o criterios
de conservación, la posibilidad de ejercitar otros derechos, el derecho a presentar una
reclamación ante la autoridad de control, la información disponible sobre el origen de
los datos (si estos no se han obtenido directamente de titular), la existencia de
decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, e información sobre
transferencias de datos personales a un tercer país o a una organización internacional.
La posibilidad de obtener copia de los datos personales objeto de tratamiento no
afectará negativamente a los derechos y libertados de otros, es decir, el derecho de
acceso se otorgará de modo que no afecte a datos de terceros.
El derecho de acceso en relación con la historia clínica se regula específicamente en
el artículo 18 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la
Autonomía del Paciente y de Derechos y Obligaciones en Materia de Información y
Documentación Clínica (en lo sucesivo LAP), cuyo tenor literal expresa:
“1. El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3
de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los
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datos que figuran en ella. Los centros sanitarios regularán el procedimiento que
garantice la observancia de estos derechos.
2. El derecho de acceso del paciente a la historia clínica puede ejercerse también por
representación debidamente acreditada.
3. El derecho de acceso del paciente a la documentación de la historia clínica no
puede ejercitarse en perjuicio del derecho de terceras personas a la confidencialidad
de los datos que constan en ella recogidos en interés terapéutico del paciente, ni en
perjuicio del derecho de los profesionales participantes en su elaboración, los cuales
pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas.
4.Los centros sanitarios y los facultativos de ejercicio individual sólo facilitarán el
acceso a la historia clínica de los pacientes fallecidos a las personas vinculadas a él,
por razones familiares o de hecho, salvo que el fallecido lo hubiese prohibido
expresamente y así se acredite. En cualquier caso el acceso de un tercero a la historia
clínica motivado por un riesgo para su salud se limitará a los datos pertinentes. No se
facilitará información que afecte a la intimidad del fallecido ni a las anotaciones
subjetivas de los profesionales, ni que perjudique a terceros”.
En este sentido, hay que destacar el artículo 15 de la LPA que recoge el contenido
mínimo de la historia clínica:
“1. La historia clínica incorporará la información que se considere trascendental para el
conocimiento veraz y actualizado del estado de salud del paciente. Todo paciente o
usuario tiene derecho a que quede constancia, por escrito o en el soporte técnico más
adecuado, de la información obtenida en todos sus procesos asistenciales, realizados
por el servicio de salud tanto en el ámbito de atención primaria como de atención
especializada.
2. La historia clínica tendrá como fin principal facilitar la asistencia sanitaria, dejando
constancia de todos aquellos datos que, bajo criterio médico, permitan el conocimiento
veraz y actualizado del estado de salud.
El contenido mínimo de la historia clínica será el siguiente:
a) La documentación relativa a la hoja clínico-estadística.
b) La autorización de ingreso.
c) El informe de urgencia.
d) La anamnesis y la exploración física.
e) La evolución.
f) Las órdenes médicas.
g) La hoja de interconsulta.
h) Los informes de exploraciones complementarias.
i) El consentimiento informado.
j) El informe de anestesia.
k) El informe de quirófano o de registro del parto.
l) El informe de anatomía patológica.
m) La evolución y planificación de cuidados de enfermería.
n) La aplicación terapéutica de enfermería.
ñ) El gráfico de constantes.
o) El informe clínico de alta.
Los párrafos b), c), i), j), k), I), ñ) y o) sólo serán exigibles en la cumplimentación de la
historia clínica cuando se trate de procesos de hospitalización o así se disponga.
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3. La cumplimentación de la historia clínica, en los aspectos relacionados con la
asistencia directa al paciente, será responsabilidad de los profesionales que
intervengan en ella.
4. La historia clínica se llevará con criterios de unidad y de integración, en cada
institución asistencial como mínimo, para facilitar el mejor y más oportuno
conocimiento por los facultativos de los datos de un determinado paciente en cada
proceso asistencial”.
Respecto a la conservación de la historia clínica, el artículo 17 de la LPA, en sus
puntos 1 y 5, dispone que:
“1. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica
en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no
necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el
tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha
del alta de cada proceso asistencial…
5. Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son
responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que
generen”.
QUINTO: En el supuesto aquí analizado, la parte reclamante solicitó el historial clínico
y expediente administrativo de la madre e hija menor de edad C.C.C. en relación con
la asistencia del embarazo, parto y posteriores asistencias clínicas, respecto del centro
de salud de atención primaria de Manacor Sa Torre, del Hospital de Manacor y del
Hospital Universitario de Son Espases y su solicitud no obtuvo la respuesta legalmente
exigible, dado que no se facilitó el acceso requerido.
La LAP establece una serie de obligaciones a los profesionales y centros sanitarios, en
su artículo 15 se recoge el contenido mínimo de la historia clínica, asimismo se señala
una obligación de conservación de la historia clínica para el centro sanitario
establecida en su artículo 17. La LOPD, puesta en relación con los artículos 17, 18 y,
especialmente el artículo 15 de la LAP, reconoce un derecho de acceso a la totalidad
de la historia clínica por parte de su titular o representante.
Dicho esto, examinada la documentación obrante en el procedimiento y tal y como se
desprende de las alegaciones formuladas y de la documentación aportada al
procedimiento, la entidad reclamada en el proceso de traslado de la reclamación
acreditó la comunicación remitida al interesado atendiendo el derecho de acceso al
historial clínico.
En relación a lo manifestado por la parte reclamante que, no se ha recibido copia del
historial clínico correspondiente al Centro de Salud de Atención Primaria de Sa Torres,
la reclama en el trámite de alegaciones, tiene entrada en esta Agencia el 15/07/2022,
copia de la documentación remitida por Centro de Salud de Atención Primaria de Sa
Torres de fecha 27 de mayo de 2022 y entregada el 15 de junio de 2022, según copia
del acuse de recibo tramitado por Correos.
En base a cuanto antecede, considerando que el presente procedimiento tiene como
objeto que las garantías y los derechos de los afectados queden debidamente
restaurados, y dado que, el derecho de acceso al historial clínico se atendió fuera del
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plazo establecido, procede estimar por motivos formales la presente reclamación al
haberse emitido la respuesta extemporáneamente sin que se requiera la realización de
actuaciones adicionales por parte del responsable del fichero
Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación,
la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE:
PRIMERO: ESTIMAR por motivos formales, la reclamación formulada por D. A.A.A. en
representación de Dª B.B.B., contra el SERVICIO DE SALUD DE LAS ILLES
BALEARS (IB-SALUT). No obstante, no procede la emisión de nueva certificación por
parte de dicha entidad, al haberse emitido la respuesta extemporáneamente sin que se
requiera la realización de actuaciones adicionales por parte del responsable.
SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a D. A.A.A. en representación de Dª
B.B.B. y al SERVICIO DE SALUD DE LAS ILLES BALEARS (IB-SALUT).
De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente
Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados.
Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa conforme al art. 48.6 de la
LOPDGDD, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de la LPACAP, los
interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la
Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a
contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente
recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la
Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de
la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la
Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el
día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la
referida Ley.
1188-080921
Mar España Martí
Directora de la Agencia Española de Protección de Datos
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